PROTOCOLO PARA EL PROCESO DE MONITOREO Y ASISTENCIA TÉCNICA Pautas generales para la elaboración del plan de monitoreo, desarrollo y reporte de las actividades de monitoreo y asistencia técnica. 26.11.2018

Contenido Proceso de actualización de información del estado de infraestructura educativa Estrategia de monitoreo Actividades de un monitor Elaboración del Plan de monitoreo Ejecución del monitoreo y Asistencia Técnica (AT) Seguimiento de la AT y registro de fichas Protocolo de comunicaciones

Proceso de actualización de información del estado de infraestructura educativa Antecedentes: 70% del padrón de locales el 2018 Ejecutado por el INEI durante el 2013 Alcance 42 mil LLEE. Censo de Infraestructura Educativa 2014 (CIE) En octubre y diciembre de 2017, la DIGEIE solicitó a los GR, que a través de la DRE y las UGEL Solicitud a GR/GL para actualización de locales educativos no censados Problemática actual Ninguna región tiene un déficit de información menor al 10% de sus locales educativos Ejercicio de ordenamiento territorial Las regiones más críticas tienen por encima de un 40% de déficit de información de sus locales educativos 3

Levantamiento de información descentralizada Proceso de actualización de información del estado de infraestructura educativa Objetivo: “Actualizar la información del estado actual de infraestructura educativa de todos los locales educativos donde funcionan instituciones educativas escolarizadas de gestión pública de educación básica regular, educación básica especial, educación básica alternativa y educación superior no universitaria”, con énfasis en aquellos de los que no se cuenta con información del estado de su infraestructura. Levantamiento de información descentralizada Actualización de la información del estado de Infraestructura con la información recibida Proceso de re priorización de los locales educativos. Validar información con autoridades locales y/o regionales. Ejercicio de ordenamiento territorial Se diseñó instrumentos simplificados para el recojo de la información (directores) Se genera una estrategia de monitoreo.

Proceso de actualización de información del estado de infraestructura educativa ¿Qué instrumentos se diseñaron para los directores? Ficha para el recojo de información de infraestructura educativa en PDF. Aplicativo Web donde se deberá registrar la información de la Ficha: http://tigob.pe.stem.arvixe.com/fichadiplan/Default.aspx Video instructivo: https://youtu.be/-WeZv38q960 ¿Cómo se ha transmitido la solicitud de información? Mediante Oficios a las Direcciones Regionales de Educación. Las DRE comunicarán a las UGEL para la difusión del requerimiento de actualización de la información. ¿Cómo se garantiza el recojo? Mediante la estrategia de monitoreo y asistencia técnica. Ejercicio de ordenamiento territorial

Monitor In situ (local) Estrategia de monitoreo y asistencia técnica Monitor In situ (local) Monitor a distancia Coordinador Equipo Territorial MINEDU (Coordinador territorial, PREVAED, etc.) - Organización, asistencia técnica y seguimiento nacional. Coordinador (nacional) - Colaboradores clave: ubicación de locales educativos, rutas de acceso, así como del trabajo operativo de los directores(as). Ejercicio de ordenamiento territorial DRE/UGEL Colaboradores clave para: diseño del plan de monitoreo, acceso a medios de difusión masiva, espacios de reunión.

Estrategia de monitoreo y asistencia técnica MINEDU DRE UGEL II.EE DIPLAN Estrategias PARA aplicar la FICHA DE INFRAESTRUCTURA de situación de locales escolares Monitor a distancia Monitor in situ Ejercicio de ordenamiento territorial

Locales Escolares SIN información de la infraestructura educativa Estrategia de monitoreo y asistencia técnica Monitoreo in situ Aliados estratégico: Especialistas de infraestructura, Equipos territoriales de la UGEL, Director de DRE/UGEL Organiza Implementa Brinda asistencia técnica Registra fichas Aplica fichas Valida información Realiza el seguimiento Directivos de IE e IEES Reportes e Informes en tiempo real a IE Locales Escolares SIN información de la infraestructura educativa DRE/UGEL FOCALIZADA Aplica y Registra fichas. Aplica y entrega ficha a monitor in situ. BASE de DATOS Ficha de Infraestructura de la situación de locales escolares Monitores in situ Aplicativo web Apoyo técnico Coordinadoras Nacionales Especialistas DIPLAN y DISAFIL Ejercicio de ordenamiento territorial

Estrategia de monitoreo y asistencia técnica ¿De qué herramientas dispondrán todos los monitores? Ficha para el recojo de información de infraestructura educativa en PDF. Un usuario y acceso de prueba para el Aplicativo Web: http://tigob.pe.stem.arvixe.com/fichadiplan/Default.aspx Formato de registro de asistencia técnica para la atención de los directores. BD con las IIEE focalizadas para el registro de la información sobre el estado de la Infraestructura Educativa. Directorio de las IIEE y del personal en territorio del Ministerio de Educación. Siempre tenerlo en USB

Elaboración del Plan de Monitoreo Actividades de un monitor ① ② ③ Elaboración del Plan de Monitoreo Ejecución del monitoreo y Asistencia Técnica (AT) Seguimiento de la AT y registro de fichas Se hace de conocimiento a los directores del proceso de actualización de la información (ya sea por medios masivos de la UGEL u medios personalizados. Se presta asistencia técnica a los directores sobre el registro en el aplicativo. Se realiza talleres/reuniones de inducción. Se valida si con la asistencia técnica el director ha procedido a completar el registro de la información. Se realiza retroalimentación de los directores Se realizan visitas para validación. Se registra la información remitida en físico por los directores. Etapa de validación de información y planificación de actividades. Se desarrolla con el apoyo de la UGEL (local)

1. Elaboración del Plan de Monitoreo Objetivo: Elaborar el plan a realizarse en el marco de la actividades del monitoreo y asistencia técnica. Este plan debe incluir la estrategia de difusión de todos los monitores, así como la planificación de visitas y la programación de las reuniones/talleres de asistencia técnica (para los monitores in situ) Aliados estratégicos ① ② ③ Presentación con el Director de la UGEL Acercamiento a los especialistas de UGEL y al equipo territorial MINEDU Elaboración del plan de monitoreo El plan debe incluir: Mapa de IIEE y planificación de visitas Estrategia de difusión: medios identificados y acciones para implementar la campaña de difusión. Programación de reuniones de AT. Cronograma de todas las actividades. La presentación del monitor se dará en el marco de los Oficios remitidos a la DRE por DIGEIE y/o comunicaciones de DIPLAN directamente a las UGEL Validar base de datos de locales educativos y directorio de las UGEL (podría ser especialista de estadística o infraestructura o patrimonio) ¿Qué validar?: IIEE activas, ubicación de las IIEE, información de directores en ejercicio de cargo, contactos. Identifica los medios de difusión de gran alcance de la UGEL (si es necesario acercarse a comunicaciones y/o imagen de la UGEL) para diseñar la campaña de difusión. La campaña debe incluir: actividades a realizarse e información de contacto del monitor.

2. Ejecución del monitoreo y Asistencia Técnica (AT) Objetivo: Implementación de la campaña de difusión y prestación de asistencia técnica para el registro de la información por parte de los directores. ① ② Implementación de la campaña de difusión Asistencia Técnica a directores La campaña de difusión se implenta mediante los medios identificados en el Plan. Individual Reuniones/talleres

Conocer a detalle todas las secciones de la FIcha 2.2. Proceso de Asistencia Técnica Instrucciones generales: Para brindar asistencia técnica, todo monitor debe: Registrar/identificar la información del local educativo y director, y Identificar la sección de la Ficha/aplicativo sobre la cual consulta el director. Conocer a detalle todas las secciones de la FIcha

2.2. Proceso de Asistencia Técnica

2.2. Proceso de Asistencia Técnica Predio Es una propiedad inmueble, que se compone de una porción delimitada de terreno. Importante! Un local educativo puede encontrarse en uno o más predios los cuales, pueden estan colindantes o no. Un local educativo puede compartir un predio con otros locales. Una IE (dentro de un local educativo) puede tener asignado en adición al predio donde se encuentra, un terreno sin construir (donde posteriormente se debería mudar). ① ② ③

Saneamiento Físico Legal 2.2. Proceso de Asistencia Técnica Saneamiento Físico Legal

2.2. Proceso de Asistencia Técnica

2.2. Proceso de Asistencia Técnica ¿Cómo registrar esta situación?

2.2. Proceso de Asistencia Técnica ¿Cómo registrar esta situación?

2.2. Proceso de Asistencia Técnica

2.2. Proceso de Asistencia Técnica ¿Cómo registrar esta situación?

2.2. Proceso de Asistencia Técnica ¿Cómo registrar estas situaciones?

2.2. Proceso de Asistencia Técnica Edificación Estructuras independientes o bloques separados por una junta de dilatación que responden independientemente a los esfuerzos generados por un sismo. Partes resistentes predominantes de una edificación que sirve de marco resistente y soporte de las cargas de gravedad y sísmicas (Columnas, vigas paredes y techos) Elementos estructurales ① Elementos no estructurales Partes de una edificación que no soportan cargas directas, como pisos, puertas, ventanas, etc. ②

2.2. Proceso de Asistencia Técnica Importante! Una edificación puede ser un aula sola, un baño, un pabellón completo, etc. Mientras se pueda identificar un sistema estructural diferente, el registro debe ser considerando eso. Edificación ① ②

Intervenciones en el Local Educativo 2.2. Proceso de Asistencia Técnica Intervenciones en el Local Educativo Módulos educativos Indicar si existen obras o inversiones en ejecución o culminadas en los últimos 5 años. Módulos de aulas o administrativos prefabricados existentes en el local educativo

2.2. Proceso de Asistencia Técnica Anexos:

2.2. Proceso de Asistencia Técnica Anexos: ① Este compromiso tiene como objetivo que de haber más de un director en el local educativo, se consigna en la ficha el estado de la infraestructura de todo el local. Puede ser un escaneado del gráfico realizado por el director o la fotografía de un plano que tenga el local educativo. Debe mostrar las calles circundantes y/o puntos de referencia. No requiere detalle de la distribución interna del local educativo. ② ③ Se registra sólo si se tiene algún informe de Defensa Civil o la UGEL 4 Panel fotográfico

2.2. Proceso de Asistencia Técnica Vía correo electrónico: ② ③ ① Revisión de la(s) consulta(s) remitida(s) vía el correo Absolución de la(s) consulta(s) y envío de la respuesta con solicitud de confirmación de recepción y solicitud de datos para el llenado del formato de no tenerse. Registro de consultas y/o incidencias en el formato brindado Vía telefónica: Toma de datos del director en el formato brindado Atención a la(s) consulta(s) del director Absolución de la(s) consultas del director Registro de consultas y/o incidencias en el formato brindado ① ② ③ 4

2.2. Proceso de Asistencia Técnica Formato de registro:

2.2. Proceso de Asistencia Técnica Ideas fuerzas finales: El llenado de la información se debe realizar en el aplicativo Web El acceso al aplicativo es por medio del código local. La ficha sólo se debe finalizar cuando se ha procedido al registro de toda la información del local educativo. En tal sentido, se recomienda que sólo un (01) director/subdirector realice el registro. El plazo para el recojo es todo lo que queda de noviembre hasta el final de diciembre.

Verificación semanal de los resultados de la AT 3. Seguimiento de la AT y registro de fichas Objetivo: Verificación de que las indicaciones brindadas por medio de la AT se implementaron y hubo un registro exitoso de información para el local educativo (ya sea por parte del director o del monitor). ① ② Verificación semanal de los resultados de la AT Se recibió ficha escaneada o en visita por director que no pudo acceder al aplicativo El monitor debe proceder al registro de la información de la ficha escaneada o recibida en la visita in situ. Estas fichas deberán ser enviadas también como parte de los productos finales de los monitores. Semanalmente, se validará si la lista de locales que se comunicaron para solicitar AT pudo finalizar exitosamente su ficha (a trevés de las coordinadoras). En caso de que se identifique casos donde no se completo el registro, se procederá a comunicarse con los directores.

Protocolo de comunicaciones Toda comunicación de asistencia técnica deberá registrarse en el formato brindado. Esto permitirá identificar comunicaciones previas de los directores. Toda comunicación de respuesta a los directores debe ser con copia al correo diplan1@minedu.gob.pe Las coordinadoras reportarán por semana los avances realizados por los monitores locales y a distancia. Los monitores a distancia utilizarán, en adición, el correo diplan5@minedu.gob.pe

Protocolo de comunicaciones – Las coordinadoras Sofía Rosa Romero Gutiérrez Correo electrónico: sofirom@hotmail.com Teléfono: 996 040 348 María Jesús López López Correo electrónico: majelopez25@yahoo.es Teléfono: 999 992 538

Anexos

Seguimiento de documentos vinculados al proceso Estrategia de monitoreo– Funciones de los monitores Monitor Local Monitor a distancia Seguimiento de documentos vinculados al proceso Difundir y realizar el seguimiento vía teléfono  y correo electrónico a la difusión, aplicación y registro del instrumento "Ficha del Estado de Infraestructura Educativa de Locales Escolares" a los directores de IIEE, en coordinación con los equipos territoriales de las diferentes intervenciones del MINEDU en la región, especialistas de patrimonio y/o de infraestructura de la UGEL u otro actor que llegue a la IIEE Difusión Asegurar el cumplimiento de la aplicación y registro de los locales escolares sin información por parte de los directores de IIEE a través de: llamadas telefónicas, visitas in situ, talleres de inducción, entre otros. Ejercicio de ordenamiento territorial Reportar a DIPLAN el avance del recojo y asistencia técnica (vía las coordinadoras nacionales) Organizar procesos de inducción y de asistencia técnica para directores de locales escolares focalizados o que lo requieran

Procentaje (%) de LLEE por región sin información

Proceso de asistencia técnica – Formatos de respuesta Vía telefónica: Presentarse amablemente al director. Consultar si: ¿es la primera vez que se comunica con el monitor de asistencia técnica por medio de esta línea? Si la respuesta es afirmativa, solicitar los datos consignados en el formato de registro: código local, institución educativa, etc. Si la respuesta es negativa, consultar por el código local en el formato de registro y confirmar sus datos y última asistencia. Recoger su consulta o inquietud. Dar solución a la consulta Culminar la comunicación agradeciendo al director y enfatizando que ante otra duda puede volver a comunicarse.