REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES.(ROF)

1.1 Definición  Es el documento técnico normativo de gestión institucional que formaliza la estructura orgánica de la entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misión, visión y objetivos.  El ROF es un documento que expresa cómo los órganos de gobierno, han decidido que debe formularse la organización de una entidad. Así al ROF establecerá:  Que es un instrumento normativo institucional que contiene disposiciones técnico- administrativas que completan, regulan y fijan la estructura orgánica de una entidad.

1.2 Objetivos del ROF  Presentar una visión de conjunto de la organización.  Facilitar el reclutamiento de personal.reclutamiento  Determinar la estructura orgánica.  Describir las funciones generales de cada unidad orgánica. 1.3 Utilidades del ROF  El ROF deberá ser empleado como un instrumento de gestión administrativa, para establecer campos funcionales y responsabilidades y como un medio para efectuar el proceso de dirección y control.

1.4 ALCANCE  Las normas y procedimientos contenidos en el ROF son de aplicación por todos los organismos de la administración pública, salvo los que están exceptuados por norma expresa. 1.5 F ORMULACIÓN DEL ROF El Reglamento de Organización y Funciones se formula a partir de la ley Orgánica o de creación y del Estatuto.

1.6 REGLAMENTOS PARA LA FORMULACION DEL ROF  La formulación del ROF debe sujetarse a los lineamientos siguientes:  Evitar la duplicidad de funciones y precisar las funciones y competencias de cada unidad orgánica.  Establecer con claridad los niveles de autoridad y responsabilidad. El ROF debe constituirse en un instrumento de empoderamiento.  Reflejar una estructura orgánica coherente con los fines y objetivos de la institución y orientada a reforzar a la presentación de los servicios públicos.  Establecer una estructura sin muchos niveles, flexible, con delegación y buscando generar valor en los procesos.  Permitir flexibilidad para que la entidad pueda adecuarse a los cambios políticos, económicos y tecnológicos.  Contener información por lo menos sobre: Unidades Orgánicas. Cadena de mando. Funciones de las unidades orgánicas.

RPIOS 1.7 principios  Principio de Participación  Principio de Transparencia  Principio de Inclusión  Principio de Eficacia  Principio de Eficiencia  Principio de Equidad  Principio de Sostenibilidad 1.PRINCIPIOS

2.1 CONTENIDO DEL ROF. 1. ÍNDICE. Es la relación clasificada de Títulos, Capítulos y Anexos que contiene el ROF. 2. INTRODUCCIÓN. Se precisa la interrelación entre la naturaleza de la Entidad y las políticas y acciones de desarrollo que se pretenden alcanzar en el corto, mediano y largo plazo. 3. GENERALIDADES. Se consignará el contenido y ámbito de aplicaciones del Reglamento, domicilio de la Entidad y tiempo de funcionamiento. 4. TÍTULO PRIMERO: DE LA NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y FUNCIONES GENERALES. Se precisará la naturaleza de la entidad, es decir la esencia propiedad y características permanente que ha recibido por mandato constitucional.

5. TÍTULO SEGUNDO: DE LAS FUNCIONES, FACULTADES Y ATRIBUCIONES. En esta parte se establecerá la Estructura Orgánica y describirá la naturaleza y funciones de los órganos de la Entidad. Se podrá agrupar los órganos afines en capítulos. 6. TITULO TERCERO: DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALES. Se especificará la facultad que tiene la Entidad de mantener relaciones con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras cuyos objetivos sean concurrentes o complementarios a los fines que persigue. 7. TÍTULO CUARTO: DISPOSICIONES COMPLEMENTARIOS, TRANSITORIAS Y FINALES. Se consignará con precisión él o los regímenes laborales en los cuales se encuentran comprendidos los funcionarios y servidores.

8. ORGANIGRAMA GENERAL. Contendrá la estructura orgánica total de la Entidad. 9. GLOSARIO DE TÉRMINOS. Deberá definirse aquellos términos técnicos empleados en el Reglamento, que requieren aclaración en cuanto a su significado, debiendo ser presentados en orden alfabético. 2.2 CONSIDERACIONES PARA FORMULAR EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES. a. Debe realizarse un ligero diagnóstico de la realidad en tres planos. b. Considerando los planes institucionales, las políticas de gobierno de sus autoridades y las modalidades de gestión priorizadas. c. Teniendo en cuenta las necesidades de la población, los servicios de mayor demanda y las prioridades que se establezcan para el desarrollo.

2.3 APROBACIÓN La aprobación del ROF se puede dar de 2 formas: a. Cuando se trata de una institución publica hoy en día lo aprueba el gobierno anteriormente lo hacia el Instituto Nacional de Administración Pública. b. Cuando se trata de entidades privadas se regula por la autonomía que tiene la empresa, siempre y cuando haciéndole saber al ministerio de trabajo la modificación que requieran hacer dentro de la empresa. 2.4 ACTUALIZACIÓN  Generalmente se actualiza cuando se cambia la estructura de la empresa haciéndose conocer al ministerio de trabajo.  También cuando se modifica el cuadro de asignación de personal (CAP), esto ocurre cuando cambian las funciones del personal en la empresa.

EL ROF EL MOF  El Reglamento de Organización y Funciones regula y establece la organización interna de una entidad sobre la base de objetivos y funciones establecidas en su Ley Orgánica.  El Reglamento de Organización y Funciones contiene información general.  Mientras que el MOF está supeditado a un Reglamento, el cual le sirve de base legal.  Son más específicos, tienden a aclarar las normas, enfatizar los procedimientos y relacionan instrucciones de procedencia diversa.

¿QUE OBJETIVOS PRETENDE LLEGAR EL ROF?  Normar y orientar la organización municipal hacia los objetivos estratégicos de la institución  Formalizar una estructura organizacional al servicio de los objetivos del plan de desarrollo local  Establecer una estructura interna flexible, eficiente, eficaz e integrada; orientada a una gestión administrativa por objetivos

Organización Municipa l Visión OBJETIVOS DE DESARROLLO Estructura Reglamento

LOS ERRORES SE COMETEN CUANDO:  El diseño de la organización sólo responde al cumplimiento de la norma y las formalidades.  El diseño está desarticulado de la misión, de los objetivos institucionales y los objetivos de desarrollo de la localidad.  Hay excesiva desagregación de unidades orgánicas que genera un sobredimensionamiento de la estructura orgánica.  Se diseña una organización para resolver o atender todos los problemas y potencialidades a la vez.

¿QUÉ RIESGOS FRECUENTES ENCONTRAMOS EN LA ORGANIZACIÓN MUNICIPAL?  Inestabilidad de la estructura.  Cambios frecuentes en la estructura orgánica.  Crear unidades orgánicas en función a personas.  Cambios frecuentes del entorno: político, económico, mercado.  Baja gobernabilidad en la localidad. Puede existir un buen diseño organizacional pero si el entorno social es altamente conflictivo, los objetivos de desarrollo al cual se debe la organización municipal no serán alcanzables.

PASOS BÁSICOS PARA EL DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN  los siguientes pasos orientan a un buen diseño de la organización municipal: a. Revisión de planes de desarrollo y estrategia. b. Hacer un diagnostico interno c. Evaluar y priorizar los procesos centrales. d. Propuesta de estructura orgánica. e. Elaboración de reglamento de organización y funciones (ROF).

CRITERIOS CONCEPTUALES PARA EL DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN MUNICIPAL 1) TENER UN ENFOQUE DE SISTEMAS. 2) ADECUADO A LAS POTENCIALIDADES LOCALES. 3) BASADA EN LOS PROCESOS CLAVE. 4) SERVICIOS ORIENTADOS AL CLIENTE. 5) ORGANIZACIÓN CENTRADA EN LAS PERSONAS.

¿CÓMO ELABORAR EL REGLAMENTODE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES?  El reglamento desarrolla lo que cada unidad orgánica debe hacer: precisa las relaciones internas, de jerarquía, de cooperación, etc. qué bienes o servicios deben entregarse. ¿CÓMO SE ARTICULA EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES CON OTROS INSTRUMENTOS DE GESTIÓN?  En el siguiente esquema se muestra la articulación de los instrumentos de gestión en relación con los objetivos institucionales.

¿CON QUÉ RESPALDO LEGAL CUENTA EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES?  La nueva ley orgánica de municipalidades ratifica la autonomía de los gobiernos locales para determinar su forma de organización interna. Cuenta con el respaldo de: Constitución política del Perú de Ley orgánica de municipalidades Nº

CONCLUSIONES  El ROF es un documento técnico normativo de gestión, contiene la organización formal de una entidad pública, y por lo tanto ordena las funciones y actividades a cargo de cada entidad.  El ROF es un instrumento de gestión muy importante, sirve para evitar duplicidad de funciones e identificar responsables.