Correspondencia.

Presentación del tema: "Correspondencia."— Transcripción de la presentación:

1 Correspondencia

2 CORRESPONDENCIA Trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos. Tiene variadas formas, con características especiales según la fuente de emisión, la intención de sus contenidos, estilos de mecanografiados y tramitación de su envió o despacho En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria.

3 Clasificación de Correspondencia
Destino Contenido Tramitación Puntuación Extensión Forma Públicas Privadas De Primera De Segunda Postal Telegráfica Abierta, Cerrada Mixta o corriente Cortas Medianas Largas La diferencia consiste en su redacción y presentación

4 Se elaboran un sin fin de documentos....
Es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas. Registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte papel, cintas, discos magnéticos, fotografías. DOCUMENTOS DE OFICINA Se elaboran un sin fin de documentos.... Desde análisis de resultados, balance general, memorandos, nominas, comunicados, Cartas, circulares, memorando, recibos, vales, minutas, presupuestos.

5 MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA
CIRCULARES: DA A COCOCER INTERNAMENTE ACTIVIDADES, NORMAS, DISPOSICIONES Y ASUNTO DE INTERES COMUN. MEMORANDO: SON COMUNICACIONES INTERNAS QUE SE UTILIZAN PARA INPARTIR INFORMACCION,ORIENTACIONES Y PAUTAS A LAS DEPENDENCIAS Y A LOS FUNCIONARIOS. ACTAS ADMINISTRATIVAS; DOCUMENTO EN LO QUE CONSTA LO SUCEDIDO, TRATADO Y ACORDADO EN UNA REUNION. MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA CONSTANCIAS: DOCUEMENTO ESCRITODE CARÁCTER PROBATORIO EN EL QUE SE DESCRIBEN HECHOS O CIRCUNSTANCIAS QUE NO REQUIEREN SOLEMNIDAD. CERTIFICADOS:DOCUMENTO PUBLICO O PRIVADO, DE CARÁCTER PROBATORIO, QUE ASEGURA LEVERACIDAD Y LEGALIDAD DE UN HECHO O ACTA SOLEMNE.

6 CARTA COMERCIAL: sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial. ESTRUCTURA EL ENCABEZAMIENTO El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. EL CUERPO El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión EL CIERRE El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo. En caso de anexos se indica el número de éstos. CARACTERISTICAS DE LA CARTA COMERCIAL NATURALIDAD: Expresar tono de lenguaje común, es decir sencillo y directo, conservando la elegancia. CLARIDAD: De fácil comprensión para el lector, evitando términos o vocablos rebuscados. Concisión o brevedad: Mensaje breve, evitar explicaciones ya dadas, enfocarse directamente al asunto. CORRECCIÓN: Cuidar la ortografía, la concordancia. ESTÉTICA: La carta debe estar bien presentada, hay que cuidar márgenes, los espacios y la limpieza. CORTESÍA: Trato agradable y cordial, la cortesía favorece para conseguir el mayor éxito de una empresa

7 Puntuación de una Carta Comercial
PARTES DE LA CARTA ENCABEZADO: nombre, dirección, fecha de día y lugar en el que se dirige. EXPOSICIÓN del asunto con los temas pertinentes DESPEDIDA: escribir el nombre en la parte inferior de la carta. FIRMA clara o también puede llevar su nombre Puntuación de una Carta Comercial POR SU PUNTUACIÓN:  ABIERTA: no lleva signos de puntuación en ninguna de sus partes componentes.  CERRADA: lleva signos de puntuación en cada una de sus partes o componentes.  MIXTA O CORRIENTE: combina los dos estilos. Extensiones de la carta Por su extensión: Cortas: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras. Medianas: cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200 palabras. Largas: cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas de un pliego. Mas de 300 son cartas de varios pliegos.

8 Correspondencia Carta Documentos De Oficina Carta Comercial Memorando

9 Memorándum Es aquel escrito que se utiliza para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción, disposición entre otros

10 Características: Carece de cortesía Presentación pulcra y ordenada
Serie de formatos Redacción breve y sencilla

11 Partes de un Memorándum
Nombre del documento: Es donde se coloca la palabra MEMORANDUM de manera centrada en página y en mayúscula. Referencia: Es el numero de memorando; esta numeración debe ser consecutiva. Fecha: Se escribe la ciudad y la fecha del envió del mismo. Encabezamiento: Este esta compuesto por el nombre del destinatario y el remitente, utilizando preposiciones como PARA y DE, respectivamente. Asuntos: Aquí se describe un texto no máximo de cuatro palabras y se refiere al contenido del memorando. Textos: En esta parte se redacta el tema o propósito del documento. Despedida: Esta parte es opcional; algunas personas la usan para colocar alguna frase de cortesía, por ejemplo atentamente. Remitente: Parte del documento que lleva los datos de quien envía el memorando. Iniciales: Se colocan las iniciales del remitente (Mayúscula) y del transcriptor (minúscula); dichas iniciales deben ser separadas por /.(MM/el)

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13 Correspondencia Combinada
Permite generar un documento con campos y modificar solo los datos variables sin que se altere la estructura general del documento

14 Elementos complementarios de la Correspondencia
Sobres es la cubierta de la carta y demás comunicaciones, cuya finalidad es protegerla de deterioro y facilitar su transporte. Los sobres de la correspondencia comercial, han de ser de la misma calidad del papel en que esta se escribe. ¿ Que es un sobre comercial? Es una cubierta que guarda y reserva documentos o comunicaciones escritas como ejemple la carta. Sobres Comerciales Microsoft Word nos brinda una herramienta valiosa para elaborar o imprimir sobres, lo que hace nuestro trabajo más fácil. Asistente para Sobres

15 Tipos de Sobres

16 GRACIAS