Sistema para el manejo de Viáticos y Kilometraje (VyKi) Por: Javier Alvarez Y Karla de Montagné

Agenda Entrega y Revisión de: ERS (Especificación de Requerimientos de SoftWare). Objetivo General Objetivos Específicos Actores Casos de Uso

Objetivo General El objetivo del Sistema es minimizar el trabajo operativo que implica controlar y liquidar los gastos de viáticos y kilometraje que Banacol debe reembolsar a los funcionarios después de cada viaje.

Objetivos específicos Agilizar el proceso de reportar y liquidar los gastos de Viaje y Kilometraje. Mejorar el control de visitas a las sedes de Banacol. Proveer información en línea de las actividades de los funcionarios que deben desplazarse a otras sedes de Banacol y terceros afiliados. Proveer información en línea a los funcionarios de los valores a rembolsar cada mes. Disminuir el riesgo de ingresar valores errados en los reportes de gastos de Viaje y Kilometraje. Minimizar el riesgo de realizar cálculos errados en la liquidación de los gastos.

Objetivos específicos Agilizar la revisión y aprobación de los reportes por parte de los jefes de cada centro de costo. Agilizar la creación de los registros contables originados por los gastos de Viaje y Kilometraje. Agilizar la creación del archivo de transferencia bancaria. Contar con un registro digitalizado y seguro de los datos. Tener un repositorio de la información digitalizado que serviría para elaborar consultas en línea, de acuerdo a las necesidades de las gerencias.

Actores Encargado del mantenimiento del sistema, de liquidar los reembolsos, generar asientos contables, generar archivo de transferencia de pagos, asignar los CC que estarán a cargo de los supervisores, asignar los usuarios que podrán crear reportes de gastos de otros usuarios Administrador Pueden consultar las transacciones de los funcionarios asociados a su departamento y autorizar liquidaciones hechas a su CC. Ver los reportes de gasto por su CC. Supervisor

Actores Pueden agregar solicitudes de reembolso de gastos de viáticos y kilometraje. Consultar el historial de pagos. Funcionario Pueden agregar solicitudes de reembolso de gastos propios y de otros funcionarios especificados por el administrador. Oficinista

Casos de Uso. Módulo Administrativo. Mantenimiento De Usuarios Gastos por Concepto Asientos Contables Administrador Tipo de Usuario Archivos de Transferencias Bancarias Mantenimiento Bancos Mantenimiento de Centro de Costo Precio por Kilómetro Distancia entre Sedes

Casos de Uso. Módulo Usuarios Ingresar Gastos de Viaje Funcionario Autorizar Gastos de Viaje por CC Supervisor Reportar Gastos de Viaje Administrador

Ingresar Gastos de Viaje Caso: Ingresar Gastos de Viaje Fecha : Dic - 2007 Descripción: Permite registrar la información de un viaje para solicitar la autorización del reembolso. Actores: Funcionario Precondiciones :El usuario debe haber ingresado al sistema. Flujo Normal: El actor pulsa sobre el botón para crear una nueva Solicitud de Reembolso El sistema muestra una nueva ventana con los campos para ingresar la solicitud de reembolso. El actor selecciona los datos del viaje para determinar el kilometraje: Sede origen, sede destino, fecha de inicio del viaje y bitácora. El actor ingresa los gastos: Número de factura , selecciona el concepto, monto, descripción. El actor pulsa el botón para finalizar la transacción El sistema provee un número de registro Flujo Alternativo: El sistema verifica que los montos asignados no sobrepasen los montos autorizados. Si la fecha de vencimiento del seguro está vencida, le mostrará un mensaje pidiéndole que provea la nueva póliza para proceder con el trámite. Poscondiciones :El sistema incluye el registro en el listado de Gastos de Viaje pendientes del supervisor a cargo del funcionario.

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