Sistema de Gestión Documental 1. 2 Tecnotur 3000 S.L. ¿En qué consiste un sistema de Gestión Documental? Es un sistema de archivo de documentos en formato.

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1 Sistema de Gestión Documental 1

2 2 Tecnotur 3000 S.L. ¿En qué consiste un sistema de Gestión Documental? Es un sistema de archivo de documentos en formato electrónico con capacidad de acceso a la información por múltiples criterios de búsqueda. Los documentos archivados electrónicamente pueden provenir de formato papel, e-mail’s, ofimática, listados, etc. Para la incorporación de documentos en papel se emplean escáneres especializados y para el resto de documentos se utilizan herramientas de integración. Es fundamental contar con una metodología de trabajo apropiada, así como con unos criterios de identificación e indexación adecuados a los criterios de búsqueda.

3 Sistema de Gestión Documental 3 Tecnotur 3000 S.L. Esquema QUICKSCAN Base de datos Red de PC’s del Despacho Aplicación de Gestión Documental @

4 Sistema de Gestión Documental 4 Tecnotur 3000 S.L. Objetivos del Sistema Acceso rápido y eficiente a los documentos. Múltiples opciones de manejo de los documentos: –Visualización. –Impresión. –Envío por email. –Envío por fax. –Búsqueda de textos en imágenes de documentos. Disponibilidad desde cualquier PC de trabajo. Evitar el manejo de papel. Posibilidad de dedicar la zona de archivo del despacho a tareas de productividad.

5 Sistema de Gestión Documental 5 Tecnotur 3000 S.L. Fases del Proyecto Análisis de necesidades: –Volúmenes actuales. –Volúmenes periódicos. –Catalogación de documentos (tipo, origen, etc.). Elección de elementos físicos: –Escáner. –Sistemas de almacenamiento, copia y seguridad. Definición de Procedimientos y Circuitos. Implantación física. Adaptación e implantación de la aplicación de gestión documental Formación. Implantación de los procedimientos acordados. Seguimiento / Auditoría de implantación.

6 Sistema de Gestión Documental 6 Tecnotur 3000 S.L. Otros servicios Consultoría organizativa. Escaneo masivo de los documentos iniciales. Custodia de documentos. Sistemas de seguridad asociados a la gestión de documentos (firma digital, cifrado, PKI).