Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Presentación Interactiva Proyecto de Modernización

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia MODÚLO I. PRESENTACIÓN GENERAL 1.Modernización de las Secretarías 2.Enfoque de Procesos y Ciclo de Mejora 3.Cadena de Valor 4.Concurso de Méritos CM-MEN-01 de Concurso de Méritos CM-MEN-02 de 2008 MODÚLO II. PRESENTACIÓN DE CADA MACROPROCESO (Gestión de la Cobertura, Atención al ciudadano, Gestión financiera y Gestión del Talento Humano etc…) 1.Objetivo del Macroproceso 2.Procesos 3.Estructura. MODÚLO IV. METODOLOGÍA DE LA INTERVENTORÍA 1.Metodología de interventoría. 2.Indicadores del proyecto. 3.Lecciones aprendidas. 4.Metodología 5´S implementación. 5.Casos prácticos formatos. 6.Casos prácticos actividades y productos. Contenido

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Apagar celulares, radioteléfonos o modo silencio. Contar con su participación activa durante el tiempo programado. Reglas de Juego

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Proceso Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados ISO9000:2000 EntradasSalidas Transformación Insumos Productos Enfoque Basado en Procesos Bienes Servicios Cualquier actividad o conjunto de actividades que utiliza recursos para transformar entradas en salidas Transformación

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia El Ciclo de Mejora y el Enfoque Basado en Procesos Ciclo P-H-V-A Definir y habilitar de acuerdo a los requisitos y medios qué hacer cómo hacerlo cuándo hacerloPlanificar Ejecutar tal como se ha planificadoHacer Evaluar y demostrar conformidad con lo planificado, así como desempeño de acuerdo a los objetivosVerificar Establecer y generar mejoras hacia los objetivos, recursos y prácticas futuras Actuar

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Modelo de Operación Procesos MEN ¿Qué es un macroproceso? Constituye el primer nivel del conjunto de acciones encadenadas que la entidad debe realizar a fin de cumplir con su función constitucional y legal, la misión fijada y la visión proyectada. ¿Qué es un proceso? Conjunto de subprocesos que tienen un punto de inicio y un punto final, generalmente la provisión de un servicio a un cliente interno o externo. Es un conjunto de actividades que toman un insumo, le generan como resultado un producto o servicio que entregan a un cliente. ¿Qué es un subproceso? Es un conjunto de actividades que interrelacionadamente e interdependientes constituyen un proceso. ¿Qué es una actividad? Es un evento que concatenado a otro integran un subproceso.

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Macroprocesos Estratégicos Define las políticas, estrategias y acciones de la organización, el desempeño y la gestión municipal. Macroprocesos Misionales Hace realidad la Misión organizacional mediante la prestación de bienes/servicios que satisfacen las necesidades del cliente externo Macroprocesos de Apoyo Soporta y coadyuva al desarrollo de los demás procesos e incorpora las herramientas logísticas requeridas por la organización SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Cadena de Valor

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia F. Gestión de la inspección y vigilancia de los establecimientos educativos G. Gestión de la información H. Gestión del talento humano I. Gestión administrativa de bienes y servicios J. Gestión financiera MACROPROCESOS MISIONALES MACROPROCESOS DE APOYO A. Gestión estratégica E. Atención al ciudadano K. Control Interno B. Gestión de programas y proyectos C. Gestión de la cobertura del servicio educativo D. Gestión de la calidad del servicio educativo en educación pre escolar, básica y media L. Gestión de la tecnología informática M. Atender asuntos legales y públicos N. Administración del sistema de gestión de calidad Municipios No Certificados Establecimientos Educativos Cadena de Valor

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia OBJETIVO: IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS PARA LA MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE LAS SECRETARÍAS DE EDUCACIÓN, PARTICIPANTES EN EL PROYECTO DE MODERNIZACIÓN FASE III Concurso de Méritos CM-MEN-01de 2008 GRUPO 1 GRUPO 2 GRUPO 7 GRUPO 8

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia El proyecto se ejecutará en cuatro grupos, con la participación de 19 Secretarías de Educación, donde se implantarán de dos a seis de los siguientes macroprocesos: F. Gestión de la inspección y vigilancia de los establecimientos educativos H. Gestión del talento humano J. Gestión financiera MACROPROCESOS MISIONALES MACROPROCESOS DE APOYO E. Atención al ciudadano L. Gestión de la tecnología informática C. Gestión de la cobertura del servicio educativo Alcance y Duración del Proyecto

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Secretarías (3) Procesos a Implantar Terminación Estimada BoyacáMacro proceso C. Gestión de la cobertura del servicio educativo. 31 dic. Macro proceso H. Gestión del Talento Humano. Macro proceso J. Gestión Financiera Macro proceso E. Atención al Ciudadano. Macro proceso L. Gestión de Tecnología Informática. Macro proceso F. Gestión de Inspección y Vigilancia de los establecimientos educativos. Floridablanc a Macro proceso L. Gestión de Tecnología Informática.31 dic. Macro proceso F. Gestión de Inspección y Vigilancia de los establecimientos educativos. San Juan de Girón Macro proceso L. Gestión de Tecnología Informática.31 dic. Macro proceso F. Gestión de Inspección y Vigilancia de los establecimientos educativos. Alcance y Duración del Proyecto - Grupo 1

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Secretarías (3) Procesos a Implantar Terminación Estimada Tolima, Ibagué y Girardot Macro proceso L. Gestión de Tecnología Informática.31 dic. Macro proceso F. Gestión de Inspección y Vigilancia de los establecimientos educativos. Alcance y Duración del Proyecto – Grupo 2

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Secretarías (8)Procesos a Implantar Terminación Estimada UribiaMacro proceso C. Gestión de la cobertura del servicio educativo. 31 dic. Macro proceso H. Gestión del Talento Humano. Macro proceso J. Gestión Financiera Macro proceso E. Atención al Ciudadano. Macro proceso L. Gestión de Tecnología Informática. Macro proceso F. Gestión de Inspección y Vigilancia de los establecimientos educativos. Córdoba, Montería, Barranquilla, Santa Cruz de Loríca, Barrancabermej a, Maicao y Magangue Macro proceso C. Gestión de la cobertura del servicio educativo. 31 dic. Macro proceso H. Gestión del Talento Humano. Macro proceso J. Gestión Financiera Macro proceso L. Gestión de Tecnología Informática. Macro proceso F. Gestión de Inspección y Vigilancia de los establecimientos educativos. Alcance y Duración del Proyecto – Grupo 7

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Secretarías (5)Procesos a Implantar Terminación Estimada Quindío, Pereira, Dosquebradas, Tulúa y Cartago Macro proceso L. Gestión de Tecnología Informática.31 dic. Macro proceso F. Gestión de Inspección y Vigilancia de los establecimientos educativos. Alcance y Duración del Proyecto – Grupo 8

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Concurso de Méritos CM-MEN-02 de 2008 OBJETIVO Realizar el diagnóstico, diseño e implementación de una estrategia de intervención organizacional que promueva la apropiación de procesos, sistemas de información y gente y cultura. ALCANCE El proyecto se ejecutará en 67 Secretarías de Educación, divididas en cuatro grupos, donde se realizará un diagnóstico enfocado a evaluar y analizar la apropiación de los procesos misionales y los cinco sistemas de información que se están implantando en las Secretarías de Educación. DURACIÓN 4 meses.

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Zonas ZONA 1 ANTIOQUIA-EJE 1Antioquia 2Armenia 3Bello 4Caldas 5Cartago 6Chocó 7Dosquebradas 8Envigado 9Itagüí 10Manizales 11Pereira 12Quindío 13Quibdó 14Risaralda 15Turbo ZONA 2 COSTA NORTE 1Atlántico 2Barranquilla 3Bolívar 4Cartagena 5Cesar 6Córdoba 7La Guajira 8Lorica 9Magangué 10Magdalena 11Maicao 12Montería 13Sahagún 14San Andrés 15Sincelejo 16Sucre 17Uribia 18Valledupar ZONA 3 CENTRO- ORIENTE 1Arauca 2Barrancabermeja 3Boyacá 4Bucaramanga 5Casanare 6Cundinamarca 7Floridablanca 8Fusagasugá 9Girardot 10Girón 11Guainía 12Guaviare 13Meta 14Norte Santander 15Soacha 16Sogamoso 17Vichada 18Villavicencio ZONA 4 OCCIDENTE 1Buenaventura 2Cali 3Caquetá 4Cauca 5Florencia 6Huila 7Ibagué 8Nariño 9Neiva 10Palmira 11Pasto 12Putumayo 13Tolima 14Tumaco 15Tulúa 16Valle del Cauca

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Puntos de Especial Atención PUNTOS DE ESPECIAL ATENCIÓN Diagnóstico, Diseño e Intervención Organizacional en: Apropiación de procesos misionales (Atención al Ciudadano, Cobertura, Calidad, Gestión Financiera y Recursos Humanos) Apropiación de Sistemas de Información Gente y Cultura (Manejo del cambio y desarrollo de habilidades gerenciales) Conocimiento del Proyecto de Modernización

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Fases

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia MODÚLO II. MACROPROCESOS 1.Estructura Organizacional 2.Objetivo 3.Procesos

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Metodología de trabajo Propuesta de Estructura Reingeniería de procesos Diseño de Cadena de Valor. Modelos Conceptuales. Diseño de procesos. Implementación de procesos Ejecución Simulación Manual de procesos Documentación preliminar: Diseño Detallado de Procedimientos. Indicadores de gestión. Matriz de Responsabilidades. Niveles de Aprobación. Funciones. Políticas. Referentes y propuesta de Estructura Definición de tipologías. Manual de funciones, Perfiles de cargos. Propuesta de Estructura orgánica Levantamiento de cargas de trabajo Análisis de Hojas de Vida. Cuadro comparativo de estructura actual y propuesta Costeo Cargos

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Estructura Tipo

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Tipología 4 Cuenta con áreas independientes para el manejo por separado de procesos específicos dentro de los macroprocesos. Cuenta con instancias asesoras independientes encargadas de procesos estratégicos (Planeación, Gestión organizacional, Comunicaciones) y de control de la gestión educativa (Inspección y Vigilancia, Control Disciplinario, Control Interno y Jurídica). Algunas de estas áreas pueden ser asumidas por la Entidad Territorial. Las áreas de Cobertura, Calidad Educativa y Administrativa y Financiera cuentan con dependencias internas independientes para atender todo lo relacionado con su gestión.

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Tipología 3 La estructura por áreas es igual a la tipología 4 a excepción de dos grupos: plantas físicas y hojas de vida. El primero seria asumido por Servicios Administrativos por su afinidad como labor de apoyo. El manejo de Hojas de Vida se asocia al proceso de Administración de Personal por su afinidad con el mismo dado que el cierre de los procesos relacionados siempre conduce al archivo y control de las hojas de vida de los servidores públicos.

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Tipología 2 El área de Evaluación educativa pasa a manejar de forma integral los diferentes tipos de evaluaciones: de estudiantes, de docentes y la auto-evaluación institucional. Mejoramiento queda con un solo grupo de Gestión Escolar el cual maneja tanto lo relacionado con medios educativos como los procesos de apoyo a los establecimientos educativos (Planes de Mejoramiento, PEI, estratégicas pedagógicas, formación docente, articulación de ciclos y experiencias significativas). Esto se realiza en campo en conjunto con las unidades desconcentradas. Los procesos estratégicos de permanencia pasan a ser manejados directamente por el área del mismo nombre. Permanece dentro de ella un área de Atención a poblaciones para coordinar con las diferentes áreas las acciones dirigidas a poblaciones específicas. El área de gestión administrativa pasa a manejar todo lo relacionado con contratación, plantas físicas y servicios administrativos. El área de Servicio de Atención al Ciudadano pasa a manejar de manera unificada todo lo relacionado con correspondencia, archivo y atención al ciudadano. El área de Planeación asumiría las funciones relacionadas con Análisis del Sector, Apoyo Institucional o Municipal y Gestión de Programas y Proyectos.

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Tipología 1 Esta estructura cuenta con las dos áreas misionales básicas – Calidad educativa y Cobertura, las cuales cuentan solamente con grupos de trabajo unitarios a cargo de sus respectivos procesos. El área de calidad contaría con un grupo a cargo de la gestión de la evaluación educativa y otro a cargo de todas las acciones de apoyo al mejoramiento de los establecimientos. El área de cobertura contaría con un área a cargo de promover el acceso al sector educativo y administrar la matrícula y otra a cargo de las acciones de apoyo a la permanencia y la coordinación de la atención a poblaciones específicas. El área administrativa quedaría básicamente con 3 áreas internas: Unidades desconcentradas, Recursos Humanos y Gestión administrativa y financiera. Unidades desconcentradas Todos los procesos relacionados con Gestión del Talento Humano son agrupados dentro del área de Recursos Humanos. Gestión administrativa asumiría todo lo relacionado con atención al ciudadano, archivo, correspondencia, servicios informáticos y gestión financiera.

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Beneficios del Modelo Analizar la Estructura organizacional de acuerdo con la gestión por procesos. Diferenciar claramente las áreas misionales (Calidad y Cobertura) frente a las de apoyo (Administrativa y financiera). Identificar el perfil básico de los cargos de la Secretaría. Identificar los procesos de la Secretaría que pueden ser asumidos por otras dependencias de la Entidad Territorial o por terceros. Utilizar el modelo de tipificación durante el análisis de ajuste de la estructura de la Secretaría, permite:

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Metodología de trabajo Propuesta de Estructura Reingeniería de procesos Diseño de Cadena de Valor Modelos Conceptuales Diseño de procesos Implementación de procesos Ejecución Piloto Simulación Manual de procesos Documentación preliminar Diseño Detallado de Procedimientos Árboles de decisión Días típicos Indicadores de gestión Matriz de Responsabilidades Niveles de Aprobación Funciones Políticas Análisis y Aprobación Revisión y ajuste del cuadro comparativo de cargos propuestos v./s. actuales. Revisión de las matrices de costeo planta propuesta y planta actual según fuente de financiación. Revisión de la información relacionada con la cuota de administración. Plan de creación y supresión de cargos. Escenarios financieros Referentes y propuesta de Estructura Definición de tipologías Levantamiento de cargas de trabajo Propuesta de Estructura orgánica Manual de funciones, Perfiles de cargos Cuadro comparativo de estructura actual y propuesta Costeo Cargos

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Sahagún Arauca Valle BelloBolívar Cundinamarca La Guajira Pasto Atlántico Risaralda Envigado Fusagasuga Caldas Guaviare Magdalena Manizales GuainíaN. de Sder. Putumayo Antioquia Turbo Valledupar VichadaVillavicencio San AndrésSucre Cesar Casanare Neiva Huila Armenia Nariño Sogamoso Soacha Propuesta de Estructura Avance 2007 Fase I (34 Secretarías)

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Pasos a seguir Definir una política para financiar la planta de cargo requerida para la implementación de la nueva estructura. Adopción de la estructura por parte de la Entidad Territorial. Hacer seguimiento continuo a las Secretarías de Educación para determinar avances, retrasos y acciones para apoyar la aprobación de estructuras organizacionales

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia B/quilla B/bermeja Córdoba Montería Loríca Maicao Magangue Dos/qbradas Cartago Flor/blanca Girón Caquetá Florencia Cauca Boyacá Meta Cali Palmira Choco Loríca Quibdo Quindío Girardot Tolima Ibagué Tulúa Tumaco Uribia B/ventura Propuesta de Estructura Plan 2008 Fase II (29 Secretarías)

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Tipología Secretarías Fase II TIPOLOGÍA 1TIPOLOGÍA 2TIPOLOGÍA 3 BARRANCABERMEJABUENAVENTURABARRANQUILLA CARTAGOCHOCOBOYACA DOSQUEBRADASIBAGUECORDOBA FLORIDABLANCAMONTERIATOLIMA GIRARDOTPEREIRA LÒRICAQUINDIO SAN JUAN DE GIRON URIBIA TULUA 34 Cargos propuestos 47 Cargos propuestos 86 Cargos propuestos

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Pasos a seguir Acompañamiento a las Secretarias de Educación para la adopción de la nueva estructura. Documentación Adopción Implementación

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Riesgos de no implementar la estructura Desconocimiento de límites y responsabilidades sobre los procesos, entre la Secretaría de Educación y demás dependencias de la Entidad Territorial, impactando los Acuerdos de Nivel de Servicio. Consolidación en las secretarías de esquemas desconcentrados de trabajo, efectivos y estables (equipos por núcleos, zonas, provincias, regiones). Carencia de regularización de la situación de los funcionarios pagados por el SGP (administrativos y docentes) que desempeñan funciones criticas en los procesos de las secretarías y otras dependencias de la Entidad Territorial. Desconocimiento de la Estructura organizacional de acuerdo con la gestión por procesos.

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Riesgos de no implementar la estructura Desconocimiento de la Estructura organizacional de acuerdo con la gestión por procesos. No diferenciación de las áreas de Calidad y Cobertura frente a las de apoyo (Administrativa y financiera). Desconocimiento del perfil básico de los cargos de la Secretaría. Dificultad para la estimación del incremento a largo plazo de los costos de las plantas de cargos. Cargos sin responsabilidades claras que impiden mejorar a la organización en las solicitudes y requerimientos realizados por el Ministerio de Educación Nacional.

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Riesgos de no implementar la estructura Perdida de oportunidad en profesionalización de la planta de personal de acuerdo a los diseños detallados. Menor eficiencia en el desarrollo de los procesos resultado de la modernización viéndose reflejado en el perfil al momento de implantar en la satisfacción de los usuarios.

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia MacroprocesoProceso H. Gestión del talento humano H01. Administrar la planta de personal H02. Selección e inducción de personal H03. Desarrollo de personal H04. Administración de carrera H05. Manejo del fondo prestacional H06. Administración de la nómina H07. Administración de las hojas de vida H. Gestión del Talento Humano H. Gestión del talento humano, permiten definir, modificar y legalizar la planta de personal docente y administrativa, además de la administración de novedades, selección, ingreso, formación, capacitación, bienestar y desarrollo del personal, manejo del fondo prestacional, administración de la nómina y las hojas de vida.

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Gestión de la cobertura del servicio educativo, se determina la proyección de cupos, la identificación de estrategias de acceso y permanencia la reserva y asignación de cupos oficiales, el registro de matrículas de cupos oficiales y el seguimiento y control a la gestión de cobertura que permitirán garantizar la continuidad y permanencia de los niños al sistema educativo oficial. C. Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo MacroprocesoProceso C. Gestión de la cobertura del servicio educativo C01. Establecer las directrices, criterios, procedimientos y cronograma para la organización y gestión de la cobertura del servicio educativo C02. Proyectar cupos C03. Solicitar, reservar y asignar cupos oficiales C04. Registrar matrícula de cupos oficiales C05. Hacer seguimiento a la gestión de matrícula

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia MacroprocesoProceso E. Atención al ciudadano E01. Gestionar solicitudes y correspondencia E02. Desarrollar y mantener relaciones con el ciudadano E. Atención al Ciudadano E. Atención al ciudadano, se encargan de gestionar de manera efectiva las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, trámites y consultas y la correspondencia en general recibida por las partes interesadas; así como obtener, identificar y evaluar el grado de satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes con respecto a los servicios y la atención que presta la Secretaría de Educación.

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia MacroprocesoProceso F. Gestión de la inspección y vigilancia de los establecimientos educativos F01. Inspección y vigilancia a la gestión de establecimientos educativos F02. Legalización de establecimientos educativos F. Gestión de la Inspección y Vigilancia de los EE F. Gestión de la inspección y vigilancia de los establecimientos educativos se encargan de realizar el control a los EE de educación formal y de formación para el trabajo y el desarrollo humano, a través de la ejecución de la inspección y vigilancia en la jurisdicción, y la legalización de los que están interesados en crearse o en modificar su licencia o reconocimiento oficial actual. Incluye también la administración de novedades de los establecimientos.

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia MacroprocesoProceso J. Gestión financiera J01. Presupuesto J02. Tesorería J03. Contabilidad J. Gestión Financiera J. Gestión financiera, enfocado en gestionar de manera transparente los recursos financieros requeridos para la adecuada prestación del servicio, así como la gestión de trámite y pago de los gastos e inversiones realizadas y su inmediato registro contable.

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia MacroprocesoProceso L. Gestión de la tecnología informática L01. Formulación y ejecución del plan de tecnología e informática. L02. Mantenimiento y soporte técnico de la infraestructura tecnológica L03. Administración de la plataforma tecnológica informática L04. Mantenimiento y administración de la seguridad de la plataforma tecnológica L. Gestión de la Tecnología Informática L. Gestión de la tecnología informática, tienen como objetivo gestionar los recursos tecnológicos e informáticos de la Secretaría de Educación, implantando la tecnología necesaria para soportar los procesos, desarrollando y manteniendo operativos los sistemas de información y ofreciendo el soporte necesario para mantener los niveles óptimos de servicio.

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia MODÚLO IV. METODOLOGÍA DE LA INTERVENTORÍA 1.Metodología de interventoría. 2.Propuesta de Estructura. 3.Indicadores del proyecto. 4.Lecciones aprendidas. 5.Metodología 5´S implementación. 6.Casos prácticos formatos. 7.Casos prácticos actividades y productos.