Remedio para juntas comunes Por Ricardo Hernández Sandoval 1:00

ÍNDICE Por qué buscar un tratamiento Por qué buscar un tratamiento Juntas Juntas Tratamientos Tratamientos Junta tipo Junta tipo

¿Por qué buscar un tratamiento? A medida que las personas ascienden de puestos el tiempo que pasan en juntas aumenta A medida que las personas ascienden de puestos el tiempo que pasan en juntas aumenta Si se estima una junta de una hora por día al año se tendrían unas 200 horas Si se estima una junta de una hora por día al año se tendrían unas 200 horas Si existe un retrazo de 10 minutos en cada una se tienen unas 33 horas al año desperdiciadas.

¿Por qué buscar un tratamiento? (2) Las juntas son las primer fuente para la transmisión de información y toma de decisiones Las juntas son las primer fuente para la transmisión de información y toma de decisiones Una encuesta realizada por una empresa de consultoría en comunicaciones de negocios reveló que más del 70% de los ejecutivos consideran que muchas de las juntas a las que asisten son una pérdida de tiempo. A pesar de ello, el 67% de quienes respondieron informaron que asistieron a más juntas que el año anterior (revista success) Una encuesta realizada por una empresa de consultoría en comunicaciones de negocios reveló que más del 70% de los ejecutivos consideran que muchas de las juntas a las que asisten son una pérdida de tiempo. A pesar de ello, el 67% de quienes respondieron informaron que asistieron a más juntas que el año anterior (revista success)

¿Por qué buscar un tratamiento? (3) Las juntas saludables propician un ambiente sano en las empresas Las juntas saludables propician un ambiente sano en las empresas Este tipo de juntas están son enfocadas a resolver un determinado objetivo Este tipo de juntas están son enfocadas a resolver un determinado objetivo Las juntas saludables ahorran tiempo, energía y dinero. Las juntas saludables ahorran tiempo, energía y dinero.

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¿Qué es una junta? Reunión de varias personas para tratar asuntos de interés común

Características de las juntas Formatos de junta Formatos de junta Cara a cara Cara a cara Videoconferencias Videoconferencias En línea En línea

¿Por qué hacer juntas? Intercambio de información Intercambio de información Toma de decisiones Toma de decisiones Presentación de resultados Presentación de resultados Solución de problemas Solución de problemas Combinar responsabilidades Combinar responsabilidades

Ventajas y desventajas Se obtienen diversas opiniones Proporcionan oportunidades de participación Se comparte información importante y actualiza a los grupos sobre la actividad de negocios Inspiran y motivan a los asistentes Aumentan las oportunidades para la interacción y desarrollo de redes entre los empleados Se conocen mejor a los compañeros de trabajo No sustituye a la acción Son un desperdicio de tiempo Son costosas Carecen de congruencia o progreso Son una forma de evitar la responsabilidad de la persona Desalientan la creatividad Aumentan la tensión de los empleados que ya tienen exceso de trabajo

¿Quiénes intervienen? Facilitador Asistentes Tomador de tiempo Apuntador Convocante ¿ ¿Quién es responsable de tener y mantener una junta SALUDABLE?

¿Quiénes intervienen? (2) Convocante: Persona que invita a la reunión Convocante: Persona que invita a la reunión Facilitador: Persona neutral con la responsabilidad de fomentar la participación, guiar y estimular la discusión, sugiere acercamientos y resume las decisiones Facilitador: Persona neutral con la responsabilidad de fomentar la participación, guiar y estimular la discusión, sugiere acercamientos y resume las decisiones Tomador de tiempo: Se asegura de que la junta y los participantes no se extiendan en tiempo más de lo destinado para este fin Tomador de tiempo: Se asegura de que la junta y los participantes no se extiendan en tiempo más de lo destinado para este fin Apuntador: La persona que toma nota de lo que se habla en la junta elaborando la minuta de la misma Apuntador: La persona que toma nota de lo que se habla en la junta elaborando la minuta de la misma Asistentes: Son los participantes de la junta y su papel es contribuir con ideas y expresar opiniones Asistentes: Son los participantes de la junta y su papel es contribuir con ideas y expresar opiniones

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Retrazo de asistentes Sin estructura Muy larga Inasistencia de la gente clave Sin un propósito Desigual participación Inadecuada facilitación Uso Inadecuado de tecnología Salidas antes de tiempo Asistentes durmiendo Síntomas de una junta no saludable

Pérdida de tiempo/dinero/talento Consecuencias en lo laboral Enfrentar más y más juntas Poca participación Resultados negativos 1212 Efectos ocasionados por una junta no saludable sin tratamiento

Prescripción para retrazo de asistentes Siempre, siempre inicia a tiempo Envía un correo electrónico poco tiempo antes de la junta para recordar el compromiso Efecto sillas Efecto premio

Prescripción para falta de estructura Una junta-un objetivo, mantiene el control Elabora una agenda con límites de tiempo CAT-PET-CAT (Comienza a tiempo, permanece en tema, concluye a tiempo) Ten una sola persona a cargo Limitar las distracciones (celulares) Tapar las bocas de los platicadores

Prescripción para juntas muy largas Estar preparado Distribuir material por anticipado La agenda y tomador de tiempo son esenciales Especifica la duración de la junta antes de su inicio Proporciona resúmenes escritos sobre lo que se habla para evitar la toma de notas Realiza prueba de las tecnologías antes de que la junta inicie

Prescripción para juntas sin propósito Puntualiza los objetivos de la junta al inicio y expóngalos al final para saber si se cumplieron Pregúntate a ti mismo el por qué de esta junta Que los participantes voten sobre los puntos de la agenda Ten una agenda

Prescripción para falta de asistentes Se flexible (Hora/lugar) Da aviso y seguimiento de la hora de la junta Usa correo electrónico, memos o llamada para recordar Facilita el lugar de acuerdo a la gente clave Otorga diferentes roles a la gente

Prescripción para desigual participación Camine alrededor de la mesa y solicite participación Ponga las sillas en forma estratégica Use un facilitador Apoya las diferentes formas de pensar No influir en la opinión de los demás Usar casos hipotéticos que involucren a asistentes Evitar el que siempre participa y todo sabe dejando actuar al grupo o propiciando que cada miembro opine sobre lo que se dijo

Prescripción para malas facilidades Piensa anticipadamente (qué será necesario) Considera el número de participantes, tamaño del salón, luz, número de sillas, accesibilidad Determine el equipo y materiales necesarios Familiarícese con las características del salón Considere la temperatura del lugar

Prescripción para mal uso de tecnología Cheque el equipo antes de iniciar la junta Tenga listo múltiples formatos para la presentación (diferentes dispositivos) Si no se conoce la tecnología no practique en ese momento Solo use lo más confortable Hable a los departamentos de TI para que operen el equipo Revisa todas tus diapositivas antes de iniciar la junta

Prescripción para salidas previas Evite juntas en la hora de la comida o al fin del día Proporcione algunos refrigerios Organice la agenda de tal manera que mantenga a todos en la junta Coloque las sillas de forma que quienes salgan temprano pasen enfrente del facilitador Dé responsabilidades a quienes salgan temprano

Prescripción para asistentes dormidos Asegúrate de que la junta es necesaria Analiza que si los asistentes seleccionados son los que deben estar en la junta Ten presente la temperatura del lugar No tengas juntas justo después de comer Presentación esperada al final Evitar los problemas individuales Eliminar redundancias Marcar puntos con carga negativa

Efectos secundarios Mejor apoyo por parte de los jefes y del equipo Mejor apoyo por parte de los jefes y del equipo Menos tiempo usado en juntas Menos tiempo usado en juntas Sentimientos positivos acerca de que el tiempo fue usado productivamente Sentimientos positivos acerca de que el tiempo fue usado productivamente Más tiempo para que los empleados usen su tiempo positivamente Más tiempo para que los empleados usen su tiempo positivamente

Junta Corta 5:00 Chequeo inicial 5:00 Chequeo inicial 40:00 Problema 40:00 Problema 10:00 Asuntos generales 10:00 Asuntos generales 5:00 Chequeo final 5:00 Chequeo final

Junta Larga 5:00 Chequeo inicial 5:00 Chequeo inicial 25:00 Problema 1 25:00 Problema 1 25:00 Problema 2 25:00 Problema 2 10:00 Receso 10:00 Receso 25:00 Problema 3 25:00 Problema 3 10:00 Asuntos generales 10:00 Asuntos generales 5:00 Chequeo final 5:00 Chequeo final

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Junta tipo Facilitador Asistentes Tomador de tiempo Apuntador Convocante

Orden del Día 1:00 Chequeo inicial 1:00 Chequeo inicial 2:00 Explicación del problema 2:00 Explicación del problema 6:00 Lluvia de ideas 6:00 Lluvia de ideas 2:00 Planeación 2:00 Planeación 1:00 Chequeo final 1:00 Chequeo final

Buena suerte en tu próxima junta Buena suerte en tu próxima junta

Fuentes Barnes, Linda, et al. The cure for the common meeting. USDA Grad School Executive Leadership Program. Agosto Taller de comunicación interpersonal. Núcleo 3: Manejo de coloquios. ICE-U.Z. Febrero-Marzo Díaz, Alberto. Como conducir juntas. Limusa Presentación para manejo de juntas de la materia de Desarrollo de Habilidades Directivas.