Sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA - MEF

¿Que es el SIGA? Es un aplicativo informático que contribuye al ordenamiento y simplificación de los procesos de la Gestión Administrativa en el marco de las normas establecidas por los órganos rectores. Así mismo permite obtener información precisa y oportuna para la toma de decisiones respecto a movimientos de los bienes y servicios que se manejan en el Estado. El Sistema recoge la normatividad vigente de cada uno de los Órganos Rectores y de Control y promueve las buenas prácticas, el orden en el uso de recursos públicos y la transparencia. Cuenta con interfaz con el SIAF, generando interfaz de Certificación, Compromiso Anual y Compromiso Mensual, también se puede realizar cargas de metas aprobadas, Marco PIM, PCA, PIA, entre otros.

Antecedentes del SIGA Entre los años se formó un equipo de trabajo multisectorial (PCM, CONSUCODE, MEF, CGR, SBN), con el objetivo de integrar programas de soporte informático de los sistemas administrativos (planillas, abastecimientos, control patrimonial, adquisiciones y contrataciones). Es un sistema desarrollado por el Ministerio de Economía y Finanzas, cuya finalidad era desarrollarlo en etapas. En el año 2000 – 2002 se desarrolló la 1ra versión del Módulo de Logística y la 1ra versión del Catálogo de Bienes y Servicios. Iniciando su implantación el año 2002 con 14 Ues piloto de diferentes sectores. En el año 2004 se implementó las interfaces con el SIAF ( Módulo de Logística y Control Patrimonial). Se empezó con la implantación de 204 Entidades del sector salud (98%).

FLUJOGRAMA DE PROCESOS LOGÍSTICOS EN EL SIGA |

MÓDULOS DEL SIGA Módulos del SIGA Módulo de Logística – ML Módulo de Patrimonio – MP Módulo de Presupuesto por Resultados – SIGA PpR Módulo de Tesorería Modulo de Bienes Corrientes Módulos complementarios Módulo Administrador Módulo de Configuración Módulo de Utilitarios

Módulo de Logística – ML

Estructura Modular del Módulo de Logística  PROGRAMACIÓN Cuadro de Necesidades por Centro de costos Presupuesto de Compras Proyecto de Presupuesto de Bienes y Servicios Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC) Inicial y Reprogramado  PEDIDOS Registro del Pedido Pedidos pendiente de Compra Consolidación de Pedidos Requerimiento de compras Autorización de compras

 ADQUISICIONES Cuadro de Adquisición Orden de Compra(Interfase Siaf) Orden de Servicio(Interfase Siaf)  ALMACENES Entradas al Almacén Atención de Pedidos Inventario Inicial de Almacén Kardex de Almacén Inventario Físico de Almacén Proceso de Pre-Cierre Mensual Carga del Consumo Histórico (PECOSAS) al Cuadro de Necesidades Estructura Modular del Módulo de Logística

ACCESO AL SIGA

MODULO DE LOGÍSTICA

Sub Módulos del SIGA LOGÍSTICA

Sub Módulo Tablas Esta opción permite el registro de los datos básicos a las tablas principales del módulo de logística.

Sub Módulo Programación Aquí se podrá administrar y controlar el cuadro de necesidades, el techo presupuestal y el plan anual de obtención.

Sub Módulo de Pedidos Permite realizar el registro, autorización de los pedidos y registro de gastos generales.

Sub Módulo Procesos de Selección – (Contratos) Procesos de selección: Esta opción comprende la generación de contratos.

Sub Módulo Adquisiciones Adquisiciones: Permite la generación de las órdenes de compra y servicio, devengados y el control de fases de las órdenes.

Sub Módulo Almacenes Realiza el control de los ingresos al Almacén, Atención de Pedidos, Consultas de PECOSAS, Transferencias en Almacén, Inventario Inicial y el Inventario Físico del Almacén.

Sub Módulo Utilitarios Permite la ejecución de Scripts, consulta de transacciones en el SIGA, entre otros.

Sub Módulo Gestión Presupuestal Realiza la carga del Marco y afectación presupuestal. Asimismo, el seguimiento de la certificación.

REGISTRO DE TABLAS

Carga de Catálogo Institucional

¿Qué busca el catalogo de bienes y servicios? Estandarizar un solo criterio de compra (Clasificadores de Gasto) y de procesamiento (Cuentas Contables PECOSAS). Establecer un estándar determinado por el Catálogo la SBN.

Personalizar el Catálogo Institucional

Registro de Precios

Registro de Sedes

Registro de Tareas

Registro de Personal

Registro de Centro de Costo

Carga de Tareas

Registro de Proveedores

Registro de Marcas

Carga de Metas En el SIGA la carga de metas se realiza bajo las opciones: 1. Para ejecución - La carga de metas se realiza desde el SIAF mediante interfaz. 2. Para el Cuadro de Necesidades - Para la Fase Requerido se realiza de dos formas: Copiando las metas aprobadas del ejercicio anterior. Cargando las metas desde un archivo TXT. - Para la Fase Programado Anteproyecto se realiza cargando las metas desde un archivo TXT. - Para la Fase Aprobado se realiza al igual que la Ejecución, se carga mediante interfaz.

CUADRO DE NECESIDADES

Cuadro de Necesidades Se constituyen un documento de gestión indispensable para la programación de las necesidades de bienes y servicios requeridos por las unidades orgánicas de toda institución del estado para la realización de las tareas, actividades y proyectos que darán cumplimiento al logro de los objetivos establecidos en sus respectivos Planes Operativos Institucionales durante el presente año fiscal; en armonía con el Presupuesto Institucional Aprobado, siendo sustento principal para la elaboración del Plan Anual de Contrataciones.

Importancia del Cuadro de Necesidades Toda Institución de estado debe realizar su cuadro de Necesidades – CN, donde se registrarán los bienes y servicios necesarios para el cumplimiento de sus funciones. El CN debe estar en función de las actividades desarrolladas en el Plan Operativo Institucional

Contenido del Cuadro de Necesidades BIENES: Se programarán todos aquellos bienes necesarios para el funcionamiento de los Centros de Costo, que se emplearán en cada año fiscal, tales como: útiles de oficina, suministro de equipos de cómputo, materiales de limpieza, licencias de software, combustible, alimentos, equipamiento, materiales de construcción, implementos de seguridad, vestuario, etc. SERVICIOS: Se programarán todos aquellos servicios necesarios para el funcionamiento de los Centros de Costo, que emplearán en cada año fiscal, tales como: servicios de terceros, publicación de avisos en los diarios y revistas, servicios de impresión, servicios de atenciones oficiales, alquileres, mensajería, servicios públicos, mantenimiento de vehículos, reparación de bienes, etc.

Generar Planilla de Gastos Generales Programación de Gastos Generales

Generar Plantilla de Gastos Generales

Programación de Gastos Generales

Programación del Cuadro de Necesidades

REGISTRO DE PEDIDOS

Pedidos No Programados

Autorización de un Pedido

Generar Plan Anual de Obtención – PAO Actualizado

Certificación Presupuestal

Consolidación de Pedidos Registro de Pedidos Autorización del Pedido PAO Actualizado.- Consolidar los 4 pedidos en un solo PAO. Certificación Presupuestal

Pedido de Servicios

Generación de Orden de Compra

Almacén

Entradas al Almacén - OC

Kardex del Almacén

Entrada al Almacén - NEA

Pedido No Programado

Kardex del Almacén – Reporte Contable

Inventario Físico del Almacén

CONTRATOS

Registro de Contrato Proveniente de un PAO

Compromiso Anual del Contrato

Garantías del Contrato

Adelanto del Contrato

Adendas al Contrato