CFGM. Comunicación empresarial Unidad 4 Recepción, envío y registro de la correspondencia y su clasificación

CONTENIDOS 4.1. La comunicación escrita en la empresa 04 Comunicación oral CONTENIDOS 4.1. La comunicación escrita en la empresa 4.2. Principales características de la correspondencia comercial 4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas 1 1

4.1. Comunicación escrita en la empresa La empresa necesita relacionarse y comunicarse con particulares y con otras empresas privadas y públicas debido a su actividad mercantil. A. Normas de comunicación y expresión escrita Exponer adecuadamente los asuntos a tratar. Evitar adornos y un número de palabras excesivo. No cometer faltas de ortografía. Utilizar un vocabulario amplio. Tratar de una forma individualizada los diferentes temas. Evitar los pleonasmos (redundancia de palabras). Huir del empleo excesivo del gerundio en el comienzo y en la despedida de las cartas comerciales. Evitar las frases con demasiado formulismo. No cometer cacofonías (repetición frecuente de unas mismas sílabas o letras). 2 2

4.2. Principales características de la correspondencia comercial Estructura de una carta comercial Una carta comercial modelo está formada por tres partes: 3 3

4.2. Principales características de la correspondencia comercial Estructura de una carta comercial Veamos detenidamente elemento por elemento: Inicio Contenido Saludo Membrete Destinatario Nuestra Referencia (N/Rfa.:) Su Referencia (S/Rfa.:) Asunto Fecha 4 4

4.2. Principales características de la correspondencia comercial Estructura de una carta comercial Contenido Texto 5 5

4.2. Principales características de la correspondencia comercial Estructura de una carta comercial Final Despedida Antefirma Firma Anexo Posdata 6 6

4.2. Principales características de la correspondencia comercial B. Estilos de la carta comercial En la carta comercial existen varios estilos. Los principales y más utilizados en el mundo empresarial son: moderno, moderno modificado, profesional y evolucionado. 7 7

4.2. Principales características de la correspondencia comercial B. Estilos de la carta comercial 8

4.2. Principales características de la correspondencia comercial C. Clases de cartas comerciales Según el contenido o motivo de las cartas comerciales, las agrupamos en tres bloques: Cartas de informes Cartas de pedido Cartas de reclamación Cartas de informes   Con dos tipos: 9 9

4.2. Principales características de la correspondencia comercial C. Clases de cartas comerciales Cartas de pedido   Las más habituales son: 10 10

4.2. Principales características de la correspondencia comercial C. Clases de cartas comerciales Cartas de reclamación Existen dos tipos: 11 11

4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Amdinistraciones públicas A. Documentos administrativos básicos El documento administrativo es el soporte físico que utilizan las diferentes Administraciones para materializar o plasmar sus actos. 12 12

4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas A. Documentos administrativos básicos Oficio El oficio es el documento que utilizan los órganos o unidades de la Administración pública, autonómica y local para comunicarse entre sí y con los ciudadanos.   Partes de que consta: Lugar Fecha Membrete Antefirma Inicio Referencia Contenido Final Firma Asunto Identificación del firmante Destinatario 13 13

4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas Nota interior Se trata del documento que se utiliza para la comunicación entre departamentos o unidades pertenecientes a un mismo órgano superior. 14 14

4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas Notificación La notificación es el trámite por el que el órgano competente comunica al interesado o interesados una resolución o acuerdo.   Fases del proceso: La ordenación de la notificación La práctica de la notificación El documento mediante el cual se pone en conocimiento del ciudadano la comunicación de una notificación es la acreditación de la notificación. Partes de que se compone: Circunstancias de la notificación practicada. Lugar. Membrete. Medio utilizado. Contenido Inicio Final Circunstancias de la notificación no practicada. Lugar y fecha. Texto del inicio. 15 Firma. 15

4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas Publicación o anuncio La publicación o anuncio es una actuación material que consiste en la inserción de un acto administrativo en un diario oficial con el fin de comunicarlo.

4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas Solicitud Se trata del documento que contiene una o más peticiones de un ciudadano o empresa con el objeto de iniciar la acción del órgano administrativo al que se dirige para satisfacer una o más pretensiones con fundamento de derecho subjetivo o un interés legítimo. Las partes de que se compone son: Inicio Contenido Final Nombre y apellidos del solicitante o representante. Expone. Medio preferente. Solicita. Lugar de notificación. Número del DNI o NIF del solicitante. Complementos. Localidad y fecha de la solicitud. – Documentos requeridos – Datos e informaciones Firma o rúbrica del solicitante. Identificación del órgano.

4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas Declaración Partes: La declaración es el documento por el que tanto las personas físicas, jurídicas y otras organizaciones manifiestan la autenticidad de unos hechos ante los organismos públicos.

4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas La carta Tanto la Administración como los ciudadanos pueden dirigirse recíprocamente comunicaciones a través de cartas. Ejemplos:

4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas B. Comunicaciones breves y de régimen interior Dentro de este apartado incluiremos aquellas cartas o escritos que contienen un asunto a tratar conciso o corto.  Principales tipos: Carta circular Saluda

4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas B. Comunicaciones breves y de régimen interior Nota interior Avisos y anuncios

4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas C. Medios físicos de la correspondencia comercial El sobre Es la cubierta donde se introduce la carta para su envío posterior. En él han de figurar los datos del destinatario, la persona a quien se envía la carta, los del remitente, la persona que la escribe, y el franqueo o el pago del servicio que se va a prestar mediante los sellos o estampillas.

4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas C. Medios físicos de la correspondencia comercial El sobre prefranqueado El código postal El papel La carta El certificado

Créditos: Autores del libro del alumno Gerardo Álvarez Alberto Cadiñanos Edición Estudio177.com, Rocío Orovengua León 24