“Rumbo a la implementación de la Ley General de Archivos” Experiencia de Veracruz Mtra. Yolli García Alvarez Comisionada presidenta IVAI

Transparencia y archivos públicos No es posible tutelar adecuadamente el acceso a la información, la transparencia y la rendición de cuentas si no contamos con una debida organización de los archivos.

Cuando los documentos se encuentran desorganizados, se alteran o se ocultan, se da cabida a hechos de corrupción. Indispensable rescatar los archivos: Reconstruir la memoria institucional. Garantizar el derecho a la información. Inhibir la corrupción.

Reforma constitucional 7 feb 2014 3 Leyes generales Transparencia (04/05/2015) Datos personales (26/01/2017) Archivos (13/12/2017)

1. Diagnóstico Gran parte de los archivos gubernamentales en México se encuentran en condiciones precarias, sin las medidas requeridas para salvaguardar los documentos. Los servidores públicos poseen malos hábitos como son la mala organización y custodia de la información. Falta de conciencia histórica y de una cultura sobre la conservación de los archivos, no solo del personal de las dependencias, sino de la misma ciudadanía.

2. Capacitación Dotar de las herramientas básicas y necesarias para poder cumplir con sus obligaciones. Fomentar el cuidado y buen manejo de los archivos. Sensibilizarlos de la importancia del valor de los documentos que tienen en su poder. Fomentar una cultura archivística. Celebrar convenios.

3. Rol de los archivistas Conscientes de su función social. Plantear estrategias tendientes a afianzar y difundir sus funciones y actividades. Es responsable, ante su comunidad, de la preservación y conservación del patrimonio documental, de las evidencias, memoria e identidad. Velar por la transmisión de la memoria social a las generaciones futuras.

4. Acciones de los gobiernos locales Incluir la materia en los programas de estudio. Más universidades impartan la carrera. Instalar consejos estatales de archivos. Expedir leyes locales de archivos (armonizadas con la general y con los lineamientos para la organización y conservación de los archivos SNT).

5. Estrategia de conservación de archivos Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados, con independencia del soporte en el que se encuentren, deberán ser tratados conforme a los procesos de gestión documental establecidos en los lineamientos expedidos por el SNT. CONAIP/SNT/ACUERDO/EXT13/04/2016-03 DOF 4/Mayo/2016

6. Estrategias de conservación de archivos digitales y electrónicos Mismos instrumentos de control y consulta archivísticos que corresponden a los de soporte papel Legible en el futuro Entendible Identificable Recuperable Comprensible Transferencia y custodia Auténtica Entorno de almacenamiento Acceso y protección

7. Creación de la dirección de archivos Luego de que en 2015 el IVAI apostó por erradicar los vicios y malos hábitos en el manejo y organización de archivos públicos, en 2016 creamos la dirección de archivos. E iniciamos una etapa de profesionalización exigiendo a los sujetos obligados un mayor cumplimiento de sus obligaciones vinculadas con el resguardo y manejo de sus archivos.

8. Cumplimiento a la normatividad Cuadro General de Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental y Guía Simple de Archivos. Se procedió a la elaboración de Instrumentos de Consulta y Control Archivísticos, mismos que al concluirse fueron revisados y validados por el Archivo General del Estado de Veracruz, y posteriormente publicados en la página electrónica institucional.

Realizamos adecuaciones necesarias para la correcta organización de archivos. Continuando con los trabajos en el Archivo de Concentración, se procedió a aumentar el mobiliario ya existente, por lo que fue necesario el reacomodo físico de las cajas y realizar las modificaciones correspondientes en el inventario general por expediente. De igual manera, se procedió al pegado de etiquetas de cada una de las 3,473 cajas que estaban en resguardo.

Nombramos a los responsables de archivo de nuestras áreas administrativas. El IVAI fue consciente de la importancia de signar los nombramientos a los responsables del archivo del Instituto, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 6, fracción IV, de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Veracruz y los Lineamientos de este organismo para catalogar, clasificar y conservar los documentos y la organización de los archivos.

Implementamos acciones para el uso consciente de papel y la correcta depuración de nuestros archivos. Se continuó con el proceso de donación de material que ha causado baja dentro del Instituto a la Secretaría de Educación Pública para el apoyo del programa “Reciclar para leer” que realiza la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos. Durante el 2016 se logró recolectar un total de 44 cajas y 16 de bolsas de papel triturado libres de material que no era apto para el reciclaje.

El IVAI ha tomado diversas medidas como el uso del correo electrónico y las redes sociales encaminadas a evitar el uso desmedido de hojas de papel que impacta sobremanera en el medio ambiente; tal es el caso de la circulación de proyectos de recursos de revisión y notificaciones que se hacen en su mayoría de manera electrónica.

Tras la publicación de los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos emitidos por el Sistema Nacional de Transparencia, el IVAI como sujeto obligado atendió lo establecido en dicha normatividad: Se conformó el Sistema Institucional de Archivos. A través de sus componentes normativos y operativos, tiene la finalidad de establecer y aplicar los principios archivísticos para un adecuado proceso de gestión documental. El IVAI conformó el Grupo Interdisciplinario. Tiene como finalidad aplicar los criterios de valoración documental que garanticen los plazos de conservación de acuerdo a la normatividad vigente.

Se aprobó el Programa Anual de Desarrollo Archivístico Se aprobó el Programa Anual de Desarrollo Archivístico. Su objetivo es presentar las distintas actividades o acciones a implementar que contribuyan a la organización, conservación y preservación de los archivos del órgano garante. Organización del archivo de concentración. Con la realización de las transferencias primarias, en el archivo de concentración se procedió a inventariar y ubicar la documentación recibida para posibilitar un correcto control y mantener el seguimiento de los tiempos de conservación.

Actualización de instrumentos de consulta y control archivísticos Actualización de instrumentos de consulta y control archivísticos. El IVAI realizó la adecuada actualización de sus instrumentos de consulta y control archivísticos. Máxime que son una obligación de transparencia donde se establece la publicación anual del Catálogo de Disposición Documental y la Guía Simple de Archivos. Con la participación de los integrantes del Sistema Institucional de Archivos, los responsables de archivo de trámite contribuyeron en la actualización de sus fichas de valoración y posteriormente se conformaron el Cuadro General de Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición Documental y la Guía Simple de Archivos.

9. Incorporación a la Asociación Latinoamericana de Archivos En el IVAI existe gran interés en formar parte de eventos que promuevan la importancia de los archivos, así como los métodos para su protección. La actualización de los nuevos procesos archivísticos o la mejora o modificación de los existentes posibilita que los participantes se mantengan al día en el tema. La incorporación tiene la firme intención de mantener los métodos archivísticos en consonancia con los establecidos a nivel nacional e internacional.

10. Foros regionales para los procesos de entrega-recepción De cara al cambio de administraciones municipales en el estado, el IVAI realizó cuatro foros regionales junto con el Congreso del Estado, el Instituto Veracruzano de Desarrollo Municipal y el Archivo General de Veracruz para realizar jornadas de capacitación respecto de los procesos de entrega- recepción.

Retos: Generar un mayor valor a los archivos. Atender y mejorar la gestión documental. Vigilar los procesos de entrega-recepción. Garantizar el acceso a la información, la protección de datos, el derecho a la verdad y a la memoria. Reducir el uso de papelería. Contar con recursos suficientes. Antes de armonizar leyes, hay que sensibilizar y capacitar.

Mtra. Yolli García Alvarez Comisionada presidenta del IVAI ygarcia@verivai.org.mx 01 (228) 8420270 ext. 302