ANÁLISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN

Iniciativas de ERP son muy complicados.

Implementaciones de ERP tardan más de lo que se anticipa

Estadísticas de Proyectos ERP AÑO COSTO % DE SOBRECOSTOS DURACIÓN % DE DURACIÓN DE SOBRECOSTOS % RECIBEN 50% O MENOS DE BENEFICIOS 2012 $7.1 MM 53 % 17,8 meses 61 % 60 % 2011 $10.5 MM 56 % 16 meses 54 % 48 % 2010 $5.5 MM 74 % 14,3 meses 2009 $6.2 MM 51 % 18,4 meses 36 % 67 %

Porcentaje de los Beneficios Realizados

El Presupuesto contra el Costo Total de la Implementación % Sobre Presupuesto Costo Final (% del REVENUE)

Resultado de la Implementación

ERP es de su Organización, no de la Tecnología

ERP: Organización vs. Tecnología Estrategia Técnica Estrategia Organizacional Estrategia para Implementación “Hacerlo ahora y rápido” Vs. Impleméntalo rápido pero dedicar el tiempo para hacerlo correcto Diseño del Sistema Definir requerimientos técnicas Definir requerimientos de los procesos de la organización Entrenamiento Entrenamiento de los transacciones del Sistema Entrenamiento del Proceso del trabajo, enfatizando que el sistema ERP es un facilitador de esos proesos Medición de Éxito Minimizar errores técnicos Minimizar interrupciones a la organización y mazimizar resultados Gestión del Cambio Organizacional Entrenar en cómo utilizar el sistema Crear una variedad de aceptación, comunicación, y herramientas de entrenamiento por parte de los empleados,

Ciclo de Vida del Proyecto ERP Selección del Software Servicios para la Implementacción Análisis del Alineamiento dentro de la Agencia Marketing y Comunicación Preparación Organizacional Análisis de los Estándares de Comparación Validación de KPI s Blueprinting Soporte Técnico Gestión de los Procesos de la Agencia Blueprinting Configuración del ERP Migrar Gestión del Cambio Organizacional Informes, Interfaz, Extensión, y Conversión Entrenamiento Evaluación de Proveedores Conversión del Data Entregar el Entrenamiento Negociaciones del Contrato Diseño Organizacional Matriz de los Roles y Responsabilidades, Fuentes, Planeamiento para la Transiación Estrategia para Entrenamiento Diseño para Entrenamiento Crear las Materiales y el Plan para Entrenamiento Soporte Post- Implementacción Estrategia de TI Gestión del Rendimiento/ Auditoría para la Realización de Benificios Análisis del Riesgo Caso de Negocios Desarrollo de la Realización de Benificios Actividad Organizacional Actividad Técnica

Seleccionar el mejor sistema Agenda Seleccionar el mejor sistema Identificar los Requerimientos Optimización de los Procesos Implementación del sistema

Seleccionar el Proveedor Correcto Proveedores de la Lista Breve (RFI, RFP, Adecuado para la Entidad, Viabilidad) Llamadas de Descubrimiento Entrenamiento para las Demos Demos de los Proveedores Clasificación de los Proveedores Análisis de la Clasificación de los Proveedores Llamadas de Referencia

Gestión del Cambio Organizacional El Proceso de la Selección de Software Cronología Gestión del Proyecto Planeamiento Definir los Requerimientos Seleccionar la Lista Breve Demos & Análisis Técnica Recomendación Final Definición del Alcance Definición del Equipo Plan/Hitos para el Proyecto Gestión del Riesgo Definir los procesos/Requerimientos ‘actuales’ de la Agencia Análisis de la Preparación Organizacional Seleccionar los proveedores para la lista breve que mejor satisfagan los requerimientos de la agencia Demonstraciones por los proveedores utilizando los scripts Clasificaciones Análisis Técnica Crear el plan para la Realización de Benificios Negociaciones Análisis del integrador sistemas Recomendación final del software Gestión del Cambio Organizacional

No hay un software ERP perfecto No hay un software ERP perfecto. Todos tienen sus características buenas, malas y términos medios.

Resultados de Implementaciones de ERP SAP Oracle Microsoft Duraciones Promedias (Meses) (*Informe de 2013 ERP Report) 18.5 22.5 12.5 Costo Promedio (* Informe de ERP 2013 – Clash of the Titans) $2.55 M $2.25 M $1.8M

No hay un estrategia “unitalla” de ERP.

Sistemas ERP: Multitud de Opciones Necesidad grande para controlar TI TI es una ventaja competitiva Tier II, Tier III, Best of Breed Tier I On Premise Software as a Service (SaaS) Tier I En el Nube’ Agencia tiene complejidad alta, tamaño grande, y una gran presencia global Agencia no tiene complejidad alta, es de un tamaño pequeño , y no tiene una presencia global Necesidad pequeña para controlar IT TI no es una ventaja

Seleccionar el mejor sistema Agenda Seleccionar el mejor sistema Identificar los Requerimientos Optimización de los Procesos Implementación del sistema

Definición Exitosa de Requerimientos Creear guías para los talleres Distribuir tiempo adecuado para los tallers para los requerimientos Utilizar la gente ‘correcta’ Enfocar el en’ qué ’ no en el ‘cómo’ Desfiar el‘status quo’ y abordar decisiones claves para la organización Validar los requerimientos con los responsables

Definición de Requerimientos Capturar Procesos Actuales Procesos Deseados Puntos Débiles Identificar Mejoras Criticales Analizar Declaración Ejecutiva Preparación Organizacional Differenciadores Oportunidades Continuidad Rationalizar Procesos Revisar/Reingeniería Prioritize Priorizar Demo Aprobar

Seleccionar el mejor sistema Agenda Seleccionar el mejor sistema Identificar los Requerimientos Optimización de los Procesos Implementación del sistema

Realización de Beneficios Gestión del cambio organizacional Gestión del cambio organizacional Innovación, Flexibilidad, Integración Gestión de Proyecto Seis Sigma Definir & Medir Analizar Rediseñar & Mejorar Controlar & Supervisar Manejar Automatizar Alcance de Proyecto KPI Primarios Mapas del Proceso Estimación de Costo Evaluación Inicial Origen Validación Soluciones Rediseñar Procesos Medir la Mejoría Plan de Control Estandarizar& Documentar Realización de Ahorros Reportar Mejoría Continuo Software Define Measure Analyze Improve Control Report Realización de Beneficios Gestión del cambio organizacional

La Mejora de Procesos es Iterativa NIVELL 1, 2/3 ESTADO ACTUAL Requerimientos de la Organización Mapeando los Procesos MEJORA DE PROCESOS Implementar y Optimizar las Mejorars REINGENIERÍA: Plan del Sistema Pruebas IMPLEMENTACIÓN: Procesos Transaccionales SALIDA-EN-VIVO: Entrenamiento del Sistema y los Procesos Rooted in Six Sigma principles, our PERFECT Process methodology helps clients preserve their competitive advantage by ensuring that business operations drive software configuration and not the other way around. We work with clients to move from current state to future state business processes by building process maps and business blueprints before, during and after software selection. Our methodology supports the documentation and traceability of process changes and identifies opportunities for continuous improvement. We use key performance indicators to benchmark clients’ overall performance against business goals and industry averages. Estado Actual Estado Futuro

Fuente: Reportaje 2010 de ERP de Panorama Estándares de comparación para los Procesos del Negocio Temas Más Importantes para el Éxito de ERP Fuente: Reportaje 2010 de ERP de Panorama

Un Anteproyecto para la Organización es la Segunda Etapa para una Implementación Efectiva de ERP.

Actividades Claves del Anteproyecto para la Organización Definir los Macro-Procesos de la Organización Definir los Proceos de la Organización Evaluación del Impacto a la Organización Requerimientos para Impresos y Reportajes

Reingeniería de los Procesos Debe Ocurrir Antes De, No Después, del Comienzo de la Implementación del ERP

<Etapa del Proceso> <Primera Etapa> M – Medir y A – Analizar Mapear el Proceso y Definir los Puntos Débiles <Mapa del Proceso – PROCESO ‘ACTUAL’> <Etapa del Proceso> <Primera Etapa> Pregunta? <Etapa Final> PP1 PP2 PP3 Comienzo Sí Fin No

M – Mejorar Desired Process Map <Mapa del Proceso – ‘PROCESOS NUEVO Y MEJORADO o PROCESO DESEADO> (si es aplicable) <Etapa del Proceso> <Primera Etapa> Pregunta? <Etapa Final> Comienzo End Sí No Gestión del Cambio Organizacional

Seleccionar el mejor sistema Agenda Seleccionar el mejor sistema Identificar los Requerimientos Optimización de los Procesos Implementación del sistema

Gestión del Cambio Organizacional Actividades Claves durante el Plan para la Implementación Alineamiento del Proyecto con la declaración del Estado Gestión del Proyecto Planeamiento Fase 1 Diseños Detallados Análisis de Interrupción Pruebas de las unidades funcionales Diseños de los Impresos Fase 2 Configuración Pruebas pilotos Pruebas de Rendimiento Entrenar-el-Entrenador Reportajes Pruebas de migrar data Roles y Seguridad Fase 3 Conversión Final del Data Entrenamiento UAT y Validación Migrar al Sistema Fase 4 Soporte En-Vivo Revisiones de Salud Mejora Continua Optimización de los Procesos Organizacionales Estrategia del Data Mapear la Infraestructura/Arquitectura Blueprinting Organizacional Construir y Probar Utilización Salida-En-Vivo Usuario, Funcional, Escenario, Aceptación Gestión del Cambio Organizacional Auditoría Post Implementación

Variables de Implementación Advertencias La mayoría de las variables de implementación se encuentran en un espectro, no son blancos y negros Cada opción tiene sus ventajas, desventajas, y términos medios, independientemente de donde el cliente está en el espectro Los riesgos de términos medios pueden ser mitigados

Variables Claves de Implementación Estrategia para la Integración Estrategia para los Servicios Globales y Compartidos Estándares para la Estrategia Global Estrategia para el Diseño del ERP Estrategia para la Instancia Estrategia para el Software ERP Estrategia para la Lengua Estrategia para Los Datos Historicales

Evaluación del Plan para Implementación Estrategia General Estrategia General Evaluación Duración Esto es razonable? Esto incluye tiempo para revisar y para otras actividades? Costo Esto incluye todos los gastos? Metodología Total Que es el nivel de confianza en conocer el desconocido? Hay flexibilidad en la metodología? Recursos Internos del Cliente Hemos identificado los gastos internos? Recursos técnicos del Proveedor   Gestión del Proyecto La metodología es sólido? Todos los planes están preparado? Gobernación y Controles del Proyecto El gobernación está bien definido?

Blueprint Organizacional Evaluación del Plan para Implementación Blueprint Organizacional Blueprint Organizacional Evaluación Un Blueprint Organizacional que sea agnóstico de software dentro del alcance? Blueprint del Software Verificar funcionalidades disponibles Alineamiento de Procesos Organizacionales Los procesos son estandarizados? Desarrollo del Caso de Uso El caso de uso puede ser utilizado para pruebas? Reingeniería de Procesos Los procesos son LEAN/Simplificados?

Gestión del Cambio Organizacional Evaluación del Plan para Implementación Gestión del Cambio Organizacional Gestión del Cambio Organizacional Evaluación Entrenamiento Cuando durante el ciclo de vida empieza el entrenamiento? Cuantos tipos de entrenamiento existen para este proyecto? Qué está pasando/incluido durante el entrenamiento? Comunicaciones de Empleados El modelo para comunicación es demasiado o insuficiente? Contiene información útil? Evaluación del Impacto a la Organización Como podemos identificar los cambios? Diseño Organizaciónal y del Trabajo Hay un plan de mitigación por si acaso las responsabilidades cambian? Realización de los Beneficios Han identificado las medidas para la realización de beneficios? Son medibles? Auditoría Post Implementación Este proyecto está dentro del alcance?

Evaluación del Plan para Implementación Implementación Técnica Estrategia General Evaluación Migración y Estandarización del Data Cuando empieza el proceso para la estrategia? (Debe empezar la estrategia lo más antes posible) Reportajes Hay una estrategia clara? Actualizar la Infaestructura Cuanta disrupción organizacional se expecta? Integración con Sistemas Externos Hay un plan claro? Quien está entrenando para este rol? Customización Sabemos el desconocido? QA y Pruebas Cuando ocurra durante el ciclo de vida? Seguridad del Sistema Puede soportar usuarios diferentes? Pilotos Is it in plan and how many rounds? Who is involved in this?

Panorama es innovador y su misión es apoyar a lideres mundialmente a servir as sus ciudadanos Independencia total y servicios objetivos de consultoría Experiencia extensa globalmente con gobiernos electrónicos y gestión publica Somos responsables con la gestión de los costes y recursos de proyectos Apoyamos a los lideres en gobernar, innovar y desplegar las estrategias nacionales para modernizar sus países con el apoyo de sus ciudadanos.