ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS 1.1 Presupuestos Operativos

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS Apuntes de Presupuestos Contenido 1.¿Qué es un presupuesto? 2.Importancia 3.¿Por qué fracasan los presupuestos? 4.Planificación y presupuestos 5.Control y presupuestos 6.Presupuesto maestro 7.Presupuesto operativo 8.Presupuesto financiero 9.Presupuesto de ventas 10.Presupuesto de producción 11.Presupuesto de materias primas 12.Presupuesto de la mano de obra 13.Presupuesto de los CIF 14.Presupuesto de los GAV 15.Estado de resultado proforma 16.Presupuesto de inversiones 17.Presupuesto de efectivo o caja 18.Estado de situación proforma 19.Apéndice: Pronósticos de ventas Fórmula de los Mínimos Cuadrados Fórmula del Coeficiente de Correlación

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS 1. ¿Qué es un presupuesto? Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas. Este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización. Es la expresión, en términos monetarios, de los planes de acción previstos y aprobados por la Dirección, para cada una de las actividades y áreas de la empresa, de forma que cada una de ellas quede representada por una partida presupuestaria. Es la consecuencia de un proceso formal de planeación.

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS Es la expresión detallada, valorada e integrada de los planes, metas y objetivos trazados por la empresa. Es el plan valorado que prevé los valores esperados de las variables y condiciones económicas y financieras de la empresa (operaciones y resultados deseados), para un tiempo futuro y determinado. Es un patrón a cumplir, que guía las acciones de una empresa. Es una herramienta fundamental del Control de Gestión.

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS 2. Importancia El presupuesto es la expresión cuantitativa de un plan de acción y una ayuda a la coordinación, a la ejecución y el control. Los presupuestos ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables. Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca. Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan concluido.

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis. Las lagunas, duplicaciones o sobre posiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto. Obligan a la planeación, proporcionan criterios de desempeño y fomentan la comunicación y la coordinación.

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS 3. ¿Por qué fracasan los presupuestos? La incapacidad de la dirección para comprender su sistema. Los directivos se preocupan por el detalle o tratan de controlar los factores equivocados. La falta de respaldo por parte de la dirección al sistema presupuestal. La dirección general no apoya a la actividad o no participa en esta con sentido. La incapacidad para entender la importancia crítica del papel de los presupuestos en el proceso administrativo. El compromiso excesivo del proceso presupuestal o la indebida dependencia en el mismo, es decir, tratar de sustituir el juicio por los presupuestos. Una ciega adhesión al presupuesto puede someter una empresa a una excesiva restricción, inhibiendo las innovaciones. La evaluación inadecuada entre productos y mercados.

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS 4. Planificación y presupuesto La planificación es aquella función de la administración que estudia por anticipado las situaciones futuras de una organización social, desde el punto de vista del "qué hacer". Mediante la planificación se logra decidir hoy lo que se “hará mañana". El estudio por anticipado de las situaciones futuras, implica una capacidad amplia para prever acciones que están por desarrollarse, implica también la toma de decisiones encaminadas a "darle cierta forma deseada", por último, conlleva una filosofía de utilización racional de recursos de todo tipo. El esfuerzo desplegado para planificar, y concretado en el uso de insumos, tales como horas - hombre, materiales, horas - máquina, se justifica si se piensa en las ventajas de tener claro los puntos hacia los cuales se quiere llegar; en la existencia siempre presente, de varios caminos alternativos para conseguir los fines y también en el hecho evidente que siempre existirá alguna alternativa que deje a todos conforme. La búsqueda constante de todas estas conjeturas, y de otras, es lo que conforma la naturaleza de la planificación.

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS 5. Control y presupuesto Control es aquella función de la administración que pone énfasis en la medición de los resultados históricos mediante la comparación de estándares y la acumulación de la experiencia, para que en una nueva planificación se corrijan las desviaciones detectadas. El control actúa después que una actividad ha sido planificada y ejecutada, por lo tanto, el control es ineficaz hacia el pasado, ya que éste no puede ser modificado. Si se tiene clara la dinámica administrativa, se debe recordar que su centro está constituido por el grupo humano, este es quien maneja todos los otros recursos, por lo tanto, el control actúa fundamentalmente sobre la acción de las personas y al hacerlo así, se está vigilado el cumplimiento de actividades o tareas, que es lo que en última instancia interesa. El control de las actividades se ejerce a través de las personas.

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS 6. Presupuesto maestro El presupuesto maestro es un estimado, cuidadosamente elaborado, de las operaciones futuras de una empresa con base a las expectativas que tiene la administración de la misma, considerando las ventas, costos asociados, niveles de producción y otras transacciones financieras consideradas, las que en su conjunto, llegan a conformar básicamente un Estado de Resultados Proforma, un Balance General (o Estado de Situación) Proforma y un Presupuesto de Caja. La Administración no concibe al presupuesto maestro como un pronóstico o programa parcial, sino como un plan de trabajo de la empresa, que abarca todas sus áreas y actividades, con intervención de los niveles jerárquicos correspondientes, que coordinan los presupuestos parciales de cada sector o función, y que permiten su agrupamiento en dos grandes categorías de presupuestos: operativos y financieros.

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS 7. Presupuesto operativo Son aquellos que incluyen la presupuestación de todas las actividades para el período en consideración, y cuyo contenido se resume en un Estado de Resultado Proforma.

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS 8. Presupuesto financiero Son aquellos que reflejan las decisiones financieras de la empresa e incluye el cálculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el estado de situación o balance general proforma.

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS 9. Presupuesto de ventas El presupuesto de ventas es el primer componente de un presupuesto operativo. Esto se debe a que las ventas afectan a todas las otras partes del presupuesto principal. El presupuesto se desglosa por producto, lugar, densidad de clientes y los comportamientos estacionales de las ventas. Esto provee un plan tanto para las ventas al contado como las ventas a crédito. La base de un presupuesto de ventas es el precio de venta por unidad a ser vendida, multiplicado por la cantidad. Un presupuesto de ventas es planificado en función de la competencia, el material disponible, los costos de distribución, los controles del gobierno y el ambiente político.

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS Formato referencial ( * ) (*) Dependiendo de la naturaleza o de las características de la empresa se debe diseñar un modelo apropiado, que cumpla con las exigencias de los formuladores presupuestarios.

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS 10. Presupuesto de producción Una vez que se ha desarrollado el presupuesto de ventas, se procede con el presupuesto de producción. Este muestra cuántas unidades de cierto producto debe producir la empresa para satisfacer las demandas de las ventas, así como las demandas del inventario final de la empresa. El presupuesto de producción se basa en dos aspectos principales: el primero es el inventario y el segundo es la meta de ventas que la empresa se proponga. Es importante destacar que sólo las empresas de manufactura hacen presupuestos de producción.

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS Formato referencial ( * ) (*) Dependiendo de la naturaleza o de las características de la empresa se debe diseñar un modelo apropiado, que cumpla con las exigencias de los formuladores presupuestarios.

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS 11. Presupuesto de materias primas El presupuesto de materias primas se refiere únicamente a los materiales clasificados como directos, los materiales indirectos se consideran en el presupuesto de costos indirectos de fabricación. El presupuesto de producción permite al departamento de compras, conocer los requerimientos de material para cumplir con la producción estimada considerando los inventarios iniciales y finales del producto terminado. El departamento de compras deberá considerar también los materiales con los que se iniciará el período puesto que dicha cantidad de materiales ya no será necesaria adquirirla. Además, se deberá considerar la cantidad de materiales con los que se espera terminar el periodo, para adquirir dicha cantidad adicional. Por lo tanto, dicho departamento deberá estimar el inventario inicial y final de materiales para cada periodo. Con este presupuesto, el área de producción y compras podrán estructurar y planificar las actividades necesarias para contar siempre con materia prima disponible, sin saturar la capacidad de almacenamiento y sin elevar los costos de dicho almacenamiento.

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS Formato referencial ( * ) (*) Dependiendo de la naturaleza o de las características de la empresa se debe diseñar un modelo apropiado, que cumpla con las exigencias de los formuladores presupuestarios.

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS 12. Presupuesto de la mano de obra El costo de la mano de obra directa es aquel costo relacionado a la fuerza laboral que se asocia directamente al proceso de producción del objeto de costo. Si la firma conoce el número de unidades a producir (presupuesto de producción) en un periodo determinado y otros elementos como los tiempos de procesamiento y las tarifas salariales por colaborador, se puede estructurar el presupuesto de mano de obra directa.

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS Formato referencial ( * ) (*) Dependiendo de la naturaleza o de las características de la empresa se debe diseñar un modelo apropiado, que cumpla con las exigencias de los formuladores presupuestarios.

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS 13. Presupuesto de los costos indirectos de fabricación Los CIF representan el conjunto de costos relacionados al objeto de costo que no pueden asignarse de manera directa o plenamente identificable, por lo que es necesario prorratearlos entre las unidades manufacturadas. Pueden estar constituidos por la mano de obra indirecta (supervisores de producción), materiales indirectos, el costo del mantenimiento de la maquinaria, el arriendo de las instalaciones de producción, seguros de la fábrica, depreciación de la maquinaria, etc.

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS Formato referencial ( * ) (*) Dependiendo de la naturaleza o de las características de la empresa se debe diseñar un modelo apropiado, que cumpla con las exigencias de los formuladores presupuestarios.

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS 14. Presupuesto de los GAV La empresa debe considerar dentro del presupuesto operativo aquellos gastos que no forman parte del costo del producto pero que son necesarios para su funcionamiento: logística, administración, ventas o comercialización, promoción y distribución del producto, el control de las finanzas, etc. Estos gastos se clasifican en Gastos Operativos y Gastos Financieros. Gastos operativos: gastos de administración y gastos por venta. Gastos financieros: representan el costo de adquirir financiamiento y gastos relacionados con el.

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS Formato referencial ( * ) (*) Dependiendo de la naturaleza o de las características de la empresa se debe diseñar un modelo apropiado, que cumpla con las exigencias de los formuladores presupuestarios.

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS 15. Estado de resultado proforma El estado de resultado proyectado es un documento complementario al estado de situación presupuestado, en el cual se informa de manera detallada y ordenadamente como se obtendrá la utilidad del ejercicio proyectado. Acabados los presupuestos anteriores, es posi­ ble formular el estado de resultados proforma, luego de calcular algunas cifras adicionales. Esto permitirá establecer si los planes son o no satisfactorios desde el punto de vista de las utilidades.