El Proceso de Digitalización

El Objetivo, La Microforma Digital Es un documento digital, que se encuentra grabado en un medio físico técnicamente idóneo y puede ser reproducido en copias impresas, en esencia iguales al documento original. Las imágenes obtenidas mediante este sistema tienen valor probatorio legal; reemplazan al documento en papel, permiten su destrucción y pueden ser distribuidas.

Certificado de Idoneidad Técnica Personal capacitado Procedimientos según normas Reglamentarias y técnicas Plataforma Tecnológica

Fedatarios Informáticos Captura Indización Control de Calidad Micro grabación Almacén. Consulta De acorde a la NTP 392.030-2:2005

Marco Legal de la Digitalización Captura Almacenamiento Consulta D.L. Nº 681 D.S. Nº 009-92-JUS D.S. Nº 002-98- ITINCI Ley Nº 26612 R.C.R.T.C Nº 070/ INDECOPI-CRT D.L. Nº 827 Marco Legal

Marco Legal de la Digitalización Almacenamiento Físico de Microarchivo Evaluación Periódica D.L. Nº 009-92/JUS NTP 392.030-2:2005

Ciclo de la Digitalización / WorkFlow Captura Indización Almacenamiento Consulta Línea de Producción “Operativa”; Captura e Indización posible de 40,000 A4 y 100,000 A6 diarios; Bóveda certificada; Sistemas de Seguridad; SW especializado OCR, MICR, Códigos de Barra.

Captura Proceso de convertir la imagen en papel a información digital. Capacidad de contar con la tecnología necesaria para la captura de grandes volúmenes de documentos. Scanners con funcion Duplex Alta velocidad para conversión de documentos: de 50 a 300 páginas por minuto.

Indización Se establece la Identificación y los atributos para cada documento, para su posterior consulta y/o recuperación. El Fedatario asegura que los datos corresponden a la imagen que hacen referencia.

Indización Métodos: Manual (Teclado) OCR (Optical Carácter Recognition) ICR (Intelligent Character Recognition) OMR (Optical Marks Recognition) IMR (Intelligent Magnetic Recognition) BCR (Barcode Recognition)

Almacenamiento con Valor Legal Generación de la micro forma Rotulado Almacenamiento Duplicación Almacenamiento WORM Reproducción

Almacenamiento Un documento puede almacenarse en el disco de un servidor, SAN, NAS. Se pueden archivar los discos ópticos en almacén para futuras consultas, Cintas, Cd´s, DVD´s, Blu Ray. Tecnología Worm. Como saber cual es la adecuada para nuestras necesidades: Búsquedas rápidas. Gran capacidad de almacenamiento. Escalabilidad. Alta disponibilidad. Almacenamiento WORM

Visualización / Distribución: Consulta Visualización / Distribución: Con los documentos ya almacenados electrónicamente se les puede consultar, imprimir y transmitir con cualquier medio compatible.

Tendencias Entornos únicamente web. Niveles de seguridad y encriptación. Protección de la información que solo debe visualizarse. Seguimientos y Flujos de trabajo (workflow). Compatibilidad hacia atrás de nuevas tecnologías. Sistemas de autenticación por proximidad.

Seguridad Informática Firmas Digitales. Administración de Registros Documentarios. Seguridad en auditoria de procesos y procedimientos. Seguridad en los niveles de autorización del acceso a la información. Registro de uso de las líneas de producción. Control y registro de usuarios.

Conclusiones Inversión altamente rentable Reducción de costos operativos. Liberación de recursos involucrados en el tratamiento documental. Automatización de los procesos involucrados. Validez legal de la documentación (fedatarios en todos los procesos de conversión). Distribución de la información a cualquier lugar y en tiempo real (Información en línea). Garantía total de seguridad e integridad de su información.

Conclusiones Plataforma Tecnológica escalable. Múltiples niveles de seguridad en la información. Medios de almacenamiento basados en tecnología WORM. Soporte de Múltiples archivos txt, pdf, rtf, tiff, etc. Consultas a través de navegadores de web.

Muchas Gracias… Daniel Monteverde dmonteverde@datacont.com