OBJETIVO Definir los aspectos que los auditores deben tener en cuenta antes, durante y después de los ciclos de auditorías para sacar mayor provecho a las mismas.

1. PLANEAR LA AUDITORÍA 1.1 El auditor debe considerar los siguientes aspectos antes de realizar el plan de auditoría: Objetivo y alcance de la auditoría. Criterios de la auditoría. Estructura del proceso que se va a auditar (caracterización, documentos del proceso, participantes, requisitos que aplican, indicadores, variables, acciones, etc.) Criterios de la Norma ISO 9001:2008 que va a verificar

1. PLANEAR LA AUDITORÍA 1.2 El auditor sabe hacer un plan efectivo de auditoría Para realizar las listas de chequeo es indispensable tener en cuenta: Qué actividades realizará, a quien se va a entrevistar, cómo se va a auditar. Qué seguimiento se le ha hecho previamente al proceso. Cuanto tiempo durará cada actividad. Qué temas se van a auditar.

1. PLANEAR LA AUDITORÍA 1.3 Al hacer la revisión preliminar de los documentos considera: La forma: Formatos, codificación, nombre, estructura y presentación. El fondo: Vigencia, objetivo, consistencia, claridad, suficiencia y cumplimiento de los criterios de la auditoría.

1. PLANEAR LA AUDITORÍA 1.4 El auditor sabe elaborar una lista de chequeo eficaz: Para elaborar las listas de chequeo se debe tener en cuenta el plan de auditoría que se ha elaborado. Es importante que realicen una lista de chequeo por cada actividad que se ha programado, incluyendo las entrevistas a los participantes para tener claridad de lo que se va a preguntar. Algunas fuentes que se pueden aprovechar para obtener mayor información del proceso son:

1. PLANEAR LA AUDITORÍA Fuentes de información para realizar auditorías: Entrevistas con algunos participantes. Observación de las actividades y del ambiente de trabajo. Documentos y registros del proceso. Revisión de indicadores y variables de control. No conformidades del proceso. Resultados de apadrinamientos. Auditorías previas. Informes de otras fuentes: retroalimentación del cliente, información de partes externas, calificación de proveedores, informes de auditorías anteriores, etc.

2. RECOGER EVIDENCIAS 2.1 El auditor tiene premisas tales como: Seguir las actividades de acuerdo con el ciclo PHVA para revisar la secuencia, las decisiones, las responsabilidades, los flujos y las interrelaciones. Seguir los registros para verificar implementación, cumplimiento, conformidad, desempeño y trazabilidad.

2. RECOGER EVIDENCIAS 2.2 El auditor se enfoca en lo relevante: Los riesgos. Los problemas. Las necesidades. Los requisitos.

2. RECOGER EVIDENCIAS 2.3 El auditor profundiza para verificar el grado de implementación y consistencia Las entrevistas son una herramienta eficaz para este efecto. Por lo tanto se debe: Planificar la entrevista. Presentar objetivo y alcance de la entrevista. Hacer preguntas abiertas. Resumir la información recibida. Hacer que el auditado esté cómodo. Documentar los resultados de la entrevista.

2. RECOGER EVIDENCIAS Realizar entrevistas a personas con niveles y funciones adecuadas que desempeñen actividades dentro del alcance de la auditoría. Realizar las entrevistas en horarios y lugares de trabajo habituales del entrevistado. La entrevista puede iniciarse pidiendo a la persona que describa su trabajo. Evitar preguntas que predispongan las respuestas. Agradecer a la persona entrevistada su participación y colaboración.

2. RECOGER EVIDENCIAS 2.4 El auditor sabe revisar la implementación de los documentos teniendo en cuenta: Lo vivido: registros, distribución, divulgación, capacitación, aplicación, conformidad, revisión, actualización, control de cambios y control de obsoletos. La técnica: examinar los documentos a nivel general y aplicar “zoom” a los aspectos que se consideren de mayor relevancia.

2. RECOGER EVIDENCIAS 2.5 El auditor sabe examinar los registros: El fondo: legibles, identificables y rastreables. Lo vivido: identificación, archivo, acceso, clasificación, preservación, retención y disposición. La técnica: representativa, al azar, de un intervalo de tiempo crítico, siguiendo la secuencia operativa del proceso, siguiendo el rastro de los registros previos y los precedentes.

2. RECOGER EVIDENCIAS 2.6 El auditor sabe observar los hechos y para ello determina: Qué ocurre. Dónde ocurre. Cuándo ocurre. Cuantas veces. Por qué ocurre. Cómo ocurre.

3. VERIFICAR LAS EVIDENCIAS El auditor: 3.1 Sabe que sólo son evidencias objetivas las que están soportadas en la verdad demostrable, recuperable e inobjetable. 3.2 Profundiza en la secuencia de causas de las no conformidades con el propósito de encontrar hallazgos de mayor envergadura e importancia. 3.3 Debe verificar que las evidencias estén soportadas mediante: declaraciones escuchadas, documentos leídos, registros examinados, hechos observados. 3.4 Verifica que las evidencias sean confiables: representatividad de la muestra (cantidad y frecuencia), objetividad e imparcialidad en la forma de seleccionar la muestra, confirmación de casos críticos, posibilidad de recuperar las evidencias.

4. IDENTIFICAR LOS HALLAZGOS El auditor: 4.1 Conoce y entiende los criterios de auditoría. 4.2 Sabe que puede agrupar varias evidencias para soportar un solo hallazgo. 4.3 Evalúa de manera objetiva las evidencias e identifica de forma precisa el criterio que se incumple. 4.4 Sabe que si hay varios criterios que se incumplen debe considerar el más crítico.

5. ELABORAR EL INFORME 5.1 El auditor sabe que al redactar bien los hallazgos debe: Incluir evidencia objetiva y explicar el criterio específico que se ha incumplido. Ser preciso en la información para evitar reprocesos en la elaboración del informe. Ser concisos, expresar los hallazgos brevemente. Facilitar al auditado la adecuada formulación de las acciones correctivas y preventivas a que haya lugar. El auditor sabe clasificar los hallazgos teniendo en cuenta la causa de los problemas o riesgos identificados.

6. HACER SEGUIMIENTO A ACCIONES PREVIAS 6.1 El auditor solamente cierra los hallazgos cuando: A través de evidencias recopiladas comprueba que las causas que generaron dichos hallazgos ya no existen. Se compruebe que se ha cumplido de forma eficaz con el objetivo propuesto en la acción. Se han ejecutado todas las actividades planeadas y no ha surgido ninguna modificación adicional. NOTA: En las conclusiones del informe de auditoría se debe especificar el estado de las acciones.

7. RETROALIMENTAR, MEJORAR EL SERVICIO Y MANTENER LAS COMPETENCIAS Una vez finalizado el ciclo de auditorías, el auditor debe: 7.1 Estudiar la retroalimentación formulada por los auditados y autoevaluar su prestación del servicio. 7.2 Formular acciones personales de mejora. 7.3 Analizar los resultados obtenidos y proponer mejoras generales al programa de auditorías. 7.4 Participar en el desarrollo de las acciones correctivas o preventivas que se requieran para mejorar el programa. 7.5 Solicitar capacitación y desarrollo continuo para actualizarse en nuevas técnicas para hacer más eficaces las auditorías internas.

AUDITORÍAS INTERNAS INICIO El plan de auditorias es aceptado. Entregar el informe al líder, al Coord. de Auditorías y guardar copia en la red Planear programa anual de auditorías NO SI Definir objetivo, alcance y criterios del programa Entregar listas de chequeo firmadas y evidencias recolectadas Preparar documentos de trabajo Realizar reunión de apertura Archivar registros Asignar los equipos de auditores por proceso Realizar encuesta de satisfacción con las auditorías Recolectar evidencias (tener en cuenta las listas de chequeo) Revisar documentos de soporte del proceso (Criterios y métodos) Evaluar al equipo Auditor por lo menos una vez al año Determinar hallazgos y conclusiones Elaborar plan de auditoría. Identificar e implementar mejoras al programa de auditorías Realizar reunión de cierre Enviar plan de auditoría firmado al Líder del proceso y una copia al Coord. de Auditorías Preparación de informe de auditorías FIN

I03S4 – AUDITORÍAS INTERNAS (VERSIÓN D) RESPONSABILIDADES DE LOS AUDITORES: Informar por escrito cambios que se realicen al programa de auditorías (grupo auditor y fecha de auditoría, cancelación de auditoría, fecha de entrega del informe, etc.) Tanto el auditor líder como el auditor acompañante (si aplica) son responsables de la ejecución de la auditoría. La responsabilidad de verificar que los procesos tomen las acciones es del proceso de Mejoramiento Continuo.

¡MUCHAS GRACIAS!