Procedimientos y procesos Experiencia en la Universidad Pública de Navarra Joaquim Llansó Sanjuan Jefe de la Sección de Gestión de Documentos y Archivo General Alicante, 4 junio 2009 Archivo General de la Universidad de Jaén Archivo General de la Universidad Pública de Navarra

Procedimientos y procesos Marco regulador: Ley estatal: 17/2007 Leyes autonómicas: Navarra LF 5/2007 Referentes: ISO 9000 Manuales de procedimientos

Qué son Definiciones (ISO 9000:2005): Proceso (apartados 2.4, 3.4.1) “Cualquier actividad o conjunto de actividades, que utiliza recursos para transformar elementos de entrada en resultados” Procedimiento (apartado 3.4.5) “Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso”

Encaje para su definición Actores: Archivo General búsqueda de información y preparación del expediente comentario y acuerdo con la oficina responsable de la ejecución del procedimiento diagramación y formalización en acciones actualización periódica elaboración y gestión del manual de procedimientos Comisión de Archivo de la Universidad aprobación de las propuestas y normalización institucional

Punto de partida Vacío institucional en temas de definición de procedimientos asociados a procesos de gestión La vertiente "organización" en la Universidad trabaja a destajo en el EEES más en programas de ANECA relacionados con las titulaciones No existe un programa de calidad enfocado a la gestión Sí existe en el ámbito académico y del profesorado

Punto de partida El único órgano que conoce en profundidad los procedimientos administrativos, en el ejercicio de sus funciones específicas, es la Comisión de Archivo El conocimiento del procedimiento le es imprescindible para tomar decisiones en la definición del ciclo de vida de cada serie, especialmente en cuanto a su disposición final. La Secretaria General es consciente del problema y apoya la iniciativa Asume el compromiso de iniciar una reflexión al respecto en el seno del equipo de gobierno.

La ocasión Visita del Rector al Archivo General en el proceso de visitas a todas las oficinas una vez obtenido su nombramiento Transmisión de una inquietud por "lo que no se hace" El Rector entiende el problema, pero manifiesta sus limitaciones en cuanto a articular una solución El Rector me propone asistir a una reunión del equipo de gobierno (formado por el propio Rector, los vicerrectores, la Secretaria General y el Gerente)

La ocasión Tiene lugar la reunión del equipo Vista la importancia del problema, pide mi opinión al respecto Hago una propuesta sencilla, con ejemplos Se me platea qué recursos serían necesarios

La ocasión A las pocas semanas, se empiezan a dar las circunstancias que favorecen el cambio de coyuntura en octubre de 2008 se me confirma la posibilidad de obtener los recursos que solicité: un técnico superior (se incorpora a la plantilla del archivo el 8 de junio, una vez finalizado el proceso selectivo) en la RPT de 2009, aprobada en diciembre de 2008, se cambia el nombre de la unidad: Sección de Gestión de Documentos y Archivo General en abril de 2009 se amplían las competencias de la Comisión de Archivo, que a su vez incrementa el número y especialización profesional de sus miembros: técnico de organización

Conclusiones Importancia de identificar qué es un proceso general entendido como suma de procedimientos orientada a una finalidad determinada un procedimiento que es la suma de acciones, documentos y procesos menores y un proceso donde se define un responsable de proceso, un marco temporal, los responsables de cada acción y los indicadores asociados a cada acción identificada

Conclusiones 2. Importancia de relacionar la definición de procedimientos con la formalización de procesos de trabajo (identificación de acciones, responsables e indicadores) y la conexión con herramientas de work flow

Conclusiones 3. Importancia de la formalización de los procedimientos como punto de partida para la e-Administración

Muchas gracias joaquim.llanso@unavarra.es