GESTION DE MANTENIMIENTO Manual de ingeniería de la Calidad Módulo IV DESARROLLO DE SISTEMAS DE PRODUCCIÓN Capítulo 26 GESTION DE MANTENIMIENTO 2-PROCESO DE GESTION DE MANTENIMIENTO OBJETIVO Establecer la base conceptual y metodológica necesaria para el desarrollo e implementación de procesos de mantenimiento de sistemas operativos CONTENIDO 1. Características proceso de mantenimiento 2. Planificación de mantenimiento 3. Gestión de recursos de mantenimiento 4. Implementación de mantenimiento 5 Control proceso de mantenimiento 6. Evaluación desempeño del proceso 7.Ejercicios de aplicación Diseñado por: Manuel Márquez / Armando Coello Abril 2009

1. CARACTERISTICAS PROCESO DE MANTENIMIENTO El Proceso de mantenimiento debe formar parte integral del Sistema de Producción de la organización e interactúa con los procesos del mismo en el contexto del Sistema de la Calidad como se observa en el siguiente model SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD PROCESOS DE LA DIRECCION PROCESOS ANALISIS Y MEJORA PROCESO G. RECURSOS HUMANOS SISTEMA DE PRODUCCION PROCESO G. MANTENIMIEN-TO PROCESO RELACIONES CON CLIENTES PROCESO DISEÑO Y DESARROLLO PROCESO OPERACIONES PRODUCCION Entradas Salidas PROCESO COMPRAS Y SUMINISTROS Entradas sistema calidad Necesidades clientes Lineamientos estratégicos Recursos estratégicos Salidas sistema calidad Productos conformes Productos competitivos

1.1 CARACTERISTICAS PROCESO DE MANTENIMIENTO OBJETIVOS PROCESO Lograr la efectividad de los recursos de infraestructura de acuerdo a los requerimientos de los procesos operativos en función de a las metas de confiabilidad y disponibilidad establecidas ALCANCE PROCESO Este proceso abarca el mantenimiento de funcionalidad de la infraestructura necesaria para asegurar la efectividad operativa: Maquinaria, equipos, vehículos, instrumentos de medición y herramientas Planta de producción en su conjunto: Instalaciones, iluminación, seguridad industrial, ambiente, servicios Cuando el cliente externo lo requiere, este proceso incluye los requerimientos del mismo para el mantenimiento de los productos comprados Proceso de compras: materiales, herramientas, repuestos Proceso de gestión de recursos humanos: personal Proceso de D&D: métodos de trabajo, especificaciones técnicas INTERACCIONES PROCESO CLIENTES DEL PROCESO El proceso (siguiente) que establece los requerimientos y evalúa resultados (proceso producción, proceso de relación con clientes INDICADORES DESEMPEÑO DEL PROCESO Resultados medibles de las variables que se desean controlar: Paradas imprevistas, disponibilidad tiempo de reparación, tiempo de espera Accidentes por fallas de confiabilidad Costos

1.2 ESTRUCTURA PROCESO DE MANTENIMIENTO El Proceso de mantenimiento está conformado por un conjunto de etapas interrelacionadas para realizar de un modo integral y sistémico las actividades necesarias para mantener la efectividad de los procesos operativos ETAPAS DEL PROCESO I-PLANIFICACION MANTENIMIENTO Entradas proceso Salidas proceso II- GESTION DE RECURSOS IV-CONTROL Y MEJORA DEL PROCESO III-IMPLEMENTACION PROGRASMAS Evaluación de desempeño Auditorias internas ENTRADAS Información sobre: Lineamientos estratégicos Recursos estratégicos Necesidades y requerimientos operativos SALIDAS Maquinas, equipos y componentes funcionando de acuerdo a las metas planificadas

2. PLANIFICACIÓN DE MANTENIMIENTO ¿PARA QUE SE PLANIFICA EL MANTENIMIENTO? La planificación se realiza para definir estrategias, objetivos, métodos y recursos necesarios para satisfacer los requerimientos de funcionalidad de la maquinaria y equipos utilizados en los procesos de producción La planificación del mantenimiento es la base para la optimización de las acciones operativas, de control y de mejora de procesos y productos A través de la planificación de mantenimiento se crean las directrices con visión de futuro, tanto para las actividades de mantenimiento, como para las operaciones de producción PREGUNTAS QUE DEBE RESPONDER LA PLANIFICACIÓN DEMANTENIMIENTO ¿Qué esperan los clientes internos y externos del servicio sistema de mantenimiento? ¿Con qué recursos se va a prestar el servicio requerido? ¿Qué tecnología, procesos, métodos y procedimientos se van a utilizar? ¿Como se va a medir el desempeño del sistema y de los procesos? ¿Como se va a controlar el desempeño del sistema y de los procesos? ¿Cómo se va a mejorar la capacidad del sistema de mantenimiento para aumentar su calidad

2.1 FASES DE PLANIFICACION DE MANTENIMIENTO La planificación de mantenimiento se realiza sobre la base de los planes estratégicos de la organización y de las necesidades de los clientes internos o externos, a través de las siguientes acciones: Lineamientos de dirección leyes, normas, recursos estratégicos, necesidades Información entrada Identificación de factores críticos para éxito (eficiencia, eficacia y calidad del servicio) Políticas de mantenimiento (contratistas, personal) Recursos estratégicos (tecnología, talleres) I-DEFINICIÓN DE LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS Metas medibles basadas en la confiabilidad, tiempo y costos Indicadores de medición de parámetros especificados en los objetivos II- DEFINICION DE OBJETIVOS Diseño de programas de mantenimiento Desarrollo de procedimientos para la ejecución de programas Diseño de mecanismos de control III-DISEÑO DE METODOS Y PROCEDIMIENTOS Plan de Mantenimiento Documentos que sirve de base para implementación y control del desempeño de la gestión de mantenimiento

2.2 CARACTERISTICAS DE LOS OBJETIVOS ¿Qué SON LOS OBJETIVOS? Los objetivos son las metas que deberán lograrse a través del proceso de mantenimiento y se enmarcan en los objetivos estratégicos de la organización y en los objetivos operativos del sistema de producción ALCANCE DE LOS OBJETIVOS Los objetivos deberán ser definidos y documentar en el marco siguiente: Deben determinar la acción, (el qué) la variable que se desea controlar (el para qué) y la expectativa (el cuanto) Deben abarcar una sola variable a la vez Deben ser midibles, precisos y concisos para poder controlar los resultados y tomar decisiones basadas en datos para corregir desviaciones Deben estar asociados al producto final, (requisitos para el producto, tiempos de entrega, costos, servicio post producción) Ser ambiciosos pero factibles de lograr, mantener y mejorar IMPORTANCIA DE LAS MEDICIONES Sí algo se mide es porque ya ha sido realizado Las organizaciones eficientes saben que todo aquello que no se puede medir o evaluar, tampoco se puede controlar Si un proceso no se puede controlar la organización está a la merced del azar

3. GESTION DE RECURSOS DE MANTENIMIENTO CARACTERISTICAS DE LA GESTION DE RECURSOS A través de la planificación se determina las necesidades y características de los recursos que deberán estar disponibles en el lugar, cantidad y calidad para la ejecución de los diferentes programas de mantenimiento diseñados TIPOS DE RECURSOS Personal con el perfil técnico y humano adecuado: gerentes, ingenieros, técnicos Materiales adecuados para las actividades a realizar: repuestos, lubricantes, implementos de seguridad Infraestructura para la prestación del servicio: talleres, equipos, depósitos, herramientas, vehículos Información: requerimientos clientes, objetivos, metas, indicadores de desempeño Contratistas para trabajos especiales, fabricación de repuestos Programación de adquisiciones y contrataciones Coordinación con los procesos de compras y gestión de recursos humanos Control de la calidad de productos o servicios comprados o contratados Almacenamiento y control de inventarios de materiales y repuestos ACTIVIDADES TIPICAS

3.1 GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS para lograr la eficiencia y eficacia del proceso de mantenimiento se debe contar con el personal apropiado, en términos de calidad y cantidad FACTORES A CONSIDERAR EN LA GESTION DE RECURSOS HUMANOS Definición de necesidades Se determina las características cualitativas y cuantitativas del personal que se necesita para el corto, mediano y largo plazo para asegurar la efectividad de del proceso, en función de las estrategias de la organización y de los pronósticos y experiencias Selección y empleo Selección y contratación del personal requerido en el momento oportuno y con las habilidades y actitudes apropiadas para las actividades a realizar El proceso de selección deberá ser realizado en coordinación con el sistema de recursos humanos de la organización Capacitación y desarrollo Proporcionar al personal las aptitudes y actitudes adecuadas para realizar el trabajo, gerencial o técnico, con los estándares adecuados en términos de tiempo y calidad. La capacitación puede ser de distintos tipos de acuerdo a los objetivos: Orientación de nuevos empleados Capacitación en el trabajo Capacitación fuera del trabajo Formación gerencial

3.2 GESTION DE RECURSOS MATERIALES ACTIVIDADES De acuerdo a los planes y programas establecidos, se procede a coordinar con el proceso de Compras la adquisición de materiales, equipos o servicios necesarios, realizando actividades como las siguientes: a) Definición de requerimientos b) Especificaciones para la compra c) Planificación de compras d) Solicitud y seguimiento de las compras Documentos y registros de apoyo: Especificaciones, formularios CONTROL DE COMPRAS Cuando se requirieron nuevos materiales, equipos o servicios para el mantenimiento de la infraestructura, se realizan las siguientes actividades: a) Control de la calidad de los insumos adquiridos b) Almacenamiento y actualización del inventario c) Control de inventarios d) Instalación del servicios contratados e) Control y seguimiento de los servicios contratados Documentos y registros de apoyo: Registros de control de calidad, registro de control de inventarios, registros de control de contratos

3.3 GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS ELEMENTOS DE COSTO La gestión de recursos financieros se centra en los presupuestos y los costos asociados al mantenimiento, y estos están asociados a los siguientes elementos de costo: RECURSOS HUMANOS Sueldos y salarios, prestaciones, seguros Capacitación del personal Personal temporal para picos de trabajo MATERIALES PARA ACTIVIDADES Dotación de ropa, implementos de seguridad Herramientas, pinturas, grasas y otros materiales No están incluidos repuestos de equipos de producción EQUIPOS Grúas, vehículos de transporte Herramientas especializadas Equipos de inspección y monitoreo Repuestos para operación de dichos equipos Un presupuesto de mantenimiento bien elaborado sirve de instrumento de control, pero no corregirá las deficiencias del mantenimiento. Estas solo son mejoradas con una buena planificación y programación

3.4 GESTIÓN DE CONTRATOS La utilización de empresas contratistas para actividades de mantenimiento es común en muchas organizaciones tanto públicas como privadas. En Venezuela las empresas básicas contratan más del 40% del servicio de mantenimiento, más del doble del promedio general Las razones de la contratación a terceros son las siguientes: Actividades que ser realizadas con mayor eficacia y menor costo Actividades de paradas de planta por sus características especiales Adquisición de equipos con tecnología desconocida para la empresa (la adquisición incluye contratos de mantenimiento y capacitación de personal Existencia de equipos muy especializado que requiere poco mantenimiento y no se justifica tener especialistas Servicio de talleres externos que cuentan con equipo especializado La contratación de mantenimiento debe ser muy especifica en cuanto: Alcance del contrato en términos de objetivos y resultados Indicadores de control de resultados Penalizaciones por incumplimiento Contratar actividades “outsourcing” donde la empresa se reserva las partes clave para el negocio es una modalidad que puede resultar muy efectiva

4. IMPLEMENTACION PLAN DE MANTENIMIENTO Una de las fases más importantes del proceso de mantenimiento es la forma en que se van a implementar los programas y estrategias diseñadas, para lo cual se debe considerar los siguientes elementos: Definir las necesidades de capacitación en función de nuevas formas de trabajar planificadas, de nuevas tecnologías y de nuevas responsabilidades 1. CAPACITACIÓN DEL PERSONAL Determinar la forma de participación del personal involucrado en el proceso en todas las fases del proceso 2. PARTICIPACION del personal Se refiere a la necesidad de motivar el cambio de comportamiento para llevar a cabo los nuevos planes que están sujetos a cambios y en consecuencia la motivación 3.CULTURA ORGANIZACIONAL Los planes de mantenimiento consideran tanto el qué como el como de la aplicación, se presentarán distintos y cambiantes usos de la tecnología 4. TECNOLOGÍA Y PROCEDIMIENTOS La organización orientada a la eficacia necesita asegurar que la base eficiencia/poder se dé a quien la necesita 5. AUTORIDAD / PODER Deberá ser adecuada de acuerdo a los cambios de actuaciones y a los cambios de responsabilidades 6 ESTRUCTURAS REMUNERACIÓN

4.1 MANTENIMIENTO DE DATOS Además de informes técnicos, se debe mantener los datos de procesos, máquinas o equipos individuales. Estos datos pueden dar un perfil del tipo de mantenimiento requerido y la planificación del mantenimiento necesario En la figura 4.2 se muestra los principales componentes de un sistema de información para apoyar las actividades de mantenimiento Figura 4.2 Equipos con listas de partes Fichero de datos Historial de reparaciones Inventario de partes/repuestos Datos de personal PROCESAMIENTO informatizado Informes para decisiones Análisis de costos ORDENES DE TRABAJO: Mantenimiento preventivo Mantenimiento correctivo planificado Mantenimiento de emergencia

4.2 CONSIDERACIONES SOBRE LA VIDA UTIL Para la implantación del mantenimiento es importante identificar la etapa en que se encuentra la vida del producto. La falla ocurre con diferentes tasas durante la vida útil del producto que se puede visualizar en 3 etapas: I-Fallas por “mortalidad infantil” mala utilización o mala calidad II- Fallas normales por variabilidad de calidad de fabricación III- Fallas por desgaste Estas fallas pueden seguir diferentes distribuciones estadísticas como se observa en la figura 4.1 Vida útil del producto Tasa de falla I-Fallas por “mortalidad infanti” * II-Fallas normales II-Fallas por desgaste Fig. 4.1 * Problemas iniciales de muchos productos derivados del mala calidad del producto, por mala utilización o por falta de capacitación del personal

5. CONTROL PROCESO DE MANTENIMIENTO OBJETIVO DE CONTROL El control de mantenimiento consiste en realizar las actividades necesarias para medir, revisar y asegurar el cumplimiento de los objetivos planificados ¿QUE SE CONTROLA EN UN PROCESO DE MANTENIMIENTO? Se controla la variabilidad de los indicadores que se desean mantener bajo control en función de los objetivos y metas planificadas: Los factores que intervienen (repuestos, mano de obra, herramientas, instrumentos de medición) Tiempos (de operación, de reparación) Costos (no disponibilidad, reparación) La variabilidad se mide a través de los datos procesados estadísticamente EJEMPLOS 1-Sí tenemos un requerimiento establecido en 6+/-2 horas para hacer el mantenimiento correctivo de una máquina cuando se accidente, el objetivo del control es asegurar que se hace ese trabajo en el marco de estos parámetros 2- Sí tenemos una parada de planta programada cada 6 meses para hacer mantenimiento general ¿Cuál es la probabilidad de que algunos equipos se paren antes de tiempo?

5.1 TECNICAS DE CONTROL APLICADAS ¿Qué SE DEBE CONTROLAR? Se controla la variabilidad de los datos en torno a los objetivos y metas planificadas, a través de los métodos estadísticos basados en las distribuciones de frecuencias y en la teoría de las probabilidades) La variabilidad se mide a través de los datos, sin datos no hay control y estamos a la deriva de lo que vaya ocurriendo sin ninguna posibilidad de hacer nada para mejorar Histogramas Diagramas de Paretto Diagrama de causa efecto Diagramas de control X-R Flujograma de actividades Diagramas de dispersión METODOS ESTADISTICOS APLICADOS FUNCION DE LOS MÉTODOS ESTADISTICOS Estas herramienta cumplen una triple función : 1. Estudiar el comportamiento de los datos en términos estadísticos 2. Definir los problemas de los procesos y encontrar las causas de la variación para proceder a eliminarlas 3. Planificar las acciones correctivas para eliminar las dewsviaciones (ver métodos de optimización de mantenimiento, parte 3 de este capítulo)

6. EVALUACION DE DESEMPEÑO DEL PROCESO OBJETIVO DE LA EVALUACION Determinar el nivel de efectividad de los diferentes componentes del proceso de mantenimiento en el marco de estándares de calidad establecidos BASES DE EVALUACION Las decisiones sobre donde dirigir el proceso dependen de saber en que lugar nos encontramos Conocer los niveles actuales de desempeño proporciona un punto de partida para crear planes futuros Una organización para ser eficiente desarrolla un enfoque basados en los principios y estándares de gestión de la calidad Las fallas del sistema no son ocasionados por el personal dentro de los procesos sino por los problemas de sistemas inapropiados FACTORES DE EVALUACIÓN Organización de la empresa Organización de la función de mantenimiento Planificación, programación y control de las actividades de mantenimiento Competencia del personal

6.3 ESTANDARES DE EVALUACION COVENIN La norma COVENIN 2.500-93 “Manual para Evaluar Sistemas de Mantenimiento” propone un modelo de evaluación donde se establecen las áreas (12) y sus correspondientes criterios valorados en una escala total de 2.500 puntos: AREAS DE EVALUACIÓN (puntos) CRITERIOS (puntos) 1- ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA (150) 1.1 Funciones y responsabilidades (60) 1.2 Autoridad y autonomía (40) 1.3 Sistema de información (50) 2-ORGANIZACIÓN DE MANTENIMIENTO (200) 3.1 Objetivos y metas (70) 3.2 Políticas para planificación (70) 3.3 Control y evaluación (60) 3- PLANIFICACIÓN DE MANTENIMIENTO (200) 2.1 Funciones y responsabilidades (80) 2.2 Autoridad y autonomía (50) 2.3 Sistema de información (70) 4-MANTENIMIENTO RUTINARIO (250) 4.1 Planificación (100) 4.2 Programación e implantación (80) 4.3 Control y evaluación (70) 5-MANTENIMIENTO PROGRAMAD (250) 5.1 Planificación (100) 5.2 Programación e implantación (80) 5.3 Control y evaluación (70)

6.3 ESTANDARES DE EVALUACION PGM (cont) AREAS DE EVALUACIÓN (puntos) CRITERIOS (puntos) 6-MANTENIMIENTO CIRCUNSTANCIAL (250) 6.1 Planificación (100) 6.2 Programación e implantación (80) 6.3 Control y evaluación (70) 7-MANTENIMIENTO CORRECTIVO (250) 7.1 Planificación (100) 7.2 Programación e implantación (80) 7.3 Control y evaluación (70) 8-MANTENIMIENTO PREVENTIVO (250) 8.1 Determinación de parámetros (80) 8.2 Planificación (40) 8.3 Programación e implantación (70) 8.4 Control y evaluación (60) 9-MANTENIMIENTO POR AVERIA (250) 9.1 atención a las fallas (100) 9.2 Supervisión y ejecución (80) 9.3 Información sobre las averías (70) 10-PERSONAL DE MANTENIMIENTO (200) 10.1 Cuantificación de las necesidades de personal (70) 10.2 Selección y formación (80) 10.3 Motivación e incentivos (50)

6.3 ESTANDARES DE EVALUACION PGM (cont) AREAS DE EVALUACIÓN (puntos) CRITERIOS (puntos) 11- APOYO LOGÍSTICO (100) 11.1 Apoyo administrativo (40) 11.2 Apoyo gerencial (40) 11.3 Apoyo general (20) 12- RECURSOS (150) 12.1 Equipos (30) 12.2 Herramientas (30) 12.3 Instrumentos (30) 12.4 Materiales (30) 12.5 Repuestos (30) La norma establece los principios básicos que caracterizan cada una de la 12 áreas y los “deméritos” asociados a cada principio y sobre ese marco se realiza la evaluación OBSERVACIÓN De acuerdo a los conceptos estudiados en este curso, las áreas 4 (mantenimiento rutinario) y 5 (mantenimiento programado) forman parte del mantenimiento preventivo y pueden ser evaluadas dentro del mismo; del mismo modo el área 6 (mantenimiento circunstancial está incorporado al concepto de mantenimiento correctivo

7. EJERCICIOS DE APLICACION 2. Analizar la organización de mantenimiento de la empresa estudiada para el 1º trabajo en el marco de su sistema de producción y elaborar un informe enmarcado en los conceptos y metodología estudiada, con el siguiente alcance: 1. Objetivo general y alcance del proceso de mantenimiento de esa organización 2. Características de la planificación de mantenimiento (cuadro una pagina) 3. Características de la gestión de los recursos utilizados para la ejecución de los programas de mantenimiento (cuadro una página) 4. Evaluación del proceso de mantenimiento aplicando los criterios de loa norma COVENIM (cuadro dos páginas, 4 columnas: áreas, criterios, puntos y análisis) Especificaciones para el trabajo: Fecha de entregas: 7ª semana del curso Primera entrega sobre la empresa, prepaqrar presentación PPT y enviar archivo físico. 11ª semana del curso Entrega del Trabajo completo en físico y también enviado en archivo digital a mi correo 2. Evaluación: Preparar y administrar se tema en WIKI, aydar a los otros grupos, presentar una evaluación individual de validación de su participación. Nota: El informe debe ser elaborado de forma clara, precisa, concisa, ordenada y sin desperdicio