Coordinación Interinstitucional Taller de Comunicación de Riesgo- Sesión técnica 6 Panamá, 17 al 19 de Agosto de 2010 La coordinación interna en cada ministerio así como la coordinación interministerial, intersectorial e interagencial debe estar organizada e interactuando para dar una respuesta armónica integrada que favorezca la contención rápida, mitigando a su vez las consecuencias sociales y económicas.

Objetivo de la sesión Destacar la importancia que tiene la comunicación de riesgo para una respuesta interinstitucional exitosa ante Emergencias de Salud Pública Proponer un marco para el trabajo estratégico y operativo. Aquí el ejemplo de la cena en familia. Normalmente usted conoce los hábitos de comer de su familia y cuando se sientan para cenar puedes saber el orden en que se pasan la comida, pero cuando hay visitas en la mesa, la situación se vuelve un poco más dinámica es posible que usted no esté seguro sobre de que forma o en que dirección pasar los platos de comida y puede que alguien se quede sin servirse algo. No puede esperar que todos los “entendidos” se realizan en medio de la crisis, como los aspectos logísticos, quien tendrá la información . Una de las tareas más importantes por ejemplo es tener designado a alguien a quien corresponda mantener el plan vivo, actualizarlo regularmente para que al momento de una crisis sea válido.

¿Qué significa una respuesta exitosa? Mensajes en una sola voz y con mismo contenido. Expertos en el tema Información básica en salud Trabajar la prevención de manera integral y a distintos niveles: presencia en todos los sectores de la población. Integrar esfuerzos y recursos económicos, logísticos y humanos. Evitar confusión y asumir liderazgos: definir roles y funciones ante una crisis (¿quién hace qué?). Coordinar las acciones de la comunicación de riesgo previo a una crisis permite:

¿Qué significa una respuesta exitosa? Identificar expertos en el tema Preparación coordinada de Información básica en distintos temas Llegar al mismo tiempo y de manera coordinada (ajustarse a las necesidades del público y de los medios de comunicación) Expertos en el tema: listado de expertos del gobierno y entrenarlos sobre el manejo con los medios, al igual que listados expertos que serán apoyo durante una crisis. Información básica en Salud: preparar con antelación materiales que puedan sacarse con rapidez y que permitan reducir los errores Ajustarse a las necesidades del público y de los medios: conferencias y comparecencias frecuentes; establecer sitios para atender a los medios, preparar mensajes consistentes identificar los mejores canales a utilizar de manera creativa para establecer contacto directo y proveer información

La coordinación interna La articulación interna permite: Mejores flujos de intercambio de información Mejor coordinación de tareas Aprovechar las capacidades (materiales y humanas). Maximizar resultados y reducir costos. Mayor compromiso Mejor toma de decisiones Reducir los riesgos de vacíos/ áreas desatendidas.

Temores Pérdida de liderazgo y/o e influencia en niveles superiores ¿Cómo integrar los planes, cómo sincronizarlos?

Coordinación Interna: principales acciones Elaborar o validar el protocolo de información y comunicación a nivel interno. Definir el flujograma para la aprobación de la difusión de información para los diversos públicos. Definir mecanismos internos para la coordinación interinstitucional y multisectorial. Elaborar o validar los planes de acción de activación rápida. Definir voceros institucionales para las diversas fases de la emergencia

Coordinación interinstitucional: vínculos con socios y aliados La coordinación con instituciones públicas, ONG, entes internacionales y privados permite: integrar esfuerzos y recursos económicos, logísticos y humanos; mejorar el flujo de información y no duplicar acciones. llegar al mismo tiempo, de manera coordinada y con el mismo contenido, a diferentes públicos.

Coordinación interinstitucional, vínculos con socios y aliados Definir liderazgos, roles y funciones para la preparación, respuesta y recuperación frente a los riesgos identificados. Definir el grupo de voceros institucionales. Identificar expertos en el/los temas definidos. Diseñar /actualizar un flujograma (gráfica que representa el flujo o la secuencia) de comunicación: Definir roles y funciones para las instituciones frente a diversos escenarios de riesgo (quién tiene el liderazgo en la información).

Coordinación interinstitucional, vínculos con socios y aliados Definir un mecanismo rápido para la difusión conjunta de la información (oportunidad del primer anuncio). Diseñar procedimientos conjuntos para verificar la información antes de ir al público. Elaborar el plan de comunicación interinstitucional de gestión del riesgo, así como el plan de crisis interinstitucional. Preparar la información básica en distintos temas, así como productos y herramientas de comunicación.

Pasar de los interno a lo interinstitucional Comunicación Interna: Contar con una estrategia de comunicación de riesgo y planes de acción en su institución que es conocida por todos y que define Primeros anuncios Límites de la transparencia Voceros Mensajes, públicos, canales de comunicación. La estrategia cuenta con respaldo de la alta gerencia. Comunicación Externa: Contar con una estrategia nacional de comunicación de riesgo liderada por un comité Interinstitucional que coordina el accionar entre las instituciones y define roles y funciones. Cuenta con el respaldo de la alta gerencia de las instituciones y tomadores de decisión Las experiencias de situaciones de emergencias anteriores como SARS, dengue, cólera, Fiebre amarilla etc nos demuestran que es importante tomar en cuenta las lecciones aprendidas para mejorar la comunicación interinstitucional. comunicación Interna: Preparar un Plan y ejecutarlo!!!, contacto de forma regular con oficiales de prensa claves de los Ministerios, mantener comunicación en agenda interinstitucional etc. La coordinación interinstitucional, la coordinación a nivel local Comunicación Externa: contacto oportuno con oficiales de prensa claves de otras instituciones y/o ministerios, incluido el nivel local. La movilización comunitaria.

¿Qué hacemos a nivel interno? Estrategia institucional de comunicación de riesgo aprobada por gerencia. Planes de acción de rápida activación validados (simulaciones) Conformado el grupo de comunicación de riesgo. Línea jerárquica (canales de mando), validar el flujo de información y comunicación a nivel interno. Capacitación a funcionarios de alto nivel y a portavoces. Vigilancia de la Comunicación (investigar lo que el público percibe y cree, diálogo con la comunidad). Elaborar con el equipo mensajes, materiales informativos. Identificar canales de comunicación para públicos metas en situaciones de riesgo. Actualizar las listas de medios de comunicación, capacitación de los medios de comunicación. Planifica a lo interno de su institución y toma en cuenta la coordinación inter-agencial, multisectorial e interinstitucional. Identifica a otros socios claves fuera de la institución. Tomamos en cuenta herramientas con las que ya disponemos que nos permitirán facilitar la tarea al momento de elaborar nuestro Plan. Una herramienta valiosa es la Lista de Verificación de la OPS que enumera o enlista una serie de actividades a tomar en cuenta ANTES que ocurre un episodio de brote ó cualquier otro tipo de emergencia de salud pública. La Lista define actividades, propone indicadores de resultado y sugiere definir responsables para la implementación del Plan de Acción.

Sistema de información y comunicación Vigilancia de la Comunicación Organizamos un sistema de Comunicación con procedimientos claros que permita manejar un mismo mensaje que permitirá restaurar o mantener la confianza al momento del primer anuncio (temprano). En el sistema de información y comunicación desarrollamos procedimientos de coordinación que permite mejorar la limpieza de la información y facilitar una rápida entrega de la información bajo un liderazgo único.. Es muy importante que consensuamos cuando salimos a los medios, que hablamos en una sola voz u sobre todo que tengamos preferiblemente un vocero líder Su Institución Comité Nacional Interinstitucional de Comunicación Un mismo mensaje Presencia coordinada Un liderazgo

…¿Qué hacemos a nivel externo? active un sistema de comunicación Identifique a los voceros designados en otras instituciones socias y conformen un comité nacional de comunicación. Si existe amplíe el enfoque para introducir comunicación de riesgo. Elaboren y validen una estrategia nacional de comunicación de riesgo que defina roles y funciones de las instituciones ante diversos escenarios de riesgo. Conformen planes de acción conjuntos. Organizamos un sistema de comunicación con procedimientos claros, esto nos permitirá por ejemplo que al momento de hacer el primer anuncio (temprano) se pueda restaurar o mantener la confianza Este sistema organizado de la comunicación nos permite asegurar la limpieza de la información y facilitamos que la información salga lo más rápido. También establecer procedimientos para asegurar la confiabilidad de información Desarrollamos procedimientos de coordinación Es muy importante que consensuamos cuando salimos a los medios, que hablamos en una sola voz u sobre todo que tengamos preferiblemente un vocero líder

¿Qué hacemos a nivel externo? active un sistema de comunicación Desarrolle procedimientos de coordinación con socios claves que permitan mantener confianza y anunciar en una sola voz. (definan límites de transparencia, roles y funciones) Desarrolle procedimientos consensuados para verificar la información. Definan quien tiene la propiedad de la información (quién la lanza/cuando/como); Coordine en el menor tiempo posible del lanzamiento de esa información antes de ir al público. Coordine hablar en una sola voz.

Debilidades Dispersión de los esfuerzos nacionales=débil respuesta Falta de estructuras a nivel local para transmitir información (doble vía), canalizar esfuerzos e implementar las acciones. Falta de participación equitativa Instituciones no deben competir sino ser complementarse y fortalecerse mutuamente.