PROGRAMA CINCO “S”

¿QUÉ SON LAS CINCO “S”? Son las iniciales de cinco palabras de origen japonés que proponen una metodología para garantizar el orden, la limpieza y la disciplina en el área de trabajo.

OBJETIVOS Aumentar la productividad a través de la creación de un mejor lugar de trabajo Mejorar la manera de trabajar creando un cambio de actitud en las personas

SEIKETSU - NORMALIZACIÓN ¿QUÉ SON LAS CINCO “S”? SEIRI - CLASIFICAR SEITON - ORDEN SHITSUKE - DISCIPLINA SEISO - ASEO SEIKETSU - NORMALIZACIÓN

¿QUÉ SON LAS CINCO “S”? SEIRI – CLASIFICAR Consiste en identificar y separar los materiales necesarios de los innecesarios eliminando éstos últimos SEITON – ORDEN Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse los materiales necesarios de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos

¿QUÉ SON LAS CINCO “S”? SEISO– ASEO Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado de limpieza SEIKETSU – NORMALIZACIÓN Consiste en distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal, mediante normas sencillas y visibles para todos

¿QUÉ SON LAS CINCO “S”? SHITSUKE – DISCIPLINA Consiste en construir autodisciplina y formar él hábito de las 5´s mediante el establecimiento de estándares y seguir los procedimientos en el lugar de trabajo

FINALIDAD DE CINCO “S” El proceso de 5S, es un programa estructurado para lograr una organización sistemática, limpieza y normalización en el lugar de trabajo. Un lugar de trabajo bien organizado se traduce en más seguridad, más eficiencia y más productividad en la operación. Se aumenta la moral de los trabajadores, la promoción de un sentido de orgullo en su trabajo y la propiedad de sus responsabilidades.

BENEFICIOS DE CINCO “S” Una mayor satisfacción de las personas Menos accidentes Menos pérdidas de tiempo para buscar herramientas o papeles Una mayor calidad del producto o servicio ofrecido Disminución de los desperdicios generados Una mayor satisfacción de nuestros clientes

SEIRI CLASIFICAR

CLASIFICAR Separar lo que utiliza de lo que no utiliza Conservar lo indispensable para el desarrollo del trabajo Realizar un inventario de lo necesario para su trabajo Encontrar alternativas de almacenamiento Eliminar lo que no usa

¿Son útiles para alguien más? CLASIFICAR Objetos necesarios Organícelos Objetos dañados ¿Son útiles? Reparar Objetos obsoletos Separarlos Objetos de más Donar ¿Son útiles para alguien más? Eliminar Transferir Vender

CLASIFICAR Beneficios Más espacio Mejor control de inventario Eliminación del despilfarro Menos accidentalidad Mayor concentración en la labor Identificación rápida de los problemas

SEITON – ORDEN

ORDENAR Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar Establecer lugar, códigos, colores y nombres para cada clase o categoría de artículos Asignar donde guardar las cosas teniendo en cuenta la frecuencia de uso Establecer criterios de máxima capacidad de almacenaje, altura y tiempo de archivo

Archivo, materiales, mobiliario, equipo, papeles, herramientas, etc. A cada momento Varias veces al día Varias veces por la semana Varias veces al mes Algunas veces al año Es posible que se use Colocar junto a la persona Colocar cerca de la persona Colocar cerca al área de trabajo Colocar en áreas comunes Colocar en bodega o archivo Colocar en área de archivo inactivo ORDENAR

ORDENAR Beneficios Encontrar con mayor facilidad documentos u objetos de trabajo Disminuir tiempos y movimientos Devolver los documentos o cosas a su lugar Se identifica la ausencia de documentos u objetos Da una mejor apariencia

SEISO – ASEO

ASEO Mantener el lugar de trabajo libre de tierra, polvo, motas, barro, etc. Adoptar la limpieza como una forma de inspección, corrigiendo las condiciones sub-estándar Integrar la limpieza dentro de las tareas diarias Eliminar los focos de suciedad Recoger y retirarlo que estorba o se encuentra dañado

ASEO Limpiar los equipos, armarios, cajones, superficies de trabajo, herramientas, etc. Planificar el mantenimiento de la limpieza Elaborar manual de limpieza donde se especifique como usar los elementos de limpieza Ubicar los elementos de limpieza en un lugar fácil y asequible frente a un evento de suciedad Actuar inmediatamente frente a un evento de suciedad

ASEO Beneficios Aumenta la vida útil de los objetos Menos probabilidad de contraer enfermedades Menos probabilidad de ocurrencia de accidentes Mejor aspecto e imagen Evita deterioro del medio ambiente

SEIKETSU NORMALIZACIÓN

NORMALIZACIÓN Mantener las prácticas de las 3 “S” anteriores Compartir la información a varias personas Estandarizar las 3 “S” para detectar desviaciones Definir las normas por las que el personal debe mantener las medidas de las 3 “S” Crear el hábito y compromiso para conservar en buenas condiciones el lugar de trabajo

NORMALIZACIÓN Asignar funciones y responsabilidad: ¿Qué? ¿Cuándo? ¿Cómo? ¿Dónde? Hacerlo, para mantener las 3 “S” Integrar las acciones Seiri – Seiton – Seiso: debe ser parte natural de la realización del trabajo

NORMALIZACIÓN Beneficios Se guarda y mantiene el conocimiento aprendido Se mejora el bienestar del personal Se aprende más sobre la ejecución del trabajo Se evita la ocurrencia de accidentes

SHITSUKE – DISCIPLINA

DISCIPLINA Seguir los buenos hábitos, entrenando y formando al personal continuamente Realizar inspecciones periódicas en los lugares de trabajo para evidenciar problemas nuevos Mantener el compromiso eliminando los malos hábitos y acrecentando los buenos Respetando a los demás y haciendo respetar las normas establecidas

DISCIPLINA Uso de ayudas visuales Recorrido a las áreas por parte de los directivos Publicación de fotos del “Antes” y del “Después” Boletines informativos o carteleras, uso de insignias Concursos de lemas Establecer rutinas diarias de aplicación Realizar evaluaciones periódicas, con grupos de verificación

DISCIPLINA Beneficios Mejora la eficacia y la eficiencia Mejora la imagen de la compañía Mejora el ambiente de trabajo Facilita la gestión de los sistemas integrados

PROGRAMA CINCO “S” ¿Cómo Implementar 5”S”?

OBJETIVO Dar pautas para entender, implantar y mantener un sistema de orden, limpieza y disciplina en POSITIVA Compañía de Seguros S.A., a partir de cual se puedan sentar las bases de la mejora continua y de unas mejores condiciones de calidad, seguridad, salud ocupacional y medio ambiente de toda la Compañía.

ASPECTOS IMPORTANTES PARA IMPLEMENTAR LAS 5”s” Compromiso y participación del talento humano a todos los niveles: directivos hasta operativos Despertar el talento y el compromiso de los trabajadores

ASPECTOS IMPORTANTES PARA IMPLEMENTAR LAS 5”s” Utilizar el sentido común, pensando que la Compañía es para la gente Dar la autonomía y las herramientas para realizar el cambio de hábitos

ASPECTOS IMPORTANTES PARA IMPLEMENTAR LAS 5”s” Darle la importancia a cada una de las cinco “S” como a su integralidad Dar espacios de participación a los trabajadores para aprender y dar soluciones al problema

¿CÓMO IMPLEMENTAR LAS 5”s”? Diagnóstico inicial de estado de los puestos y áreas de trabajo Conformación del equipo líder para la implementación y seguimiento del programa Elaboración, revisión, ajuste y comunicación de la metodología para la implementación y control de las 5 “s” Definición del área piloto, con base al diagnóstico establecido o prioridad de los procesos Formación y entrenamiento al personal y líder del área

¿CÓMO IMPLEMENTAR LAS 5”s”? Definición de los principales problemas del área Definición e implementación de soluciones por parte del equipo de trabajo del área Realizar registro de estado de avance y acciones realizadas Elaboración de informe y comunicación de resultados del área Recopilar acciones aprendidas que puedan servir a otras áreas

¿CÓMO IMPLEMENTAR LAS 5”s”? Elaboración de estándares o procedimientos que permitan mantener las 5 “S” y replicarlas en las otras áreas Selección de la nueva área a intervenir, repitiendo el ciclo desde el No. 6 Mantenimiento y seguimiento a las áreas intervenidas hasta establecer el hábito y la cultura, definiendo acciones de compensación y remuneración

PROGRAMA CINCO “S” Instructivo

DIAGNÓSTICO INICIAL Lea cuidadosamente la lista de chequeo, con el fin de asegurar que todas las fuentes de riesgo han sido contempladas Diligencie la lista de chequeo con el coordinador, supervisor, jefe o líder del área Establezca prioridades en relación con los problemas encontrados de acuerdo a la gravedad y costo de intervención Tome registro fotográfico o video para evidenciar posteriormente el antes y el después

DIAGNÓSTICO INICIAL Defina los resultados por área o procesos aplicando el radar Áreas Locativas Señalización y extintores Materias Primas Manejo de residuos Personas Máquinas y equipos Áreas sanitarias y de alimentación META RESULTADO Herramientas

Instrumento para implementar y recopilar la información DIAGNÓSTICO INICIAL Instrumento para implementar y recopilar la información

CONFORMACIÓN EQUIPO LÍDER Seleccioné un grupo de líderes con poder de decisión Forme al grupo en la metodología de las 5”s” y en las técnicas para la solución de problemas Estas personas pueden ser del COPASO, jefes de áreas o líderes de proceso y trabajadores Defina objetivos clave, que espera alcanzar Mínimo 3 personas y máximo 5 deben conformar el equipo líder Reúnase periódicamente con el equipo para establecer mejorar, conocer avances, promover e incentivar y analizar otros aspectos

SEIKETSU - NORMALIZACIÓN METODOLOGÍA 5 “S” SEIRI - CLASIFICAR SEITON - ORDEN SHITSUKE - DISCIPLINA SEISO - ASEO SEIKETSU - NORMALIZACIÓN Evidencie metodologías o procesos complementarios que la empresa pueda tener y que permitan fortalecer el objetivo de las cinco “s”, ejemplo: tablas de retención documental

DEFINICIÓN ÁREA PILOTO Con base en los resultados elija el proceso o área más crítica, como piloto Áreas Locativas 5 Señalización y extintores 4 3.9 Materias Primas 3 2.0 2 1.6 1 2.3 Manejo de residuos Personas 2.7 3.0 2.5 2.8 Área Administrativa META: 5.0 RESULTADO: 2.6 Máquinas y equipos Áreas sanitarias y de alimentación Herramientas

FORMACIÓN AL PERSONAL DEL ÁREA CRÍTICA Forme al grupo en la metodología de las 5”s” y en las técnicas para la solución de problemas Implemente la primera “S” – SEISO – con el personal del área seleccionada Verifique y evalué los conceptos adquiridos por el personal del área Establezca responsabilidad por las acciones que se requieren para mejorar las condiciones Defina el plan de acción identificando los problemas y las soluciones

IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS Y SOLUCIONES

Instrumento para definir el plan de acción IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS Y SOLUCIONES Instrumento para definir el plan de acción

REGISTRO – INFORME Y COMUNICACIÓN Valide con el personal del área los resultados del diagnóstico Defina los indicadores con los cuales podrá medir el impacto logrado con las medidas ejecutadas Verifique el cumplimiento de los objetivos, revisando las mejoras implementadas, disminución de AT, ausentismo, productividad, entre otros. Hable con las personas y recoja las percepciones y sentimientos del cambio (positivos y negativos) Evalué el estilo de liderazgo de los gerentes si facilitó u obstaculizó el cambio

REGISTRO – INFORME Y COMUNICACIÓN Documente las mejoras de una manera sencilla y clara Defina un formato estándar de documento para que todas las áreas escriban las experiencias Escriba lo esencial para el aprendizaje organizacional El contenido del informe puede ser: Problemática encontrada Resultados iniciales del diagnóstico Explicar con fotos las mejoras implementadas, antes y después Beneficios alcanzados Resultados finales y compararlos con los iniciales Procedimientos o estándares

REGISTRO – INFORME Y COMUNICACIÓN Establezca un medio de comunicación para divulgar los resultados alcanzados Genere comentarios cortos y periódicos al personal sobre la importancia para la empresa en llevar a la práctica la metodología Explique los elementos claves para mantener la metodología 5 “s” Establezca mecanismos de premiación y reconocimiento al área crítica por los avances y acciones aprendidas

ACCIONES APRENDIDAS Y ESTANDARES Defina los estándares o procedimientos con la participación de los trabajadores Tenga en cuenta las acciones aprendidas (positivas y negativas) para establecer las actividades del estándar o procedimiento El procedimiento es el que se utilizará para realizar las tareas de manera segura, fácil y productiva Indica la mejor manera de realizar una operación desde la seguridad, calidad y control de desperdicios El procedimiento debe ser aprobado por todos La divulgación es un proceso clave para valorar el trabajo realizado

SEGUIMIENTO Y CONTROL Sea persistente en el seguimiento y exigente en el cumplimiento de las actividades Pregunte y registre de forma periódica por los resultados Con la gerencia promueva la autogestión y el autoaprendizaje de la gente Promueva la creatividad con preguntas que los lleve a optimizar el uso de los recursos internos Analice otros aspectos que requieren recursos especiales y mayor análisis en relación costo/beneficio Realice reconocimientos cuando se han logrado los resultados

Los hábitos de las 5 “s” revelan además hábitos de exactitud y de método en los demás actos de la vida Muchas gracias