Gestión del Conocimiento E&P Modelo Repsol YPF Hugo Sivori (Repsol YPF) y Lorena Carrera (Pragma Consultores) 12-13 de Junio 2008 Gestión del Conocimiento E&P – Staff Técnico © STAFF TÉCNICO REPSOL YPF S.A. Junio 2008 1

Contenido Marco Normativo Modelo de Gestión del Conocimiento E&P Comunidades de Práctica Integración a Procesos de Negocio Reconocimientos: Reconocimientos GxC

Marco Normativo Política Global de Gestión del Conocimiento La Política de Gestión del Conocimiento estructura la actividad de Gestión del Conocimiento en Repsol YPF, es de carácter global y establece lo siguiente: El Conocimiento es el conjunto de experiencia personal e información aprendida, adquirida, producida o accesible por los empleados durante su vida profesional. Incluye lo aprendido de los éxitos y fracasos personales y de grupo, en tanto éstos refuerzan o modifican sus comportamientos. La Gestión del Conocimiento es el conjunto de iniciativas tendientes a convertir el conocimiento personal de los miembros de la organización, en un bien compartido accesible a toda ella y fuente de innovación y mejora continua de sus procesos. © STAFF TÉCNICO REPSOL YPF S.A. Junio 2008 3

Objetivo General y Valor Agregado Objetivo General de la Gestión del Conocimiento Desarrollar la gestión activa de los bienes intelectuales de la Compañía incluyendo la identificación, creación y optimización de los mismos. La óptima utilización de estos bienes intelectuales (tanto de conocimientos explícitos plasmados en documentos, como de conocimientos tácitos que poseen las personas) agregan valor a la Compañía aportando al éxito de la misma a corto, mediano y largo plazo. Asegurar el acceso de las personas a los conocimientos que residen en las bases de conocimiento, en los individuos y en los grupos de personas (tanto internos como externos a la Compañía). Promover las iniciativas para la discusión e integración del conocimiento generado a partir de la interacción. Buscamos: © STAFF TÉCNICO REPSOL YPF S.A. Junio 2008 4

Modelo de Gestión del Conocimiento en YPF Modelo de Gestión del Conocimiento E&P El Modelo de Gestión del Conocimiento E&P tiene dos componentes básicos: 1) Componente humana y organizacional: Introducción de nuevas estructuras organizacionales: Comunidad de Práctica: Grupo de personas que trabaja en un área de especialización o con un objetivo común, y se comunican con el motivo de colaborar, aprender, mejorar prácticas, encontrar y crear nuevos conocimientos en un área de negocio/servicio. Tienen asociados Objetivos, Indicadores, Mapas de Conocimiento, etc. 2) Componente procesos / tecnología: Introducción de procesos y tecnología que facilitan la colaboración posibilitando la gestión del conocimiento. © STAFF TÉCNICO REPSOL YPF S.A. Junio 2008 5

Modelo de Gestión del Conocimiento E&P El programa de Gestión del Conocimiento de E&P, se basa en el funcionamiento de las Comunidades de Práctica. El objetivo principal de las Comunidades de Práctica, es generar mecanismos para compartir y colaborar en la adquisición, publicación, búsqueda, recuperación y reutilización del conocimiento de E&P, mejorando los resultados operativos y generales de la Compañía. Cada una de estas Comunidades agrupa a los especialistas e interesados en una materia concreta, en torno a un sitio en la Intranet de la compañía, en el que disponen de información sobre los temas relativos a su actividad. © STAFF TÉCNICO REPSOL YPF S.A. Junio 2008

Modelo de Gestión del Conocimiento E&P Las Comunidades de Práctica de E&P Geociencias Adquisición, control de calidad y evaluación de logs. (E-log) Seguridad y Medio Ambiente. (SyMA) Drilling y workover (Drilling) Estimulación de Pozos (EP) Instalaciones de superficie (ISUP) Producción Mantenimiento de instalaciones (Mantenimiento) Reservorios Grupo de Interés: Mediciones © STAFF TÉCNICO REPSOL YPF S.A. Junio 2008 7

Modelo de Gestión del Conocimiento en YPF Las Comunidades de Práctica de E&P: Estructura Interna Cada comunidad está coordinada por un Gestor, éste es responsable de que la comunidad se forme, desarrolle y continúe. Lidera la definición de objetivos, organiza y lidera las actividades generales. Con él trabaja un Equipo Motor que ayuda al gestor en la definición de objetivos y planes, asume el liderazgo en las diversas funciones de la Comunidad: comunicación, organización de workshops, actualización del sitio, lidera equipos en temas o iniciativas particulares, etc. El resto de los miembros participa como Comunidad Activa, aportando su conocimiento y reutilizando el de los demás. El Sponsor de la Comunidad es una persona de nivel directivo, que mantiene las iniciativas de la comunidad alineadas con los intereses del negocio. © STAFF TÉCNICO REPSOL YPF S.A. Junio 2008 8

Modelo de Gestión del Conocimiento en YPF Las Comunidades de Práctica de E&P: Actividades presenciales - Workshops Las actividades presenciales por excelencia de las Comunidades de Prácticas son los Workshops: 1) Workshops de Equipo Motor: anualmente se reúne el Gestor y Equipo motor con el objetivo definir una estrategia de trabajo anual, consensuar y acordar las actividades a realizar, promover nuevas iniciativas y delimitar roles y responsabilidades de los integrantes de la comunidad. 2) Workshops Técnicos: reuniones presenciales que reúne a la comunidad activa, grupo motor y gestores con el objetivo de compartir experiencias, conocimientos, problemas resueltos y buenas prácticas, en torno a una temática / problema predeterminado. © STAFF TÉCNICO REPSOL YPF S.A. Junio 2008

Modelo de Gestión del Conocimiento en YPF Las Comunidades de Práctica de E&P: Actividades presenciales - Workshops Estimado para el Año 2008 Cantidad de workshops (Técnicos y de Equipo Motor) 23 Cantidad de días en workshops 69 Cantidad de personas comprometidas en workshops 575 Cantidad de horas total utilizadas en workshops 13.800 © STAFF TÉCNICO REPSOL YPF S.A. Junio 2008

Modelo de Gestión del Conocimiento E&P Gerencia de Gestión del Conocimiento E&P Consta de un equipo de 6 personas (3 personas en Buenos Aires y 3 personas en Madrid) dedicados full time a las actividades de Gestión de Conocimiento E&P. Gestión de Proyectos: Se realizan reuniones quincenales de seguimiento interno de los proyectos y actividades de Gestión del Conocimiento y reuniones quincenales de seguimiento de los requerimientos realizados a Sistemas. Se realizan dos workshops anuales organizados por Gestión del Conocimiento: 1) Workshop de Estrategia: reunión anual del Equipo de Gestión del Conocimiento con el objetivo de definir una estrategia conjunta, delinear los objetivos del año, promover el trabajo en equipo y consensuar un plan de acción. 2) Workshop de Gestores: reunión anual que reúne a todos los Gestores de las Comunidades de Práctica y al Equipo de Gestión del Conocimiento con el objetivo de delinear los proyectos a llevar cabo, enmarcar la metodología a utilizar y reforzar el compromiso asumido. © STAFF TÉCNICO REPSOL YPF S.A. Junio 2008

Modelo de Gestión del Conocimiento E&P Gerencia de Gestión del Conocimiento E&P Existe un equipo en el Departamento de Sistemas dedicado exclusivamente a los requerimientos de los gestores de comunidades de práctica de E&P y del equipo de Gestión del Conocimiento E&P. El Equipo de Gestión del Conocimiento E&P es de carácter interdisciplinario: compuesto por profesionales de tecnología, de carreras humanísticas y específicas del negocio. La gerencia cuenta con su propio Presupuesto. Los gestores de comunidades deben ajustar sus gastos de organización de eventos, iniciativas, etc, al porcentaje del presupuesto que les corresponde. © STAFF TÉCNICO REPSOL YPF S.A. Junio 2008

Creación / Identificación del Conocimiento Validación del Conocimiento Proyectos de Gestión del Conocimiento en YPF Gestión del Conocimiento y Procesos de Negocio La Gestión del Conocimiento busca soportar el flujo del conocimiento a los procesos de negocio, a través de las comunidades de práctica y de diversas herramientas que facilitan esta integración. Creación / Identificación del Conocimiento Captura y Almacenaje del Conocimiento Validación del Conocimiento Difusión del Conocimiento Uso del Conocimiento Revisión del Conocimiento Mapa de Conocimientos Comunidades de Práctica Sistema de Gestión de Consultas Técnicas Comunidades de Práctica Referentes técnicos de la Cía. Sistema de Gestión de Consultas Técnicas Comunidades de Práctica Plan de Comunicación Workshops Sitios Congresos Sistema de Gestión de Consultas Técnicas Comunidades de Práctica Referentes técnicos Sistema de Gestión de Consultas Técnicas After Action Review © STAFF TÉCNICO REPSOL YPF S.A. Junio 2008 13

Proyectos de Gestión del Conocimiento en YPF Gestión del Conocimiento y la Gestión por Compromisos La Gestión por Compromisos es el programa de Repsol YPF que regula los compromisos asumidos por los empleados, controla su cumplimiento y otorga reconocimientos. Gestión del Conocimiento se integra con el Programa de Gestión por Compromisos definiendo anualmente objetivos relacionados con la gestión de los conocimientos, esta integración permite brindar la oportunidad a aquellos responsables de las comunidades de práctica, de poder dedicarle más tiempo a las mismas, potenciando los resultados que hoy en día se obtienen. Los miembros de las comunidades (motores y gestores) participan y se comprometen con su trabajo cotidiano de forma voluntaria, convirtiéndose en claros referentes de los comportamientos de colaboración, cooperación, proactividad y excelencia promovidos y premiados por Repsol YPF a través de la Gestión por Compromisos. Gestión del conocimiento recomienda a los gestores dedicar un 15% de su tiempo a la comunidad de práctica, y un 10% de su tiempo a los miembros de los equipos motores. © STAFF TÉCNICO REPSOL YPF S.A. Junio 2008 14

Proyectos de Gestión del Conocimiento en YPF Gestión del Conocimiento y los Reconocimientos a la participación La participación y la colaboración de las personas en las iniciativas de gestión del conocimiento son premiadas por la gerencia a través de su Plan Anual de Reconocimientos. Dentro de este plan, los Comportamientos que se premian son los siguientes: La participación activa en la comunidad. El aporte de expertos y referentes. La innovación y la excelencia en la práctica profesional. Se realizan acciones para comunicar el reconocimiento a toda la compañía a través de cartas a los directivos, publicaciones en la intranet, newsletters y Boletín de Información Técnica. Los Premios varían desde la asistencia a congresos o cursos, bolsas de viaje hasta objetos de valor tangible. © STAFF TÉCNICO REPSOL YPF S.A. Junio 2008 15

© STAFF TÉCNICO REPSOL YPF S.A. Junio 2008