Programa Know Inn Vitoria-Gasteiz, 02/12/2009 Gestionar y documentar la colaboración con AAPP para facilitar buenas prácticas en Protección de Datos Programa Know Inn Vitoria-Gasteiz, 02/12/2009

La Agencia Vasca de Protección de Datos (AVPD) 5 años (2004 – 2009) 15 personas + Director Sede en Vitoria www.avpd.es ¿Qué hace la AVPD? Informar, Tutelar, Investigar, Resolver conflictos, Inscribir ficheros en Registro, Asesorar, Difundir Buenas Prácticas

Fachada de la AVPD

Derecho Fundamental (≈ Autodeterminación Informativa) Poder conocer y controlar la gestión que las organizaciones realizan con la información que se refiere a mi persona: Qué información existe, Quién tiene acceso a ella, Quién tiene capacidad de crear y difundir información sobre terceras personas, Para qué se usan esos datos personales, Qué decisiones se toman con ellos

Cambios tecnológicos y sociales Grandes flujos de información Grandes flujos de Información Creciente conciencia de derechos relacionados con el valor de la información Nuevos códigos éticos y profesionales de gestión de la información

La Protección de Datos como Derecho y su impacto en las organizaciones Desconocimiento del Derecho y AVPD Escaso ejercicio del derecho Ámbito del conocimiento en construcción Importancia agencias de PD Dificultad interpretar principios generales en la gestión diaria de datos personales Necesidad de actuar desde la información, sensibilización, formación y asesoramiento

a) Jurídico (derecho regulado por normativas legales) Tres ámbitos de conocimiento imbricados: a) Jurídico (derecho regulado por normativas legales) b) Tecnologías y seguridad de la información c) Organización del trabajo y gestión de la información

Cómo perciben los ciudadanos la gestión que las organizaciones hacen de sus datos La mitad de la población no conoce la existencia de una ley que proteja la privacidad frente a abusos con los datos personales. Sí preocupan usos indebidos de la información personal: Información comercial nominativa no deseada Perfiles de consumidores no consentidos Difusión en Internet de información personal Videovigilancia y registro de comunicaciones Pérdida de datos personales

Misión, Visión y Factores de éxito Misión. Proteger la privacidad de las personas, controlando que las AAPP, que gestionan su información, respetan la legislación sobre Protección de Datos Visión. Creemos en una sociedad en la que: los ciudadanos/as entienden cómo es utilizada su info personal, son conscientes de sus derechos y se sienten seguros y confiados en cómo se usan sus datos Las AAPP inspiran confianza cuando tratan datos personales de forma leal, responsable y segura. (…)

Misión, Visión y Factores de éxito Visión. Para ello, la AVPD tiene vocación de liderazgo en la protección y difusión del derecho como valor social y nuevo área de conocimiento Factores críticos de éxito: Informar y capacitar a la ciudadanía Fomentar Buenas Prácticas en las AAPP Generar y gestionar el conocimiento Ser la institución de referencia, con capacidad de influencia en el legislativo, ejecutivo y en la sociedad Mejora continua en la gestión Las personas de la AVPD y su desarrollo

MAPA PROCESOS AVPD Procesos Estratégicos Planificación y desarrollo estratégico Mejora continua Procesos Operativos Información y Comunicación externa Inspección Sectorial Actividades Control Función consultiva Proyectos Buenas Prácticas en AAPP Grupos de Interés Ciudadanía Administraciones Públicas Gestión del Registro Administraciones Públicas Ciudadanía Gestión del conocimiento Procesos de Apoyo Traducción y Normalización lingüística Gestión de Personas Gestión Económica y de Recursos Materiales Gestión Sistemas Información Seguimiento Convenios Gestión Documental y Archivo

Lo primero: Gestión por procesos Qué: tomar decisiones en base a datos Cómo: Gestionar por procesos, orientados a los “clientes” (ciudadanos y organizaciones), y satisfaciendo a los Grupos de Interés, en colaboración con aliados Ahora: Estamos empezando, no es fácil, sí es posible Después: mejorar en base a PDCA y modelo EFQM

Proceso Gestionar proyectos de colaboración para facilitar que las organizaciones adopten buenas prácticas en gestión de datos personales

PR: Facilitar la adopción de Buenas Prácticas en Protección de Datos ¿Se puede documentar proyectos como “procesos”? ¿Es útil hacerlo? Algunos proyectos EUDEL Y EELL: Manual Buenas Prácticas Agencias Protección Datos: Colaborar en adaptación de instrumentos y recursos para la difusión del derecho UPV/EHU: Redacción y difusión Reglamento

Descripción del Proceso Misión Inicio y fin Proveedores Clientes Producto o servicio Indicadores

Misión del Proceso Promover el conocimiento y la adopción de buenas prácticas en AAPP, en materia de gestión de la información y protección de la privacidad. Colaboración de naturaleza diversa: informativa o de sensibilización, formativa, jurídica, tecnológica u organizativa.

Inicio y Fin del Proceso Análisis prácticas de gestión de datos personales en AAPP sectoriales para diagnosticar necesidades de cambio Evaluar la colaboración para facilitar buenas prácticas (satisfacción, objetivos, impacto, etc.)

Proveedores AVPD (Servicio Jurídico, Registro) Administraciones Públicas Colectivos profesionales Ciudadanía Sociedad y colectivos civiles Agencias Protección de Datos y otras organizaciones especializadas

Clientes AAPP con la que se colabora Otras AAPP y privadas AVPD y otras agencias de PD

Productos o Servicios finales del Proceso De naturaleza variada, según necesidad Informativos y de sensibilización (Campañas, folletos, pósteres, consejos animados, foros, Redes profesionales…) Formativos y de capacitación (Páginas Web, Manuales, Guías, Acciones formativas…) Organizativos y/o jurídicos (Códigos Tipo, Reglamentos, Recomendaciones sectoriales,

Indicadores internos de la AVPD, útiles para fomentar Buenas Prácticas Demandas de asesoramiento Derechos que necesitan ser tutelados Incumplimientos de principios y obligaciones Nuevas TIC como riesgos y soluciones Análisis del impacto en la privacidad

El Grupo de Trabajo AP-AVPD programa la colaboración Creación de un Grupo de Trabajo interadministrativo, multidisciplinar y con poder para actuar Analizar, diagnosticar, establecer objetivos y las correspondientes tareas y recursos para el logro de los mismos Colaboraciones de naturaleza variada y actuaciones para gestionar el cambio

Desarrollo del proyecto y aplicación del servicio o recurso diseñado Mediante el grupo creado y el trabajo colaborativo Subprocesos documentados: A) Desarrollo de programas y acciones formativas B) Diseño o adaptación de materiales e instrumentos informativos, formativos y organizativos. Ejemplos de proyectos de colaboración realizados Dos opciones: aplicación del servicio o recurso diseñado por parte de la AAPP colaboradora (ejemplo) o difusión y gestión del recurso también por parte de la AVPD.

Conclusiones y Puntos de Partida Sí ofrecer colaboración Reconocer el resultado como su logro Apoyar a los menos avanzados y a los más avanzados Otras palancas de cambio: actividades de control jurídico e inspecciones sectoriales. Estas actividades de la AVPD se complementan y se alinean con los proyectgos de colaboración para provocar cambios

Mejores formas de gestión Rediseño Procesos Innovación administración electrónica Protección datos personales Acceso información Seguridad Información Documentación Archivo Simplificación procedimientos ¡Oportunidad¡

Simplif. procedimientos Rediseño Procesos Acceso Información Transparencia Simplif. procedimientos