Gestión de Compras en el Sector Público: III Jornadas Regionales del Sector Público Viedma, 6 y 7 de setiembre de 2007 Gestión de Compras en el Sector Público: más allá de las normas Walter Miner

CONCEPTOS GENERALES Transparencia Legalidad y Gestión Temor => dificultad para mejorar la gestión Las contrataciones directas

Fases de la Administración Ejecución COORDINACIÓN y DIRECCION

CONTROL INTERNO Control: concepto y objetivos Control y Auditoría Similitudes, diferencias y ventajas

CONTROL INTERNO Organización del Proceso de compras Determinación de la Cantidad y Oportunidad de la compra Solicitud de la compra Autorización de la compra Elaboración de las “Condiciones de compra” Búsqueda y Selección de Proveedores

CONTROL INTERNO Publicidad de la compra / Envío de Invitaciones Recepción y Evaluación de Ofertas Adjudicación de la compra Seguimiento de la compra Registro de la compra Control de Obligaciones Legales del proveedor

1. Organización del Proceso de compras Separación funcional de las áreas que gestionan la contratación de las que reciben, custodian y registran los bienes y servicios adquiridos Normas y procedimientos escritos, claros y precisos que regulen el proceso Clara separación de funciones y asignación de responsabilidades dentro del sector Compras

1. Organización del Proceso de compras Personal del sector Compras: - no debe poseer conflicto de intereses - debe rotar dentro del sector y del ente - debe contar con capacitación actualizada “Registros de proveedores” con: - datos de filiación - información sobre sus bienes y servicios - datos sobre precios oportunamente cotizados - estadísticas sobre su cumplimiento anterior - información tributaria y previsional

2. Determinación de la Cantidad y Oportunidad de la compra Política de administración de existencias según: - cronogramas de entrega y producción - plazos de contratación Plan anual de compras: - que incluya bases de formulación - en función de la producción programada - compatible con el presupuesto aprobado - con información de los bienes a adquirir Alternativas comprar-arrendar-construir

3. Solicitud de la compra Emisión y registro de la “solicitud de compra” Especificaciones técnicas: - que posibiliten la concurrencia - suficientemente precisas Control con el “plan de compras” y evaluación de causas de excepción Numeración y registro que permitan el control de las solicitudes en curso

Autorización de la compra Sector Presupuesto: - controla existencia de crédito presupuestario - realiza la “afectación preventiva” - informa al respecto Niveles de autorización de compras Sector Compras: - verifica la autorización de la compra - determina la modalidad de contratación - de corresponder, justifica “exclusividad” o “urgencia”

Elaboración de las “Condiciones de compra” El “pliego” debe contener, como mínimo: - especificaciones técnicas - fechas de entrega, forma de pago - cláusulas sobre incumplimientos - cláusulas s/ reservas de derechos del Estado - causales de nulidad de oferta - forma de cotización - procedimiento de evaluación de ofertas - de corresponder, cláusulas restrictivas

Elaboración de las “Condiciones de compra” Especificaciones técnicas del pliego: - amplias con bases homogéneas - sin requerimientos que limiten indebidamente la concurrencia, “nominen” proveedores o los reduzcan innecesariamente, favoreciendo la formación de los “clubes” El caso de los servicios: especificaciones teóricas y reales

Búsqueda y Selección de Proveedores Es una tarea permanente y activa. No se limita a organizar un “Registro” por única vez. Las fuentes de información a utilizar son, entre otras: - revistas y directorios especializados - catálogos - cámaras de fabricantes y compradores - visitas a centros fabriles - exposiciones

Búsqueda y Selección de Proveedores Mantener registros que permitan elaborar información comparativa de los actuales o potenciales proveedores, considerando: - precios y condiciones de pago, plazos de entrega, calidad, capacidad de producción, controles de calidad aplicados, antigüedad, antecedentes, posibilidades de evolución y asociación, utilización de nuevas tecnologías, formas de contratación, líneas de productos, etc.

Publicidad o Envío de Invitaciones Publicidad: el “aviso” del llamado debe incluir el lugar, fecha y hora de la recepción y apertura de ofertas. Invitaciones: en forma adicional a la publicidad, se deben cursar invitaciones a los principales proveedores del respectivo producto, sean o no habituales, y a las asociaciones que los nuclean Anticipación de la publicación/invitación

Recepción y Evaluación de Ofertas Confeccionar un “Acta de Apertura de Ofertas” que cumpla con los requisitos normativos Controlar y analizar las ofertas con los requisitos de las “Condiciones de compra” Evaluar las ofertas sobre bases homogéneas y contempladas en las “Condiciones” En caso de ser necesario, requerir asistencia técnica para realizar la evaluación

Recepción y Evaluación de Ofertas En caso de corresponder, solicitar “Mejora de precio” De ser aplicable, considerar la normativa que beneficia a pymes o bienes nacionales Elaborar un “Informe de Evaluación de ofertas” Confeccionar y publicar el “Acta de Preadjudicación”

Adjudicación de la compra Analizar y evaluar las impugnaciones a la preadjudicación, notificando en tiempo y forma De corresponder, antes de la adjudicación, el “Servicio Jurídico” debe emitir dictamen Si surgieran reparos, deben ser analizados y, eventualmente, subsanados antes de adjudicar La adjudicación debe ser aprobada mediante un acto administrativo del nivel competente

Adjudicación de la compra Publicar y comunicar la adjudicación de acuerdo con la normativa vigente Devolver las garantías de oferta y solicitar la constitución de la garantía de adjudicación Cuando se adjudique a una oferta q’ no fue la de menor precio, exponer los motivos por escrito Comunicar las “modificaciones de especificaciones” a todos los oferentes

Adjudicación de la compra Luego de la adjudicación, emitir la Orden de Compra (o contrato): - prenumerada - ajustada a las “Condiciones” - describiendo los bienes a adquirir, precios, condiciones de pago, plazos de entrega y demás especificaciones de la oferta Luego de emitir OC, registrar el “compromiso”

Seguimiento de la compra Procedimientos escritos q’ regulen la recepción, control y conformidad de los bienes recibidos Verificar y analizar la calidad de los bienes, para determinar su concordancia con las especificaciones técnicas de las “Condiciones” Emitir un documento donde conste la conformidad o rechazo de los bienes recibidos, suscripto por un funcionario de jerarquía

Seguimiento de la compra Luego de la recepción definitiva, informar a los sectores “Patrimonio” y “Liquidaciones” Realizar un seguimiento, análisis e información de los incumplimientos del proveedor Registrar esas observaciones en el archivo individual del mismo y en el “Registro General de Proveedores”

Registro de la compra Sus objetivos son: Determinar el costo de los insumos usados en la producción y, consecuentemente, de los bienes o servicios a entregar Controlar el inventario físico permanente que se mantenga en el sector correspondiente El reconocimiento del pasivo, como control del pago a efectuar

Control de Obligaciones Legales del proveedor a) Cooperativas de Trabajo: Verificar los aportes previsionales e impositivos del personal que presta servicios (asociados) Verificar la actuación como agente de retención Constatar el pago de los seguros de ley y la asistencia médica del personal Registrar la asistencia del personal y certificarla por un funcionario competente

Control de Obligaciones Legales del proveedor b) Sociedades que subcontratan personal: Requerir y archivar constancias de pago de remuneraciones y cargas sociales. Verificar que correspondan al personal que presta servicios en el ente Requerir información sobre vigencia y pago de seguros de vida y de riesgos del trabajo Registrar y certificar la asistencia del personal

Auditoría Según la dependencia jerárquica del auditor: a) interna b) externa Según el objeto examinado: a) de transacciones b) del proceso (EVALUACION) Según la materia: a) de cumplimiento legal b) de gestión (EVALUACION) Verificar lo que se ejecutó o hacer algo más?

Auditoría Evaluación del proceso establecido (teoría) mediante el análisis de los criterios de gestión para cada una de las 12 etapas. Pruebas de cumplimiento (práctica) también llamadas “test de transacciones”. - Selección por el criterio del auditor - Aplicación de la “curva ABC”

Cumplimiento Legal: superposición de normas Necesidad de dar cumplimiento a normas de bancos multilaterales (BID, Banco Mundial, créditos país-país) o de otro Estado (Nación o Provincia) Casos posibles: - Normas no contrapuestas, con diferente alcance - Normas contrapuestas

Evaluación de resultados La Economía Mide los términos y condiciones mediante los cuales se adquieren los recursos (humanos, materiales y financieros). En una operación económica, se obtienen dichos recursos: - en la cantidad y calidad apropiadas - en el momento oportuno - al menor costo posible.

Economía: la cantidad adecuada Para adquirir en la cantidad adecuada, se deben: - establecer relaciones entre insumos y productos, sobre bases estadísticas históricas o de terceros - considerar estos estándares al formular el presupuesto Para que ello sea posible y útil, se debe: - disponer de productos homogéneos - establecer el margen de error aceptable

Economía: medición Los estándares estimados de acuerdo con lo expuesto, deben ser comparados en términos físicos o monetarios con los resultados reales obtenidos y, de considerarse necesario, proceder a la reformulación de los mismos En forma matemática: E = Costo real Costo presupuestado

Gestión de Compras en el Sector Público: III Jornadas Regionales del Sector Público Viedma, 6 y 7 de septiembre de 2007 Gestión de Compras en el Sector Público: más allá de las normas Walter Miner wminer@consejo.org.ar