TRÁMITE, CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO. ARCHIVOS TRÁMITE, CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO. UNIDAD DE TRANSPARENCIA

« Es aquello que refleja el trabajo y fin de la institución» Organización Documental Documento: Cualquier registro sobre el ejercicio de las facultades o las actividades de los S.O. y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. « Es aquello que refleja el trabajo y fin de la institución» Tradición Contenido Originales 1.- Esenciales No originales 2.- Enlace Marginales

1.- Solicitud R= Expediente. 2.- Respuesta Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o tramite de una dependencia o entidad. Características esenciales de un expediente: Ordenado. (secuencia histórica del proceso admvo). Tratar un mismo asunto. Foliado de hojas. (color rojo)

Marco Legal Ley General de Archivos ( 15 /06/ 2018) Ley de Archivos del Estado de San Luis Potosí ( 20 /10/2012) Lineamientos Generales para la Gestión de Archivos del Estado. (14/02/2013 funciones de la Coordinación de Archivos ) Reglamento del Comité Técnico de Archivos del Estado (22/11/2014 Órgano consultivo del SEDA SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS) Guía General para Expurgo Documental y el Descarte Bibliográfico en los Archivos de Trámite y Concentración.(01/03/2016) Guía para la salvaguarda de documentos en circunstancias de riesgo (versión borrador por el AGN ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN) Manual de Organización Archivística de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública del Estado y Municipios DOF 31/01/09 Lineamientos para la Organización y Conservación de archivos 4/05/16

Ley General y Estatal de Transparencia Los sujetos obligados deberán documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones. Art. 18. Se presume que la información debe existir si se refiere a las facultades, competencias y funciones que los ordenamientos jurídicos aplicables otorgan a los sujetos obligados. Art. 19

Archivo: Conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por los SO en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte, espacio o lugar que se resguarden. TRÁMITE CONCENTRACIÓN HISTÓRICO

Tipos de Archivo CONCENTRACIÓN: HISTÓRICO: TRÁMITE Al integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de los sujetos obligados; CONCENTRACIÓN: Al integrado por documentos transferidos desde las áreas o unidades productoras, cuyo uso y consulta es esporádica y que permanecen en él hasta su disposición documental; HISTÓRICO: Al integrado por documentos de conservación permanente y de relevancia para la memoria nacional, regional o local de carácter público;

Instrumentos de Control y Consulta Archivísticos. Los SO deben contar con instrumentos de control y de consulta archivísticos conforme a sus atribuciones y funciones, manteniéndolos actualizados y disponibles; como son: I. Cuadro General de Clasificación Archivística Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad.

Criterios de identificación Fondo: Es el conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica. Sección: Es cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables. Serie: Es la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico.

Esquema de Clasificación Institución Dirección Materia o asunto en especifico

Instrumentos de Control y Consulta Archivísticos Catálogo de Disposición Documental. ( CADIDO) Registro General y sistemático en el que se establecen: Valor Documental Plazos de Conservación Vigencia Documental Clasificación de Reserva o Confidencial y Destino Final. Éste instrumento, tiene como base el ciclo vital del documento, que comprende desde la creación del mismo, como resultado de una actividad de gestión o trámite administrativo, hasta el momento en el que se resuelve su eliminación o su conservación definitiva, permitiendo, que en cada etapa la documentación sea manejada de forma racional y accesible. Se sustenta en el CGCA, siendo la serie documental la unidad básica de registro desde la cual se determinan los valores y vigencias.

La importancia del CADIDO Facilita el control y acceso a los documentos, a través de los tiempos de guarda establecidos para cada una de sus etapas en los archivos que les corresponda. Permite identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por sus características pueden eliminarse en el archivo de gestión evitando ser transferidos al Archivo de Concentración. Regula las transferencias de los documentos en sus diferentes fases de archivo. Garantiza la correcta valoración, selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. Permite que se proporcione un servicio correcto y eficiente en los archivos, a fin de facilitar la obtención y acceso a la información pública.

Valoración Documental «Es aquella acción que ayuda a expurgar, depurar, seleccionar y a disponer de las series documentales de la institución.»

Archivo de Concentración En los Servicios de Salud de San Luis Potosí, se han establecido los siguientes plazos de acceso, transferencia, conservación o destino final de la documentación en original. Valores Documentales Vigencia documental Archivo de trámite Archivo de Concentración Vigencia Completa Administrativo 5 años 10 años 15 años Contable y/o Fiscal Legal y/o Jurídico

Criterios de Valoración Primario: Documento nace con un propósito (admvo, legal fiscal…) mientras el propósito establezca una fuerza en el cumplimiento de lo que expresa su texto, es decir, defienda derechos, exija obligaciones, certifique, comunique etc., este documento sigue vigente. Secundario: Se aplica a los expedientes que han terminado su vigencia operativa, pero su caso continuo y existe un plazo de retención precautorio, al adquirir un carácter científico o cultural. VALOR PRIMARIO VIGENCIA OPERATIVA VALOR SECUNDARIO ARCHIVO DE TRAMITE VIGENCIA CULTURAL ARCHIVO DE CONCENTRACION ARCHIVO HISTORICO BAJA DOCUMENTAL

Catálogo de Disposición Documental

Vigencia Documental Vigencia Es la que permite determinar el destino final de los documentos. Consiste en: “Seleccionar en los archivos de trámite o concentración aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico”.

Baja Documental «Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos.»

Transferencias «Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración(transferencia primaria), y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico(transferencia secundaria) «.

Inventarios Suma de las transferencias primarias = Inventario General Descripción exacta y precisa de todo el material que conserva un archivo, sirve para dar constancia de la documentación guardada. *Sirve para controlar y supervisar la existencia documental.

Ejemplo de Inventarios

Plazos de Conservación. PERÍODO DE GUARDA de la documentación en los archivos. Consiste en la combinación de la vigencia documental, el término precautorio, el período de reserva en su caso, y los períodos adicionales establecidos en lineamientos o normas.

Expurgo Documental en Archivos de Trámite y Concentración. Consiste en el retiro de objetos innecesarios,  material contaminante y documentos duplicados idénticos, fotocopias, folios en blanco (hojas y formatos en blanco) y de  documentos de apoyo (boletines, carteles, diarios, folletos,  periódicos, revistas y libros) que no formen parte del asunto  de los expedientes en los archivos de gestión o de oficina. Aplica a la unidad documental denominada expediente, así como a los documentos sueltos o agrupados según su tipo. Esta acción se efectuará en los archivos de trámite, de forma cotidiana y sistemática durante el proceso de integración y foliación de los expedientes, o al término de la utilidad de los documentos.

Aplica a la unidad documental denominada  expediente, así como a los documentos sueltos o agrupados según su tipo. Esta acción se efectuará en los archivos de  trámite, de forma cotidiana y sistemática durante el proceso de integración y foliación de los expedientes, o al término de  la utilidad de los documentos.  Algunos ejemplos:   Ejemplares múltiples: copias, fotocopias y copias de  conocimiento, (excepto cuando la copia sea el único  ejemplar con el que cuenta el expediente y que por la  naturaleza del asunto de que se trate, deba conservarse).   Controles internos:   Agendas   Minutarios `   Registros y volantes de control de correspondencia y de   Llamadas telefónicas   Memorandos, circulares y avisos generales, cuando no  formen parte de un expediente   Copias de vales de almacén   ETC….

Descarte Bibliográfico en los Archivos de Trámite y Concentración. Descarte bibliográfico o hemerográfico. También  denominado depuración. Consiste en la evaluación critica de  la colección, con vistas a retirar los libros, revistas, folletos,  catálogos y otros impresos, que por razones de uso, espacio  disponible u obsolescencia, no cumple con una función de  utilidad para los usuarios de la dependencia o entidad. Los documentos de carácter bíbliohemerográfico,  es pertinente aclarar que se trata expresamente de  documentos que no son insustituibles, ni singulares; sino  ejemplares múltiples, obsoletos o duplicados, de los que  existen o pueden existir colecciones completas o en  desarrollo, en diversas instituciones de servicio público  localizadas en el Estado de San Luis Potosí.

PROCEDIMIENTO PARA LA ELIMINACIÓN DE MATERIALES SIN VALOR  DOCUMENTAL Oficio de solicitud de eliminación -que el titular del área  generadora o custodia de la documentación elabora- dirigido al coordinador de archivos del ente obligado.   En algunos casos especiales, cuando el coordinador de archivos identifica la necesidad de eliminar documentos sin valor integrados a un inventario documental, lo comunicará al comité de información. De ser necesario, este coordinador  de archivos del ente obligado emitirá un dictamen de viabilidad.

RESUMEN EXPURGO DESCARTE BAJA DOCUMENTAL Documento de comprobación administrativa inmediata. Material Bibliográfico o Hemerográfico. Documento de archivo. Documento de apoyo informativo. NO CONTIENE VALORES VALORES NO DE ARCHIVO SI TIENE VALORES. SE IDENTIFICA EN AT. SE IDENTIFICA EN AC. Se elimina Se realiza donación. Autoriza y valida el CT. Revisa CEGAIP-SEDA. AUTORIZA COMITÉ TÉCNICO DE ARCHIVO DEL ESTADO. AT= Archivo de Trámite. AC=Archivo de Concentración. CT= Comité de Transparencia.

EXPEDIENTES CLINICOS

NOM-004-SSA3-212 5.4 Los expedientes clínicos son propiedad de la institución o del prestador de servicios médicos que los genera, cuando éste, no dependa de una institución. En caso de instituciones del sector público, además de lo establecido en esta norma, deberán observar las disposiciones que en la materia estén vigentes.

NOM-004-SSA3-212 Sin perjuicio de lo anterior, el paciente en tanto aportante de la información y beneficiario de la atención médica, tiene derechos de titularidad sobre la información para la protección de su salud, así como para la protección de la confidencialidad de sus datos, en los términos de esta norma y demás disposiciones jurídicas que resulten aplicables. Por lo anterior, por tratarse de documentos elaborados en interés y beneficio del paciente, deberán ser conservados por un periodo mínimo de 5 años, contados a partir de la fecha del último acto médico.

Época: Décima Época Registro: 2006298 Instancia: Tribunales Colegiados de Circuito Tipo de Tesis: Aislada Fuente: Gaceta del Semanario Judicial de la Federación Libro 5, Abril de 2014, Tomo II Materia(s): Constitucional, Administrativa Tesis: I.1o.A.60 A (10a.) Página: 1523   INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL. EL EXPEDIENTE CLÍNICO DE TODA PERSONA, INDEPENDIENTEMENTE DEL CARGO PÚBLICO QUE OCUPE, CONSTITUYE INFORMACIÓN PERSONAL DE CARÁCTER CONFIDENCIAL.

El expediente clínico de un individuo se refiere al conjunto de documentos escritos, gráficos e imagenológicos o de cualquier otra índole, en los cuales el personal de salud debe hacer los registros, anotaciones y certificaciones correspondientes a su intervención. Ese instrumento, de conformidad con los artículos 16, párrafo segundo, de la Constitución Federal, 3, fracción II y 18, fracción II, de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, en relación con la Norma Oficial Mexicana NOM-168-SSA1-1998, en la que se establecen los criterios científicos, tecnológicos y administrativos obligatorios en la elaboración, integración, uso y archivo del expediente clínico, contiene información de una persona física identificada o identificable que es considerada de carácter confidencial.

Teniendo ese carácter, la autoridad administrativa, para acatar el mandato de protección de datos personales establecido en esos preceptos, debe negar la entrega del expediente clínico al público en general, siendo que ese deber es exigible con independencia de la calidad de la persona respecto de quien se pretenda obtener la información o el cargo público que ocupe en el gobierno, ya que las normas analizadas prevén que toda persona tiene derecho a la protección de sus datos personales, sin establecer excepción alguna.  

PRIMER TRIBUNAL COLEGIADO EN MATERIA ADMINISTRATIVA DEL PRIMER CIRCUITO.   Amparo en revisión 16/2014. Campaña Global por la Libertad de Expresión A19, A.C. 19 de febrero de 2014. Unanimidad de votos. Ponente: Joel Carranco Zúñiga. Secretario: Agustín Gaspar Buenrostro Massieu. Esta tesis se publicó el viernes 25 de abril de 2014 a las 09:32 horas en el Semanario Judicial de la Federación.

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