RECEPCION DE UNA ESTACION DE SERVICIO (Nuevo Concesionario) Recepción de una E/S Copec Centro

PRIMEROS DIAS COMO CONCESIONARIO RECEPCION DE UNA E/S PRIMEROS DIAS COMO CONCESIONARIO INDICE Día “0” - Antes de tomar la E/S Primer día - Entrega de la E/S Precauciones para evitar robos el primer mes Fin del primer mes A continuación se entregan recomendaciones las que deben ser adaptadas a la realidad de cada E/S Recepción de una E/S Copec Centro

RECEPCION DE UNA E/S Día “0”, Antes de tomar la E/S Recepción de una E/S Copec Centro

DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S ADMINISTRATIVO – LEGAL Contrato de concesión de Copec Patente Comercial Iniciación de actividades Documentos tributarios Boletas, Guías de despacho, Facturas, Notas de crédito. Guías para FFAA Libro de asistencia Libro de actas para experto en seguridad Apertura de cuentas corrientes Recepción de una E/S Copec Centro

DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S ADMINISTRATIVO - LEGAL Solicitar equipos TBK Solicitar terminales Copec Solicitud de líneas telefónica Seguros Transporte de valores Plan de Seguridad a Carabineros (OS-10) Presentación al SEC Solicitar mail Copec Formularios Internos Planillas de turno, avances Celular para jefe de servicio Recepción de una E/S Copec Centro

DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S OFICINA  Escritorios Sillas Estantes Computador Impresora multifuncional Impresora matriz de punto (para facturación) Fax Caja de fondo Caja de seguridad chica Teléfonos Recepción de una E/S Copec Centro

DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S OFICINA  Artículos de escritorio Block, Lápices, Clips, Corchetera, Corchetes, Elásticos, Bolsas plásticas, Bock, Cuaderno, Acoclips, Cinta de embalaje, Huellero, Cuchillo cartonero, Dedo de goma, Destacador, Corrector, Perforador, Scotch, Stic fix, etc. Calculadoras Porta-llaves Timbres Formularios internos Archivadores y carpetas Recepción de una E/S Copec Centro

DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S EXTERIOR  Extintores Compresor de aire Cachimbas y válvula para bicicletas y pelotas. Candados Bidones para agua Chapulines Calugas de champú Pasta de medición de combustible Pasta de medición de agua Barreras de descarga de combustible y conos Linterna anti-explosión Recepción de una E/S Copec Centro

DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S EXTERIOR  Bandera Copec Bandera Chilena Paños para atendedores Lápices Plantas Manguera de 50 mts Basurero industrial Lienzo “Nuevo Concesionario” Dinero para vueltos y caja chica Bodega Recepción de una E/S Copec Centro

DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S ARTICULOS DE ASEO  Bolsas de basura Cloro Escobillón Esponja Guantes multiuso Jabón Limpiador CIF Limpiavidrios Palas para basura Papel Toalla Traperos, etc. Recepción de una E/S Copec Centro

DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S BAÑOS DEL PERSONAL  Lockers personal Secadora de manos Porta-rollos Papel Higienico Alcohol/gel Cortinas de baño Basureros WC Botiquín de seguridad Recepción de una E/S Copec Centro

DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S PERSONAL  Arriendo de sala para entrevistas Tener formulario de preguntas Reclutamiento Selección y Contratación Carpetas para documentos del personal Uniformes Capacitación Reglas Básicas Seguridad Operación de la E/S Servicio / Imagen Recepción de una E/S Copec Centro

DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S PERSONAL EXTERNO Contador Jardinero Experto en Seguridad Recepción de una E/S Copec Centro

DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S SOLICITAR A COPEC Ventas históricas Volumen de los estanques Sistema de abastecimiento de combustible (Preprograma, Estándar) Recepción de una E/S Copec Centro

Primer día -Entrega de la E/S RECEPCION DE UNA E/S Primer día -Entrega de la E/S Recepción de una E/S Copec Centro

PRIMER DIA - ENTREGA DE LA E/S BASICO Que Copec reciba la E/S y que Copec la entregue Que se avise internamente (en Copec) el cambio de Concesionario Ideal es que sea en un cambio de turno (15 o 16 hrs) No recibir la E/S en víspera de fin de semana ni antes de un feriado Recepción de una E/S Copec Centro

PRIMER DIA - ENTREGA DE LA E/S ELEMENTOS QUE DEBERÍA RECIBIR (Kit de entrega) Entrega de Lay-out (Empadronamiento) Reglas de medición en buen estado y números de estanques Estanques calibrados Medida Calibradora Teléfonos y mail de contacto Jefe de Zona Jefe Comercial Ejecutivo de Cuentas Jefe Administrativo Línea 800 de Copec. Password de Internet Copec. Recepción de una E/S Copec Centro

PRIMER DIA - ENTREGA DE LA E/S DEBE TENER CNE ->Password para ingresar cambio de precios Carabineros, teléfonos de comisaría y del plan cuadrante Plan de Seguridad de Carabineros (OS-10) Prevencionista de riesgo Terminales de Transbank y Copec Transporte de valores Circuito cerrado de TV y alarma Cerrajero -> cambio de llaves Candados con sus llaves Recepción de una E/S Copec Centro

Precauciones para evitar RECEPCION DE UNA E/S Precauciones para evitar robos el primer mes Recepción de una E/S Copec Centro

PRECAUCIONES PARA EVITAR ROBOS EL PRIMER MES PRIMERA VULNERAVILIDAD -> CONCESIONARIO ANTIGUO Copec no debe obligar a comprar activos caros e inservibles Medición cuidadosa de estanques y revisión de reglas Inventario completo y detallado firmado por ambas partes Recepción de una E/S Copec Centro

PRECAUCIONES PARA EVITAR ROBOS EL PRIMER MES SEGUNDA VULNERABILIDAD -> ATENDEDORES Política de llenado de Planilla de Turno Control de avances Saber cuadrar las planillas Ser oportuno (todos los días) Estar físicamente en el cambio de turno con los atendedores Turno mañana y tarde Política de sobrantes y faltantes muy clara Corte de turno firmado por ambos jefes de turno o atendedores encargados Numeral inicial = Numeral final en el computador Recepción de una E/S Copec Centro

PRECAUCIONES PARA EVITAR ROBOS EL PRIMER MES SEGUNDA VULNERABILIDAD -> ATENDEDORES Revisión de avances (cámara sobre caja buzón) Revisión de firma del libro de asistencia Formación y publicación de turnos Hacer corte de turno (en horario bajo) -> ver video Recepción de una E/S Copec Centro

PRECAUCIONES PARA EVITAR ROBOS EL PRIMER MES TERCERA VULNERABILIDAD -> SECRETARIA y/o ADMINISTRATIVO  Que la secretaria/administrativo no sea parte del grupo de atendedores. Que los dineros recaudados lleguen al banco: Conciliación bancaria Control de Inventarios: Que lo que se compró se vendió Control de documentos tributarios: En especial Guías y Facturas Comparación de lo vendido con los documentado Controles aleatorios de sus funciones Recepción de una E/S Copec Centro

Precauciones al fin del primer mes RECEPCION DE UNA E/S Precauciones al fin del primer mes Recepción de una E/S Copec Centro

PRECAUCIONES FIN DEL PRIMER MES ACCIONES RECOMENDADAS Hacer corte de turno a las 24:00 hrs y medir estanques Hacer del mes un día Fluctuación total del mes y revisión con la acumulada diaria Revisión de ventas totales por tipo de producto (propias, cupón, TCT, …) Hacer consignación (si corresponde) Hacer un estado de resultados simple Hacer un estado de patrimonial simple (donde esta mi capital) Recepción de una E/S Copec Centro

PRECAUCIONES FIN DEL PRIMER MES ESTADO DE RESULTADOS (BÁSICO) El concesionario tiene que “producir” su propio estado de resultados, a nivel elemental y práctico, al menos una vez al mes. Este tiene que incluir los ingresos y egresos de la estación de servicio. Se sugiere hacerlo en forma manual y no encargárselo al contador. No se deben incluir retiros, sueldos patronales, ni intereses por créditos bancarios. Todas las cifras deben expresarse sin IVA. Cada balance de este tipo tiene que ser comparado con el del mes anterior para revisar si algún gasto se “dispara”. Recepción de una E/S Copec Centro

PRECAUCIONES FIN DEL PRIMER MES ESTADO PATRIMONIAL (BÁSICO)   A lo menos una vez al mes, el concesionario tiene que hacer una revisión de su estado patrimonial. Se sugiere hacerlo en forma manual y no encargárselo al contador. El estado patrimonial básico debe incluir las sumas de dineros equivalentes a los stock valorizados, depósitos bancarios, efectivo y documentos en caja, cuentas por cobrar, montos adeudados a Copec y a otros proveedores, y créditos financieros. Recepción de una E/S Copec Centro

Para obtener mayor información consulte la página web de Copec Centro RECEPCION DE UNA E/S Para obtener mayor información consulte la página web de Copec Centro Recepción de una E/S Copec Centro