Capítulo 13 Gestión de los Interesados del Proyecto Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Quinta edición

Procesos de la gestión de Interesados Identificar a los Interesados Identificar a todas las personas, grupos u organizaciones impactadas por el proyecto, identificando y documentando sus intereses, participación, interdependencias, influencias y potencial impacto Planificar la gestión de los interesados Desarrollar estrategias para que todos los interesados participen de forma efectiva con base en sus necesidades e intereses Gestionar los compromisos con los Interesados Comunicarse y trabajar con los interesados con el fin de satisfacer sus necesidades/requisitos, resolver polémicas y fomentar grupos de interés adecuados Controlar los compromisos con los interesados Hacer seguimiento y control de los interesados, de los grupos y ajustar las estrategias y planes para involucrar a todos los interesados

Análisis de los Interesados Se recopila y analiza información cualitativa y cuantitativa con el fin de determinar intereses, expectativas y la influencia de los interesados Identificar a los potenciales interesados relevantes Identificar el impacto o apoyo potencial y definir una estrategia de abordaje Matriz de poder/interés Matriz de poder/influencia Matriz de influencia/impacto Modelo de prominencia: basado en poder, urgencia y legitimidad

Análisis de los Interesados Para personas u organizaciones involucradas y/o impactadas negativamente Conocer las razones de su oposición Elaborar un plan de tratamiento Para los implicados del equipo de trabajo Elaborar plan de tratamiento

Análisis de los interesados El análisis de los Interesados es un documento que brinda información importante sobre: Las organizaciones y nombres de los interesados Funciones de los interesados en el proyecto Hechos únicos sobre los interesados Nivel de influencia e interés de los interesados en el proyecto Sugerencias para la gestión de las relaciones con los interesados No en P

Ejemplo de análisis de interesados del proyecto (Stakeholders) Interesados claves del proyecto Ahmed Susan Organización Dirección interna Equipo del proyecto rol Patrocinador y uno de los fundadores de la compañía Experto en secuenciación del ADN Factores únicos Tranquilo, enfocado en el negocio PHD en biología, fácil trabajar con ella Nivel de interés Muy alto Nivel de influencia Experta en la materia Sugerencias en el manejo de las relaciones Mantenerlo informado, dejarlo liderar, hacer lo que dice y rápido Puede hacer trabajo desde casa; asegurarse de revisar las especificaciones Ejemplo de análisis de interesados del proyecto (Stakeholders) No en P

Modelos de clasificación Matriz de poder / interés Matriz de poder / influencia Matriz de influencia / impacto Modelo de prominencia Clases de interesados con base en: su poder, urgencia y legitimidad

Matriz de Poder / Interés No en P

Registro de Interesados Documento donde se identifica a los interesados. Contenido: Información de identificación Nombre Puesto en la organización Ubicación Rol Datos de contacto Información de evaluación Principales requisitos Principales expectativas Expectativas Influencia potencial Fase en el Ciclo de vida donde el interés es mayor Clasificación de los interesados Interno/Externo Partidario/Neutral/Opositor …

Matriz de análisis de los interesados Ejemplo 1 Interesado Interés(es) en el Proyecto Evaluación de impacto Estrategias potenciales para Ganar Apoyo o Reducir Obstáculos Ejemplo 2 Interesado Ubicación Observaciones Riesgo Plan Actividad Rol Responsabilidad Seguimiento Fecha Observación Acción Responsable Estado

Identificar a los Interesados 5.2 Collect requirements   Project Stakeholder Management 4.1 Develop Project Charter 8.1 Plan Quality Management Project charter 12.1 Plan procurement Management 13.1 Identify stakeholders 10.1 Plan Communications Management Procurement documents Stakeholder register Organizational process assets Enterprise environmental factors 11.1 Plan Risk Management   Enterprise/ Organization Stakeholder register 11.2 Identify Risks   13.2 Plan Stakeholder Management 12.1 Plan procurement Management

Identify stakeholders 5.2 Recopilar Requisitos   Gestión de los Interesados del Proyecto 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto 8.1 Planificar la gestión de la Calidad Acta de constitución 13.1 Identificar a los Interesados 10.1 Planificar la gestión de las Comunicaciones 12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones Documentos de adquisiciones Registro de interesados Activos de procesos de la organización Factores ambientales de la Empresa 11.1 Planificar la Gestión de Riesgos   Empresa/ Organización Registro de interesados 11.2 Identificar Riesgos   13.2 Planificar la Gestión de los Interesados 12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones

Identificar a los Interesados Entradas Acta de Constitución del Proyecto Documentos de Adquisición Factores Ambientales de la Empresa Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas Análisis de los Interesados Juicio de Expertos Reuniones Salidas Registro de Interesados Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Iniciación Pertenece al área de conocimiento Gestión de los Interesados

Identify stakeholders Inputs Project charter Procurement documents Enterprise environmental factors Organizational process assets Tools & Techniques Stakeholder analysis Expert judgment Meetings Outputs Stakeholder register

Clasificación de interesados Indiferente Resistente Neutral De apoyo Líder Interesado Indiferente Resistente Neutral De apoyo Líder Interesado 1 D   Interesado 2 Interesado 3 D A A Actual D Deseado

Plan de gestión de los interesados Formal / informal Detallado / Genérico Contenido sugerido: Niveles de compromiso actuales y deseables Alcance e impacto de cambio de interesados Interrelaciones y superposiciones entre los interesados Requisitos de comunicación de los interesados Información a entregar; incluido idioma, formato, contenido y nivel de detalle Motivo de distribución de información e impacto esperado Tiempo y frecuencia de distribución de información Método de actualización y perfeccionamiento del plan de gestión

Planificar la Gestión de los Interesados Gestión de los Interesados del Proyecto   Empresa/ Organización 13.1 Identificar a los Interesados Activos de procesos de la organización Factores ambientales de la Empresa Registro de interesados Documentos del proyecto Documentos del proyecto actualizados 13.2 Planificar la Gestión de los Interesados 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Plan de dirección del proyecto Plan de gestión de interesados 5.2 Recopilar Requisitos   13.3 Gestionar los compromisos de los Interesados

Plan Stakeholder Management Project Stakeholder Management   Enterprise/ Organization 13.1 Identify stakeholders Stakeholder register Project documents Organizational process assets Enterprise environmental factors Project documents updates 13.2 Plan Stakeholder Management 4.2 Develop Project Management Plan Project management plan Stakeholder management plan 5.2 Collect requirements 13.3 Manage Stakeholder Engagement

Planificar la Gestión de los Interesados Entradas Plan para la Dirección del Proyecto Registro de Interesados Factores Ambientales de la Empresa Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas Juicio de Expertos Reuniones Técnicas Analíticas Salidas Plan de Gestión de los Interesados Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión de los Interesados

Plan Stakeholder Management Inputs Project management plan Stakeholder register Enterprise environmental factors Organizational process assets Tools & Techniques Expert judgment Meetings Analytical techniques Outputs Stakeholder management plan Project documents updates

Entender necesidades de comunicación grupales e individuales Las personas no son partes intercambiables Como se ilustra en el libro de Brooks, The Mythical Man-Month*, no se puede asumir que una tarea prevista inicialmente para que la realice una persona en dos meses, se puede hacer en un mes con dos personas Nueve mujeres no pueden producir un bebé en un mes! * Ley Brooks: "agregar más personas a un proyecto retrasado, lo hace demorar aún más" Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/The_Mythical_Man-Month http://barrapunto.com/~pacoescriba/journal/29784

Preferencias personales afectan las necesidades de comunicación Los introvertidos prefieren comunicaciones más privadas, mientras que los extrovertidos prefieren discutir las cosas en público A las personas intuitivas les gusta entender el panorama general mientras los receptivos necesitan detalles paso a paso A los pensadores les gusta conocer la lógica detrás de las decisiones, mientras que las personas sentimentales quieren saber cómo las afecta personalmente Los que juzgan se ven obligados a hacer cumplir los plazos, mientras que los que perciben necesitan más ayuda en el desarrollo y seguimiento de los planes

Otras consideraciones sobre comunicaciones Rara vez el receptor interpreta un mensaje tal y como lo quiere el remitente La ubicación geográfica y antecedentes culturales afectan la complejidad de las comunicaciones del proyecto Diferentes horarios laborables Barreras idiomáticas Diferentes normas culturales

Gestionar las expectativas de los interesados Los gerentes de proyecto deben comprender y trabajar con las diversas partes interesadas Idear maneras para identificar y resolver problemas Dos instrumentos importantes: Matriz de expectativas de gestión Registro de polémicas

Ejemplo de matriz de expectativas de gestión Medida de éxito Prioridad Expectativas Sugerencias Alcance 2 La especificación del alcance define claramente los requerimientos obligatorios y opcionales Enfocarse en alcanzar los requerimientos obligatorios antes de considerar los opcionales Tiempo 1 No hay fecha para la terminación del proyecto. Cada gran ítem se debe acordar y programar de la manera más realista Cumplir con todas las fechas importantes Terminar a tiempo El patrocinador y el gerente del programa deben estar atentos a cualquier problema que pueda afectar el cumplimiento del calendario Costos 3 Este proyecto es crucial para la organización. Si se justifica claramente la necesidad de más fondos, ellos tienen que estar disponibles Hay reglas estrictas para los gastos del proyecto y procesos de escalamiento. Los costos son muy importantes, pero se pueden analizar cambios en éstos para alcanzar los objetivos del proyecto dentro del cronograma Calidad 6 La calidad es importante y se espera que tengamos buenos procesos para probar el sistema El personal nuevo debe tomar cursos internos para estar seguros que ellos entienden nuestros procesos de calidad. Todos los estándares corporativos de calidad deben ser tenidos en cuenta Satisfacción del cliente 4 Nuestros clientes esperan que seamos profesionales, que respondamos preguntas a tiempo, y trabajemos con ellos para terminar el proyecto Todas las presentaciones y documentos formales para los clientes deben ser elaborados por escritores profesionales. Las peticiones del cliente deben ser contestadas en menos de 24 horas Proyección del ROI 5 El caso de negocio para este proyecto prevé un ROI* del 40% dentro de los dos años siguientes a la implementación Nuestro departamento de finanzas trabajará con el cliente para medir el ROI. Satisfacer/sobrepasar esta proyección nos ayudará en futuros negocio con este y otros clientes Etc. * ROI: Return On Investment

Ejemplo de registro de polémicas # Descripción Impacto en el proyecto Fecha de reporte Reportada por Asignada a Prioridad (A/M/B) Fecha de respuesta Estado Comentarios 1 Costo de los servidores 10% mayor a lo planeado Pequeño incremento de costos en el proyecto 5/15 Jean Oded A 6/15 Cerrada El patrocinador accedió a aumentar los fondos para cumplir el plazo 2 Dos personas abandonaron el proyecto Necesario reasignar personal 9/26 Gaurav Karen M 10/2 Abierta Si Karen no puede reasignar personal en una semana deberá hablar directamente con Peter Etc.

Formas de manejar los conflictos Confrontación: Enfrentar el conflicto directamente por medio de un acercamiento problema-solución Compromiso: Usar un acercamiento dar- recibir Suavizar: no enfatizar en áreas de diferencia pero si en las de acuerdo Forzar: Acercar a ganar-perder Retiro: Retirarse de un desacuerdo real o potencial

El conflicto puede ser bueno El conflicto a menudo produce resultados importantes, tales como nuevas ideas, mejores alternativas, y la motivación para trabajar más duro y con más colaboración Pensamiento grupal: conformidad con los valores o normas éticas de un grupo; el pensamiento de grupo puede desarrollarse si no hay puntos de vista conflictivos Investigaciones sugieren que conflictos relacionados con tareas, con frecuencia mejoran el rendimiento del equipo, pero que conflictos emocionales a menudo bajan el rendimiento del equipo

Informe de lecciones aprendidas El gerente del proyecto y los miembros del equipo deben preparar un informe de lecciones aprendidas Una reflexión que documenta las cosas importantes que se aprendieron al trabajar en el proyecto El gerente de proyecto a menudo combina la información de todas los informes de lecciones aprendidas en un informe resumen Disponer de una plantilla para registrar las lecciones aprendidas

Gestionar los Compromisos de los Interesados Gestión de los Interesados del Proyecto Documentos del proyecto 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios 13.2 Planificar la Gestión de los Interesados Documentos del proyecto actualizados Plan de gestión de interesados 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Plan de dirección del proyecto actualizado Registro de cambios 13.3 Gestionar los compromisos de los Interesados 10.1 Planificar la gestión de las Comunicaciones 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios Plan de gestión de las comunicaciones Solicitud de cambios Registro de asuntos 9.4 Dirigir el Equipo del Proyecto Activos de procesos de la organización   Empresa/ Organización 13.4 Controlar los compromisos de los Interesados Activos de procesos de la organización actualizados 10.3 Controlar las Comunicaciones

Manage Stakeholder Engagement Project Stakeholder Management Project documents 4.5 Perform Integrated Change Control 13.2 Plan Stakeholder Management Project documents updates Stakeholder management plan 4.2 Develop Project Management Plan Project management plan updates Change log 10.1 Plan Communications Management 13.3 Manage Stakeholder Engagement Communications management plan 4.5 Perform Integrated Change Control Change requests Issue log 9.4 Manage Project Team Organizational process assets   Enterprise/ Organization 13.4 Control Stakeholder Engagement Organizational process assets updates 10.3 Control Communications

Gestionar los Compromisos de los Interesados Entradas Plan de Gestión de Interesados Plan de Gestión de Comunicaciones Registro de Cambios Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas Métodos de Comunicación Habilidades Interpersonales Habilidades de Gestión Salidas Registro de Incidentes Solicitudes de Cambio Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Ejecución Pertenece al área de conocimiento Gestión de los Interesados

Manage Stakeholder Engagement Inputs Stakeholder management plan Communications management plan Change log Organizational process assets Tools & Techniques Communication methods Interpersonal skills Management skills Outputs Issue log Change requests Project management plan updates Project documents updates Organizational process assets updates

Controlar los Compromisos de los Interesados Gestión de los Interesados del Proyecto 13.3 Gestionar los compromisos de los Interesados Plan de dirección del proyecto actualizado 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Registro de asuntos   Empresa/ Organización Activos de procesos de la organización actualizados Plan de dirección del proyecto 13.4 Controlar los compromisos de los Interesados 4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto 4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto Datos sobre el desempeño del trabajo Información sobre el desempeño del trabajo Documentos del proyecto Documentos del proyecto Documentos del proyecto actualizados Solicitud de cambios 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios

Control Stakeholder Engagement Project Stakeholder Management 13.3 Manage Stakeholder Engagement Project management plan updates 4.2 Develop Project Management Plan Issue log   Enterprise/ Organization Project management plan Organizational process assets updates 13.4 Control Stakeholder Engagement 4.3 Direct and Manage Project Work 4.4 Monitor and Control Project Work Work performance data Work performance information Project documents Project documents Project documents updates Change requests 4.5 Perform Integrated Change Control

Controlar los Compromisos de los Interesados Entradas Plan para la Dirección del Proyecto Registro de Incidentes Datos sobre el Desempeño del Trabajo Documentos del Proyecto Herramientas y técnicas Sistema de Gestión de Información Juicio de expertos Reuniones Salidas Información sobre el Desempeño del Trabajo Solicitudes de Cambio Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control Pertenece al área de conocimiento Gestión de los Interesados

Control Stakeholder Engagement Inputs Project management plan Issue log Work performance data Project documents Tools & Techniques Information management systems Expert judgment Meetings Outputs Work performance information Change requests Project management plan updates Project documents updates Organizational process assets updates