ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS Supervisión General

GUIA DE DISTRIBUCION DE COMPRAS A LAS MYPE MANEJO DE RECURSOS DEL PROGRAMA OBJETIVO: Establecer disposiciones respecto al manejo de los recursos que FONCODES transferirá bajo la modalidad de donación con cargo al NEDD, considerando todo el ciclo de ejecución. Disposiciones Generales Los recursos transferidos a los NEDD únicamente y bajo responsabilidad pueden ser utilizados para los fines y objetivos establecidos en los Decretos de Urgencia Nº 058-2011 y 016-2012 y las disposiciones establecidas en la normatividad vigente La ejecución de los recursos por parte del NEDD debe ceñirse a los principios de legalidad, de presunción de veracidad, imparcialidad, transparencia, racionalidad y austeridad.

CUMPLIMIENTO DE METAS DE PRODUCCIÓN- COMPRAS A MYPErú (I y II ETAPA) GUIA DE DISTRIBUCION DE COMPRAS A LAS MYPE El NEDD es responsable de implementar todas las medidas que sean necesarias para prevenir riesgos o contingencias en el manejo y registro de la ejecución de los recursos que le sean asignados, debiendo cautelar y preservar la documentación pertinente sobre todo la sustentatoria de gastos. El NEDD tiene la responsabilidad de informar a FONCODES, sobre la ejecución del Convenio, en cumplimiento de la presente Guía y Plan de Distribución.

GUIA DE DISTRIBUCION DE COMPRAS A LAS MYPE Programación y Desembolso de Recursos ESQUEMA DEL PROCESO DE PROGRAMACION Y DESEMBOLSOS

GUIA DE DISTRIBUCION DE COMPRAS A LAS MYPE Programación y Desembolso de Recursos PROHIBICIONES: Abrir sub-cuentas, adicionales a las autorizadas. Abrir cuentas con distinta denominación a la que establece el Convenio, menos aún a título personal. Delegar el manejo o administración de la cuenta o dinero del financiamiento en favor de terceros. Endosar documentos valorados a favor de terceros que no tienen relación con las actividades del NEDD. Efectuar adquisiciones no consideradas en el presupuesto de financiamiento.

GUIA DE DISTRIBUCION DE COMPRAS A LAS MYPE Disposiciones Adicionales Las Directivas aprobadas por la UGAT referidas a gastos de viáticos, caja chica, medidas de control y otros documentos normativos, serán aplicadas para la ejecución de los gastos y las rendiciones de cuenta respectivas por los NEDD. El NEDD habilitará recursos que serán manejados bajo la modalidad de Caja Chica, con conocimiento de la Supervisión que disponga el FONCODES; la misma que efectuará arqueos inopinados de dichos fondos en forma mensual. El Coordinador Administrativo del NEDD de Distribución, verificará que todo comprobante de pago que se reciba, cumpla con los requisitos que exige el Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado por la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria - SUNAT, y que el tipo de negocio corresponda con el servicio o bien adquirido.

GUIA DE DISTRIBUCION DE COMPRAS A LAS MYPE Disposiciones Adicionales El Presidente y Tesorero del NEDD visarán la documentación sustentatoria del gasto, debidamente revisada y firmada por el Coordinador Administrativo del NEDD y cuyos originales quedarán bajo su custodia, hasta su presentación a FONCODES y estará a disposición de la Supervisión, de los representantes acreditados de las entidades fiscalizadoras o de control y de FONCODES.

GUIA DE DISTRIBUCION DE COMPRAS A LAS MYPE LA RENDICIÓN DE CUENTAS Y LIQUIDACIÓN DE CONVENIOS OBJETIVO: Establecer el procedimiento general para la pre liquidación (rendición mensual) y liquidación de los Convenios que suscriba el FONCODES con los NEDD que se encargarán de la distribución de los bienes adquiridos a las micro y pequeñas empresas – MYPE. Pre liquidación: Es el acto de administración a través del cual el FONCODES aprueba formalmente el monto efectivamente gastado por el NEDD en forma mensual, de acuerdo a lo señalado en la presente Guía.

Procedimiento para la Pre Liquidación: Es el acto de administración a través del cual el FONCODES aprueba formalmente el monto efectivamente gastado por el NEDD en la gestión de la distribución de bienes previsto en el marco de los D.U. Nº 058-2011 y 016-2012, con lo cual se cumple la “donación con cargo” en concordancia con el Convenio suscrito Procedimiento para la Pre Liquidación:

GUIA DE DISTRIBUCION DE COMPRAS A LAS MYPE Del Equipo Técnico y Administrativo del NEDD .   El NEDD será apoyado por un Equipo Técnico Administrativo, cuyos integrantes, funciones y perfil se indican en el Anexo 1.15. Asimismo está facultado para contratar personal de apoyo como: Contador, Informático, Logístico, Asistente de Almacén, Ayudantes y Coordinadores de Centro de Acopio. De ser el caso, el NEDD solicitará la autorización del Equipo Zonal de FONCODES, para la exclusión de alguno de ellos o la inclusión de otros integrantes.

DEFICIENCIAS RECURRENTES – NUCLEO EJECUTOR DE DISTRIBUCION DIAGNOSTICO GENERAL DE ASPECTOS OBSERVADOS ADQUISICIONES SERIAS DEFICIENCIAS EN LA CALIDAD DEL GASTO Y PROCESOS DE ADQUISICIONES A lo largo del Programa de Distribución se han identificado procesos de adquisiciones con deficiencias en cuanto a su ejecución, las mismas que no han sido consideradas por el Área Legal. SE HA OBSERVADO SERIAS DEFICIENCIAS EN LOS SIGUIENTES ASPECTOS: Calidad de los Procedimientos de Contratación (eficiencia y economía) Transparencia Seguridad en la utilización de los fondos (eficiencia del gasto y uso correcto) Se ha observado procedimientos y ejecución de gastos con inobservancia de las disposiciones directas (Guía del NE), requerimientos que no alcanzan los objetivos directos del Núcleo Ejecutor, gastos personales, asignación de servicios excesivos (telefonía e internet), vehículos particulares, asignación de seguridad personal, movilidades exclusivas y procesos sin la apertura y condiciones igualitarias (se ha observado otorgamiento de beneficios a un solo grupo empresarial)

DEFICIENCIAS RECURRENTES – NUCLEO EJECUTOR DE DISTRIBUCION DIAGNOSTICO GENERAL DE ASPECTOS OBSERVADOS PRELIQUIDACIONES INOPORTUNIDAD EN LA REMISION DE RENDICIONES DE CUENTA MENSUALES (PRELIQUIDACIONES) Ninguna pre liquidación ha sido presentada de manera oportuna y según lo señala la Guía de Ejecución CONSIDERABLES DEFICIENCIAS DE ORDEN EN LAS PRE LIQUIDACIONES. La mayor concentración de observaciones proviene de deficiencias administrativas notorias de la I Etapa.

DEFICIENCIAS RECURRENTES – NUCLEO EJECUTOR DE DISTRIBUCION DIAGNOSTICO GENERAL DE ASPECTOS OBSERVADOS GESTION AUSENCIA NOTORIA DE RESPALDO DE GESTION EN EL ASPECTO PLANIFICACION – ACCION, AUSENCIA DE INSTRUMENTOS PREDEFINIDOS DE PROCESOS, EXCESIVA CONCENTRACION ADMINISTRATIVA. Se ha observado la incorporación de procedimientos circunstanciales que no responden a planificación previa., si no que se generan en función a decisiones súbitas. Se ha observado a lo largo del proceso, concentración administrativa y evidentemente centralización de gestión en la sede central, lo que dificultó la dinámica operativa del Núcleo Ejecutor. SE EVIDENCIA LA SIGNIFICATIVA DESORGANIZACION RESPECTO A RECURSOS HUMANOS. AUSENCIA DE INSTRUMENTOS PREDEFINIDOS Y ESTANDARIZADOS EN CUANTO A FUNCIONES Y REMUNERACION. NO EXISTEN ESCALAS APROBADAS Y DEFINIDAS POR EL NUCLEO EJECUTOR Se ha observado la incorporación significativa de personal bajo la modalidad de locación de servicios, presentándose incongruencias en cuanto al nivel remunerativo, bajo los mismos cargos e idénticas funciones. Se ha observado igualmente la evidente concentración de recursos humanos en la sede central, bajo las distintas modalidades y excesivas diferencias de remuneraciones. No se observa planificación, requerimientos y sustento de necesidades reales de recursos humanos.