PREPARACIÓN PARA EL PROCESO DE CERTIFICACIÓN

¿ COMO SERA LA AUDITORIA DE CERTIFICACION? ¿ DONDE AUDITARAN?

Se auditarán los 21 procesos definidos en nuestro Mapa de Procesos y los responsables de responder ésta auditoría son los propietarios de proceso nacionales. El ente certificador hará un muestreo para escoger las sedes que visitará para verificar la cobertura de nuestro sistema y despliegue en todas las sedes.

Proceso de Certificación Norma de Referencia Planeación Auditoría Inicial Auditoría Principal

Proceso de Certificación Planificación de la auditoría inicial Auditoría inicial ¿ Satisfactoria ? Acciones correctivas auditoría principal principal Visita especial Recomendación Registro Visita de seguimiento NO SI

AUDITORIA INICIAL OBJETIVO: Planificar la Auditoría Principal PUNTOS FOCALES: Análisis crítico de la documentación Cumplimiento con la legislación Verificar que el SG está basado en los requisitos del cliente y que esta orientado hacia el control y la mejora continua. Planeación y logística.

AUDITORIA PRINCIPAL OBJETIVO: VERIFICAR CONFORMIDAD CON LAS NORMAS EN : - Cumplimiento Legal - Política SG - Procedimientos requeridos por la normas. APLICACION DE LA POLITICA Y DE LOS OBJETIVOS

Requisitos del Cliente Política, Objetivos y Metas AUDITORIA PRINCIPAL Focalización Requisitos del Cliente Política, Objetivos y Metas Monitoreo, medición y resultados Auditoria interna y Revisión Gerencial por la Alta Dirección Asociación entre elementos del sistema

Auditorías de Seguimiento Visitas por lo menos una vez por año Recertificación después de 3 años y seguimiento dos veces al año Actividades de alto riesgo pueden ser auditadas más frecuentemente La auditorías internas pueden ser tomadas en consideración.

Auditorías de Seguimiento La política está siendo aplicada? La conformidad está siendo alcanzada? Seguimiento de las actividades planeadas Acompañamiento de las NCR’s Entrevista con la alta dirección

¿ QUÉ PAPEL JUEGO YO DENTRO DE LA AUDITORIA DE CERTIFICACION DEL SGC?

DEMOSTRAR Que: Conozco, entiendo y cumplo la Política SGC. Aplico los procedimientos que controlan mis actividades Conozco los requisitos del cliente que pudieran ocasionar el desempeño de mis actividades POLITICA SGC COV´s

DEMOSTRAR Los auditados deben: El trabajo en equipo. Las condiciones dentro del sitio de trabajo son apropiadas. Se tiene claridad sobre la política, objetivos y metas. Los roles y responsabilidades están claros. Se aplican los procedimientos operacionales. Se planifican las actividades. El trabajo en equipo funciona con confianza. Los auditados deben: Expresarse con claridad, sin temores Asumir un alto nivel de compromiso. Tener una actitud abierta y actuar con honestidad y sinceridad. Trabajar normalmente. Manejar las inquietudes positivamente.

DEMOSTRAR PARA LOGRAR UNA AUDITORIA EXITOSA: Cómo empleados que son concientes de la forma como sus acciones influyen en el desempeño SGC Cómo gerentes que son concientes de su responsabilidad frente al buen desempeño y de la importancia de un buen manejo y control del sistema a todos los niveles. Cómo gerentes y empleados con responsabilidades, despliegan sus conocimientos técnicos detallados para asegurarse de que se cumplan los requisitos legales y la política SGC Cómo la documentación esta produciendo los cambios necesarios en actitudes y desempeño frente al SGC, por el compromiso real que existe de parte de todos los miembros de la Corporación.

2. ¿QUÉ DEBEMOS ASEGURAR QUE ESTE BAJO TOTAL Y ABSOLUTO CONTROL? 1. ¿ QUÉ HALLAZGOS PUEDEN ENCONTRARSE DURANTE LA AUDITORIA DE CERTIFICACION DEL SGC? 2. ¿QUÉ DEBEMOS ASEGURAR QUE ESTE BAJO TOTAL Y ABSOLUTO CONTROL?

NO CONFORMIDAD - Actividades / procesos no están en conformidad con la documentación del SGC u otros requisitos. - No se han implementado procedimientos del SGC. - El proceso es ineficaz. Los resultados proyectados no se han obtenido. Otras causas raíces son las AUSENCIAS de: Estructura organizativa Educación y capacitación Recursos Adhesión a procesos y procedimientos definidos Apoyo de la Administración Información

NO CONFORMIDAD MAYOR - Causar un impacto negativo en el cliente. La ausencia de un procedimiento requerido o la falta de resultados de un procedimiento que puede: - Causar un impacto negativo en el cliente. - Causar un gran impacto en los objetivos y metas generales. - Poner en peligro la conformidad con la legislación. - Exponer la organización a responsabilidades. - Causar un gran daño a otras operaciones de la Empresa.

NO CONFORMIDAD MAYOR Consiste en un “punto de incumplimiento serio” Representa un incumplimiento completo o la ausencia de requisitos del sistema En general, no es posible de correción durante la realización de la auditoría Incumplimiento de Requisito Legal Puede también ser entendida como aquella que, si no es corregida, puede permitir que ocurra un impacto ambiental o peligro grave LA NO CONFORMIDAD MAYOR, EN GENERAL, IMPOSIBILITA LA RECOMENDACIÓN DE CERTIFICACIÓN/REGISTRO DE LA EMPRESA 8

ASEGURARSE QUE ESTEN BAJO CONTROL: 1. Cumplimiento de la Política, la legislación o los compromisos de la organización. 2. La documentación requerida por la Norma. 3. La Documentación del SGC esté implementada consistentemente en todos los lugares de uso. 4. No conformidades menores que, en conjunto, indiquen una debilidad general del SGC y que puedan poner en riesgo la efectividad.

6. Documentación que implique registros y estos existan. Continuación: 5. Informes de auditoria reportando anomalías del Sistema tengan seguimiento en el SGC. 6. Documentación que implique registros y estos existan.

ASEGURSE DE CONTROLAR LAS CAUSAS MAS FRECUENTES : FALLA EN LA GESTION SOBRE UN ASPECTO SIGNIFICATIVO (5.2, 7.2.1, 8.2.1) PROCEDIMENTOS DE CONTROL OPERACIONAL INCOMPLETOS O NO APLICADOS PROCEDIMENTOS DE MEDICIÓN Y CALIBRACIÓN NO APLICADOS O INSUFICIENTES FALLAS EN EL CONTROL DE DOCUMENTOS FALLAS EN EL DILINGENCIAMIENTO Y/O CONTROL DE REGISTROS 12

NO CONFORMIDAD MENOR ENFOQUE DE SISTEMA CONSISTE EN UN “PUNTO DE SEGUIMIENTO” REPRESENTA UNA FALLA AISLADA EN EL CUMPLIMIENTO DE UN REQUISITO ESPECIFICADO GENERALMENTE ES POSIBLE LA CORRECCION O REDUCCION DURANTE LA AUDITORIA LAS NO CONFORMIDADES MENORES, EN GENERAL, NO IMPIDEN LA RECOMENDACION DE CERTIFICACION/REGISTRO, SI SON POCAS Y NO ESTAN CORRELACIONADAS. 9

NO CONFORMIDAD MENOR No afectan directamente el resultado de las actividades, productos o servicios y se estima que son fácilmente solucionables. Existe un SGC definido y procedimientos e instrucciones documentados. También existe un nivel general de implementación aceptable, pero existen discrepancias en el cumplimiento de los requisitos o en la implementación del Sistema.

CLASIFICACIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES MENORES NCs DE CUMPLIMENTO DE LA DOCUMENTACION, QUE PUEDEN SER RESUELTAS DE INMEDIATO, NO SIENDO NECESARIO MODIFICACION DE LA DOCUMENTACION NCs DE ADECUACION PARA CUMPLIMIENTO, QUE NO IMPLICA REIMPLEMENTACION DE PRACTICAS, Y ES FACILMENTE SOLUCIONADA ADICIONANDO O RETIRANDO PARTES DE LA DOCUMENTACION NCs DE ADECUACION DE DOCUMENTACION DE LA NORMA, QUE NO IMPLICA REIMPLEMENTACION DE PRACTICAS Y SON SOLUCIONADAS FACILMENTE. NCs CONJUNTAS, QUE REQUIEREN MODIFICACION EN LA DOCUMENTACION Y REIMPLEMENTACION DE ACTIVIDADES preparando sua empresa 1 31

NO CONFORMIDAD MENOR AUDITADOS ASEGURARSE DE CONTROLAR LAS CAUSAS MAS FRECUENTES, TALES COMO: AUSENCIA DE REGISTROS DILINGENCIAMIENTO INCOMPLETO O INADECUADO DE LOS REGISTROS FALLAS EN CONTROL DE DOCUMENTOS QUE VAN DESDE LA DISTRIBUCION INCORRECTA A PRESENCIA DE OBSOLETOS INCOMPATIBILIDAD ENTRE LO ESTABLECIDO EN LOS PROCEDIMENTOS Y LA ACTIVIDADE REALIZADA CALIBRACION Y AJUSTE DE EQUIPOS DE MEDICION 11

ASEGURARSE DE PODER DEMOSTRAR: MANEJO GERENCIAL ASEGURARSE DE PODER DEMOSTRAR: EL DIRECIONAMENTO PARA EL ACOMPAÑAMIENTO DE LAS NCs DETECTADAS EN LAS AUDITORIAS QUE LAS ACCIONES CORRECTIVAS: - SON ADECUADAS A LA NATURALEZA DE LA NC - CUANDO SE APLICAN, SE ESTABLECEN CONTROLES PARA ASEGURAR SU IMPLEMENTACION Y EFICACIA APLICACIÓN DE LAS TECNICAS PARA ANALIZAR LAS CAUSAS DE PROBLEMAS DETECTADOS Y DE LOS POTENCIALES ANALISIS CRITICO REALIZADO DE FORMA COMPLETA POR LOS RESPONSABLES DESIGNADOS O POR LA ALTA DIRECCION EL SGC ESTA ENFOCADO HACIA EL MEJORAMIENTO CONTINUO Y LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO 13

1. ¿ QUÉ PODEMOS ESPERAR DE LOS AUDITORES DE CERTIFICACION DEL SGC? 2. ¿COMO DEBEMOS ACTUAR LOS AUDITADOS?

RELACION AUDITOR-AUDITADO EL AUDITOR ACTUARA: MADUREZ, PROFESIONALISMO Y MENTE ABIERTA VERIFICACION JUSTA, HABILIDADES ANALITICAS Y PERSISTENCIA. PERCEPCION DE SITUACIONES DE FORMA REALISTA ENTENDIMIENTO DE LAS OPERACIONES COMPLEJAS A PARTIR DE UNA PERSPECTIVA AMPLIA COMPRENSION DEL PAPEL DE LAS AREAS FUNCIONALES DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN Y CONDUCCION DE LA AUDITORIA CON EXCELENCIA 17

RELACION AUDITOR-AUDITADO EL ÉXITO RADICA EN LA RELACION AUDITOR-AUDITADO, BUSCANDO: OBTENER Y EVALUAR LAS EVIDENCIAS OBJETIVAS CON JUSTICIA FIDELIDAD AL PROPOSITO DE LA AUDITORIA EVALUAR LOS HECHOS Y CONCLUSIONES IMPERSONALMENTE RELACIONES INTERPERSONALES DE MANERA ADECUADA DESEMPEÑO DE LA AUDITORIA SIN DESVIOS DEDICAR TOTAL ATENCION Y SOPORTE AL PROCESO REACCIONAR EFECTIVAMENTE EN SITUACIONES DE PRESION ALCANZAR CONCLUSIONES ACEPTADAS PERMANECER FIEL A UNA CONCLUSION 18

COMPORTAMIENTO DE LA EMPRESA DURANTE REUNION DE APERTURA: HACER LA PRESENTACION DE LOS PARTICIPANTES OBSERVAR AL EQUIPO AUDITOR A FORMAR OPINION DEMOSTRAR OBJETIVIDAD SER BUEN RECEPTOR ASEGURAR LA PRESENCIA DEL GERENTE GENERAL, DE LOS GERENTES Y DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCION ASEGURAR LA PARTICIPACION DE LOS GUIAS DESIGNADOS DEMOSTRAR TOTAL CONOCIMENTO DEL SGC. 19

COMPORTAMIENTO DE LA EMPRESA (continuación) REFLEJAR LA ORGANIZACION ASUMIR POSTURA CONSTRUCTIVA SOLICITAR ACLARACION DE CUALQUIER DUDA EXISTENTE ACLARAR A LOS PARTICIPANTES LA DISPOSICION DE LA EMPRESA PARA LOS HALLAZGOS, NCs Y OTROS. INFORMAR EL ESQUEMA INTERNO PLANEADO PARA TRATAMIENTO DE POSIBLES NCs, ACORDAR LOS ARREGLOS NECESARIOS COORDINAR CAMBIOS EN LA AGENDA, DE SER NECESARIO 20

COMPORTAMIENTO DE LA EMPRESA DEL AUDITOR LIDER DURANTE REUNION DE APERTURA: PRESENTAR EL EQUIPO DE AUDITORIA CONFIRMAR EL PROPOSITO Y EL ALCANCE DE LA AUDITORIA; LOS DETALLES Y PROFUNDIDAD ESPERADA; LA NORMA CONTRACTUAL Y LA AGENDA DE LA AUDITORIA EXPLICAR LO QUE SON, Y COMO SERAN CLASIFICADAS Y DESCRITAS LAS NCs EXPLICAR LOS MECANISMOS BASICOS DE LA AUDITORIA EXPLICAR QUE LA AUDITORIA ES UN PROCESO MUESTRAL ACORDAR SOBRE LA DOCUMENTACION QUE SERÁ USADA preparando sua empresa 1 21

COMPORTAMIENTO DE LA EMPRESA (Continuación) ASEGURARSE LA DISPONIBILIDAD DE LOS GUIAS DE LA AUDITORIA. INFORMAR SOBRE EL PROGRAMA DE REUNIONES PARCIALES CONFIRMAR DECISIONES ADMINISTRATIVAS ASEGURARSE QUE TODOS ESTEN INFORMADOS DE LA AUDITORIA EXPLICAR DETALLES SOBRE EL MOMENTO Y FINALIDAD DE LA REUNION DE CIERRE 22

COMPORTAMIENTO DE LA EMPRESA PAPEL DEL GUIA DE LA AUDITORIA: DEMOSTRAR CONOCIMIENTO PROFUNDO DEL SISTEMA TENER CONOCIMIENTO Y ENTENDIMENTO COMPLETO: - DE LA POLÍTICA ESTABLECIDA - DE LOS OBJETIVOS Y METAS - DE LAS IMPLICACIONES EN CADA PARTE DEL SISTEMA DE GESTION SER CAPAZ DE ENTENDER Y APLICAR CADA REQUISITO DE LAS NORMAS 23

COMPORTAMIENTO DE LA EMPRESA PAPEL DEL GUIA DE LA AUDITORIA: NO INTERFERIR EN LA ENTREVISTA ENTRE AUDITOR Y AUDITADO (A MENOS QUE SEA IMPRESCINDÍBLE) RESPONDER LAS PREGUNTAS CON PRECISION Y EXACTITUD EN CASO QUE EL AUDITOR DESEE ABORDAR A ALGUIEN QUE SABE QUE NO ES RESPONSABLE POR LA ACTIVIDAD, INFORMAR DE ESO. EN LA CONSTATACION DE NCs, ASEGURARSE DE ESTAR DE ACUERDO CON LA EVIDENCIA, EN CASO CONTRARIO, REPLICAR CORTESMENTE EN EL MOMENTO DEL LEVANTAMIENTO, EXPLICANDO LAS RAZONES. 24

COMPORTAMIENTO DE LA EMPRESA (Continuación) NO CONCORDAR O DESACORDAR CON EL AUDITOR EN CUANTO A LAS NCs LEVANTADAS. EN CASO DE GRAN DUDA, PREGUNTAR CORTESMENTE POR QUE? REPORTE IMEDIATAMENTE LAS NCs RELATADAS AL REPRESENTANTE DE LA DIRECCION PROCURE DESARROLLAR UNA RELACION AMIGABLE CON EL AUDITOR. NO DISCUTA SEA COLABORADOR SIN INFRINGIR LAS REGLAS. RECUERDE QUE SU TRABAJO ES CONSTRUCTIVO, NO PUEDE SER CONFUNDIDO CON “AYUDAR AL AUDITOR A ENCONTRAR LAS NCs”. 25

COMPORTAMIENTO DE LA EMPRESA EL PAPEL DE LOS GERENTES : DECIDIR, EN CONJUNTO CON EL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN, EL MEDIO MAS EFECTIVO DE TOMAR ACCIONES CORRECTIVAS PARA ELIMINAR O REDUCIR LAS NCs REPORTADAS CONOCER, CON PROFUNDIDAD, COMO EL SISTEMA DE GESTION SE APLICA A SU ÁREA Y LAS INTERFACES CON LAS DEMAS ÁREAS ESTAR SEMPRE DISPONIBLE Y PREPARADO DURANTE TODO EL TRANSCURSO DE LA AUDITORIA, PARTICULARMENTE SI SU ÁREA ESTA SIENDO AUDITADA. SEGUIR LAS MISMAS REGLAS BÁSICAS DEL GUIA DE LA AUDITORIA 26

COMPORTAMIENTO DE LA EMPRESA EL PAPEL DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCION: TENER EL SISTEMA DE GESTION “EN SUS MANOS” COORDINAR LAS ACCIONES CORRECTIVAS ESTAR DISPONIBLE DURANTE LA AUDITORIA PARA: - DIRIMIR TODAS LAS DUDAS - PROVEER RECURSOS PARA EJECUCION DE ACCIONES CORRECTIVAS - COORDINAR LOS CONTACTOS AGENDADOS CON LOS AUDITORES MANTENER CONTACTO ESTRECHO CON EL GERENTE GENERAL Y EL GUIA. LA PERCEPCION QUE LOS AUDITORES ADQUIERAN SOBRE EL REPRESENTANTE DE LA DIRECCION ES FUNDAMENTAL PARA EL RESULTADO SATISFATORIO DE LA AUDITORIA preparando sua empresa 1 27

COMPORTAMIENTO DE LA EMPRESA EL PAPEL DEL GERENTE GENERAL Y SU CUERPO GERENCIAL DEMOSTRAR EL COMPROMISO PARA CON LA POLÍTICA, LOS OBJETIVOS Y EL SISTEMA ESTAR PREPARADOS PARA RECIBIR A LOS AUDITORES, SEGÚN LO PROGRAMADO, DURANTE TODO EL TRANSCURSO DE LA AUDITORIA ESTAR PRESENTE, POR LO MENOS, EN LAS REUNIONES DE APERTURA Y DE CIERRE EL GERENTE GENERAL, PREFERIBLEMENTE, DEBE PARTICIPAR EN LAS REUNIONES PARA RESULTADOS PARCIALES. 28

COMPORTAMIENTO DE LA EMPRESA CONDUCTAS APROPIADAS DURANTE LA REVISION, ENTREVISTA, REUNIONES ALGUNOS “CONSEJOS ADICIONALES” QUE SERVIRAN A TODOS: NO MIENTA, PERO NO REVELE ALGO QUE NO FUE SOLICITADO, A MENOS QUE SEA PARA RESOLVER UN MAL ENTENDIDO SEA PUNTUAL EN TODAS LAS OCASIONES. DE EJEMPLO, PERO NO ESTE COBRANDO PUNTUALIDAD A LOS AUDITORES NO DE LA IMPRESION QUE ESTÁ ENTREGANDO ALGO PREVIAMENTE PREPARADO PARA EL AUDITOR, CUANDO TENGA QUE PRESENTAR INFORMACION POR EL SOLICITADA. NO PERMITA QUE EL TIEMPO SEA DESPERDICIADO, POR SU CULPA, EN ALMERZOS, REUNIONES Y OTROS ENCUENTROS. TENGA TODOS LOS DOCUMENTOS, REGISTROS Y DATOS DISPONIBLES EN TODAS LAS ÁREAS DONDE ESTOS SEAN PERTINENTES MANTENGASE SIEMPRE CALMADO. 29

COMPORTAMIENTO DE LA EMPRESA CONDUCTAS APROPIADAS DURANTE LA REVISION, ENTREVISTA, REUNIONES. CUANDO SE REPORTE UNA NO CONFORMIDAD, NO LA JUSTIFIQUE COMO UN CASO AISLADO O ESPECIAL. DEDIQUESE A LA TAREA DE SOLUCIONARLA. NO PERMITA QUE SUS ACTITUDES Y EMOCIONES LO HAGAN PARECER ANTE EL AUDITOR COMO SOLICITANDO COMPRENSIÓN O AYUDA. EN CASO DE AUSENCIA IMPREVISTA DE UNO DE SUS MIEMBROS, ENCUENTRE RAPIDAMENTE UN SUSTITUTO. NO SE PERMITA OLVIDOS. TENGA SIEMPRE UN MEDIO PARA NO DEJAR AL AUDITOR SIN RESPUESTA NO PERMITA QUE SUS PALABRAS PUEDAN INDICAR PUNTOS DE VISTA SENTIMENTAL, SUGERENCIAS ERRADAS O TENTATIVA DE ARREGLOS. 30

PORCENTAJE DE NO CONFORMIDADES X REQUISITO NORMATIVO CONTROL DE DOCUMENTOS NC, AC Y AP CONTROL OPERACIONAL MONITOREO Y MEDICION REGISTROS PREPARACION Y RESPUESTA EMERGENCIAS ENTRENAMIENTO REVISION GERENCIAL COMUNICACIONES PROGRAMAS 35

SUERTE PARA TODOS Y GRACIAS!!!