CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL Martha Nelly Restrepo Moreno
CONCEPTO Es la labor de identificar y estructurar de manera lógica, con normas y estándares, la información referente a las instituciones, a través de un sistema de clasificación.
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Consiste en ordenar un determinado documento según un enfoque u orientación. De esta forma podemos encontrar diversas posibilidades de organizar un determinado elemento. Ej. Si clasificáramos un libro podríamos hacerlo por materia, autor, color, tamaño, país, género, entre otras. Sin embargo, deberemos clasificarlo por género o materia que resulta más adecuada.
CLASIFICACIÓN POR EL TIPO DOCUMENTAL Consiste en la clasificación por el atributo o característica ligado a la actividad administrativa a la que sirve el documento en cuestión. Dicha característica se manifiesta en un formato, diagramación y contenido que son particulares y distintivos del trámite. Entonces, cada trámite puede generar su propio tipo documental, pero no resulta adecuado, ni deseable que un mismo trámite tenga diversos tipos documentales. Ej. el pago de impuestos
Documentos de archivo Dispositivos o Imperativos Testimoniales o probatorios Informativos o noticiosos
Documentos dispositivos o imperativos: Son aquellos en que una autoridad manifiesta la intención de generar una orden o directriz. Por ejemplo un acuerdo, un decreto, una ordenanza, una sentencia, una resolución, etc. Documentos testimoniales o probatorios: Son aquellos en los que se hace constar la realización de un determinado proceso, en tal sentido que su registro sirva como posterior prueba con efectos legales. En esta categoría se encuentran documentos como registros, actas, contratos, declaraciones, certificados. Documentos informativos o noticiosos: Son aquellos en los que se asienta información o noticias relacionadas con un determinado proceso, pero que no tienen el alcance legal de la primer y segunda categoría. Este tipo de documentos son emitidos por cualquier nivel o persona dentro de una organización. Ejemplos: cartas, notas, aclaraciones, memorandos, cotizaciones, circulares, etc.
CLASIFICACIÓN POR LA TRADICIÓN DOCUMENTAL Es la finalidad que se le dio al documento: Documento original Copia Borrador Minuta
Original: Es el ejemplar de un documento auténtico; puede haber originales múltiples (los que producen varios ejemplares de igual valor, como en los contratos) y originales únicos. Copia: Es el ejemplar de un documento que contiene el texto del original, pero que no ha sido producido para cumplir el objetivo del documento original y normalmente lleva la advertencia “es copia”.
Borrador: Es un documento provisional y preparatorio, previo a la elaboración del documento original, sólo cumple la función de contener el texto antes de su fijación definitiva. Minuta: proviene de un vocablo que significa “reducida” o “cosas reducidas”. Es un boceto o esquema en el que se enuncian los principales asuntos que contendrá el documento original. Es muy utilizado en los procesos notariales que anteceden la expedición de una escritura pública.
Otras formas de clasificación documental son: Por la función a la que sirven los documentos: documentos sustantivos (los más importantes para una determinada organización, por ejemplo los reportes de calificaciones y las actas de grado para un colegio) y documentos comunes o facilitativos (los que son de apoyo para los trámites administrativos y son comunes a casi todas las instituciones, por ejemplo los libros de contabilidad)
Por el grado de accesibilidad de los usuarios: documentos que deben ser difundidos (por ejemplo una ley, acuerdo, decreto o resolución), documentos de libre acceso, documentos no clasificados con grado de confidencialidad, documentos secretos o confidenciales, documentos muy secretos o ultraconfidenciales y documentos posteriores al hecho.
Por el soporte del texto: de soportes antiguos (papiros, pergaminos, vitelas), de soportes actuales (papel, películas, soporte magnético, fotográficos, etc)