EFICACIA EN PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE SOPORTE Y PRODUCCIÓN GRAN ALIANZA PARA EL FORTALECIMIENTO DEL TEJIDO EMPRESARIAL JUNTOS CONTRIBUIMOS CON EL DESARROLLO DEL PAÍS Para uso restringido de las entidades participantes del Convenio Marco No. 5211540. Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta presentación puede ser reproducida o utilizada en ninguna forma o por ningún medio sin permiso del Comité de Coordinación y Control.

CARACTERÍSTICA: EFICACIA EN PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE SOPORTE Y PRODUCCIÓN La empresa realiza en los tiempos óptimos y sin desperdiciar recursos , sus procesos administrativos de soporte y producción, reconociendo sus restricciones.

CARACTERÍSTICA Esta característica determina el grado de implementación de la gestión de procesos de la empresa de tal manera que sus recursos se utilicen de manera óptima, sus actividades diarias se realicen eficientemente y su gestión se oriente a la creación de valor a los grupos sociales objetivo manteniendo la capacidad para reaccionar a los cambios mediante la mejora continua.

Planes de Acción/Proyectos Múltiples actividades diarias VISIÓN Planes a largo plazo Planes de Acción/Proyectos Múltiples actividades diarias Las empresas definen su Visión, la cual desglosan en planes a largo plazo, para lo cual establecen unos planes de acción anuales o formulan unos proyectos. Las múltiples actividades del día a día se deben controlar para garantizar el cumplimiento de los planes de acción y de largo plazo y de esta manera alcanzar la Visión de la empresa.

LAS EMPRESAS DESARROLLAN MÚLTIPLES ACTIVIDADES RELACIONADAS CON: Finanzas Compras Administración del talento humano Fabricación Ventas Diseño Logística, etc. EMPRESA LAS CUALES DEBEN GENERAR UNOS PRODUCTOS Y SERVICIOS PARA LOS CLIENTES.

EL GRAN RETO ES LOGRAR LA EFICACIA DE LA CADENA DE ACTIVIDADES PARA LA ENTREGA DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS.

SISTEMAS DE GESTIÓN En las organizaciones de todo tipo la gestión está compuesta por diferentes elementos. Esos elementos conforman un sistema, lo cual implica fundamentalmente que tienen zonas comunes y múltiples interacciones. Una concepción avanzada de la gestión como sistema involucra tres elementos, como se muestra en la gráfica siguiente: Gestión Estratégica, Gestión de Procesos, Gestión de la Cultura.

LA GESTIÓN COMO SISTEMA LA GESTIÓN GENERAL DE UNA EMPRESA CONVERGE EN EL SIGUIENTE ESQUEMA DE SISTEMA: Gestión Estratégica Gestión de la cultura Gestión de Procesos Zona común de Creación de valor a los grupos sociales objetivo

¿CUÁLES SON LAS CAUSAS Y EFECTOS DE IMPLEMENTAR LA EFICACIA EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE SOPORTE Y PRODUCCIÓN?

PRINCIPALES CAUSAS Capacidad para plantear estrategia empresarial PARA MANTENER LA EFICACIA EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE SOPORTE Y PRODUCCIÓN Administración de los procesos de Calidad Eficacia en procesos administrativos de soporte y producción Cultura de mejoramiento continuo del equipo de trabajo

Eficacia en procesos administrativos de soporte y producción EFECTOS DE MANTENER LA EFICACIA EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE SOPORTE Y PRODUCCIÓN Tiempo de producción o prestación de servicios Capacidad para generar nuevos productos Valores agregados al producto Certificación de las normas Puntualidad en la entrega del producto y/o servicio al cliente $$$$$ Ventaja Comercial Eficacia en procesos administrativos de soporte y producción Garantía y Servicios Postventa Grado de satisfacción

TODAS LAS EMPRESAS MANTIENEN UN SISTEMA DE PRODUCCIÓN MEDIO AMBIENTE Insumos Materiales Mano de Obra Capital Información externa TRANSFORMACIÓN Productos Bienes y servicios Los recursos, fluyen dentro de un sistema definido, son combinados y transformados en una forma controlada para agregarles valor en concordancia con los objetivos de la empresa. Básicamente tiene que ver con la producción de Bienes y Servicios.

¿QUÉ ES LA GESTIÓN O ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS? La gestión o administración de procesos consiste en la identificación y gestión sistemática de los procesos desarrollados en la organización y en particular las interacciones entre los mismos, cuyo propósito final es asegurar que todos los procesos se desarrollan de forma coordinada, mejorando continuamente la eficacia, eficiencia, efectividad y la satisfacción de todas las partes interesadas.

GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS SALIDAS Resultados, Producto o servicio Información ENTRADAS Recursos, Insumos, Información TRANSFORMACIÓN PROCESO PROVEEDORES CLIENTES LAS ENTRADAS DEL PROCESO DE CONVIERTEN EN SALIDAS (PRODUCTOS O SERVICIOS) CON VALOR AGREGADO QUE LE HA OFRECIDO EL PROCESO.

GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS Todos los procesos interactúan de tal manera que la salida de un proceso de convierte en entrada de otro proceso PROCESO PROCESO PROCESO Para generar un producto o servicio los insumos iniciales se van transformando y se les va agregando valor en la medida en que va de proceso en proceso para finalmente entregar el producto o servicio en las condiciones esperadas por el cliente.

GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS PROVEEDOR CLIENTE PROVEEDOR CLIENTE PROVEEDOR CLIENTE Es así como un proceso se establece una relación proveedor - cliente entre procesos, donde un proceso se convierte en proveedor de otro y a su vez puede ser cliente de otro proceso.

ENFOQUE DE PROCESOS: SECUENCIA E INTERACCIÓN Proceso A Proceso B Proceso C Proceso D Proceso E El enfoque de procesos se basa en la modelización de los sistemas como un conjunto de procesos interrelacionados mediante vínculos causa-efecto.

LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS SE REALIZA A TRAVÉS DEL MEJORAMIENTO CONTINUO KAIZEN HOY MEJOR QUE AYER MAÑANA MEJOR QUE HOY MetodologíaS en las que se utilizan los logros obtenidos como punto de partida de la siguiente mejora.

CICLO PHVA: MODELO PARA MEJORAMIENTO CONTINUO El ciclo de Deming, también conocido como círculo PDCA corresponde al acrónimo de Plan, Do, Check, Act (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar). Es una estrategia de mejora continua de la calidad en cuatro pasos.

CICLO PHVA: MODELO PARA MEJORAMIENTO CONTINUO Los resultados de la implementación de este ciclo permiten a las empresas una mejora integral de la competitividad, de los productos y servicios, mejorando continuamente la calidad, reduciendo los costos, optimizando la productividad, reduciendo los precios, incrementando la participación del mercado y aumentando la rentabilidad de la empresa u organización.

BENEFICIOS DEL ENFOQUE EN PROCESOS, EL MEJORAMIENTO CONTINUO Y LA GERENCIA DE LA RUTINA DIARIA La estructuración de la  empresa sobre la base de procesos orientados a clientes. Los departamentos funcionales pierden su razón de ser y existen grupos multidisciplinarios trabajando sobre el proceso. Se estandarizan los procesos. Los directivos dejan de actuar como supervisores y se comportan como líderes Los empleados se concentran más en las necesidades de sus clientes y en las actividades que añaden valor. Se mantiene la cultura del mejoramiento continuo: control permanentemente y mejora continua y aprendizaje.