REDACCION DE DOCUMENTOS EN LA EMPRESA

En el mundo de los negocios sigue existiendo la necesidad de que las personas se COMUNIQUEN de manera escrita. Cartas, correos electrónicos y simples órdenes pueden ser mal interpretadas, a menos que se respeten algunas normas básicas de comunicación y redacción escrita. A través del contenido que se presenta, se busca invitar a la práctica de la comunicación escrita efectiva. Dra. Sonia Gómez Escalante

Etapas para la redacción Al menos un 60% de las comunicaciones de una empresa se realiza en forma escrita. Cada documento tiene un propósito y debe ser claro, sencillo, ameno y bien estructurado. Para redactar un documento empresarial escrito, es necesario atender las siguientes etapas: Organizar la presentación de ideas. Dar Fluidez de expresión y, Verificar la Precisión y claridad.

Presentación de ideas Los documentos comerciales escritos se estructuran en párrafos y cada uno debe contener las ideas, expresadas mediante diferentes frases entrelazadas entre sí. Cada párrafo empieza con letra mayúscula y termina en punto y aparte. La sucesión de párrafos permite completar una página escrita. Gracias a los párrafos la lectura resulta más fácil. Interlineado recomendado: Sencillo De 1.5 Justificado por ambos márgenes.

Fluidez de expresión Si se trata de novelas o guiones de teatro, la comunicación escrita mantiene artificios de tipo poético. Si se trata de una empresa, se recomienda ser claro y racional. Busque un lector objetivo, que le permita mejorar sus documentos comerciales. No use artificios poéticos.

Esquemas Para comunicarse con los clientes, los proveedores y el público en general, la empresa utiliza la carta comercial. La efectividad de la carta depende del esquema, el formato, diseño y estilo. Antes de empezar a escribir, debe reflexionar sobre lo que se desea decir. Es necesario tener claros los objetivos y los hechos a incluir.

¿Qué queremos conseguir? ¿Cuáles son los asuntos y circunstancias? ¿Por qué escribimos? ¿Qué queremos conseguir? ¿Cuáles son los asuntos y circunstancias? ¿Quién la recibirá?

Estilo de redacción: Usar un tono cordial y respetuoso. Evitar el argot personal, la jerga familiar y las expresiones locales. Ser amables. Personalizar e indicar si respondemos a un escrito. Emplear frases de cortesía, saludo y despedida. Desarrolle la buena práctica de hacer un borrador.

Estructura de una carta: Membrete: Fecha: Destinatario: Saludo: Depende del tipo de relación que se tenga con el destinatario. Es aconsejable usar un tono neutro o formal en los casos en que la carta responda a una situación conflictiva o negativa. Texto: Debe ser breve, claro, concreto, fácil de leer y sin REDUNDANCIAS. Despedida: Por debajo del texto. En general, después de la fórmula utilizada se pone una coma. Firma, nombre y cargo

Para iniciar el texto:

Reglas de protocolo: LOS SIGNOS DE PUNTUACIÓN Son elementos de la comunicación escrita que sirven para poner los límites entre las diferentes ideas y para indicar las pausas y los cambios en el ritmo y la entonación de la lectura. La coma (,) Punto y seguido (.) Punto y aparte (.) Don puntos (:) Los puntos suspensivos (…) El paréntesis (()) Interrogantes (¿?) Exclamaciones (!)

Reglas de protocolo: Punto y seguido (.) Separa diferentes frases u oraciones contenidas dentro de un párrafo. Después de una abreviatura sin que ello implique que la siguiente palabra se inicie con mayúscula. La coma (,) Marca las pausas al hablar. Separa las palabras en una serie o en una sucesión de frases. En los saludos, separa el destinatario de la frase.

Reglas de protocolo: Punto y aparte (.) Indica el final de un párrafo. Sirve para terminar un tema o idea y comenzar otro. Dos puntos (:) Permite hacer una pausa antes de enumerar, concluir o resumir. Se utilizan en los encabezamientos de los documentos, después de la fórmula de cortesía. En los documentos oficiales, se utilizan para introducir una declaración.

Reglas de protocolo: Paréntesis ( ) Se utiliza para interrumpir una frase e introducir una aclaración o para añadir información complementaria. Puntos suspensivos (…) Se utilizan cuando se interrumpe un discurso y se da por entendido lo que sigue. Sirven para no mencionar una palabra malsonante o para sorprender al lector con algo inesperado. Indica que el texto continúa.

Reglas de protocolo: Interrogantes (¿?) Sirven para terminar e iniciar frases interrogativas. Exclamaciones (!) Para iniciar y terminar una frase o palabra exclamativa o administrativa

Redacción y ortografía: PRINCIPIOS GENERALES Las palabras no se unen con guión a menos que exista un propósito Las palabras con prefijos, se escriben como una sola palabra. Se escriben con mayúscula: La primera palabra en una oración completa Palabras principales en un título Sustantivos propios Nombres de marcas Sustantivos seguidos de números La cursiva se usa: Presentación de un término nuevo Ejemplo Otros

Recuerde, la práctica hace al “Maestro”.