Mejoramiento de Procesos mediante el uso de TI. BPM y BMPN Ph.D. Indira Guzman

Question Who can contribute the MOST to determining the priorities and risk impacts to the organization’s information resources? Chief Risk Officer Business Process Owners Security Manager Auditor 2

¿Qué es un proceso? Una serie de tareas de valor agregado que se vinculan entre sí para transformar un insumo en un producto. (Bien o Servicio) Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Process What is a Process? Input Suppliers Customer Output SIPOC Any set of activities that when taken together, transform a series of inputs into an output, producing a result of value to a customer Input Suppliers Customer Output Process SIPOC

Entonces, ¿Qué es un proceso? Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Procesos Las empresas crean y entregan valor en la forma de un producto o servicio que ofrecen a sus clientes o a otras empresas. Estos productos o servicios son creados mediante una secuencia de tareas o actividades que toman una serie de entradas (inputs) y los convierten en las salidas deseadas (outputs). Los pasos de un PROCESO Input Paso1 Paso3 Paso3 Output

¿Por qué por procesos? Porque las empresas y/o organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos. La mayoría de organizaciones que han tomado conciencia de esto han reaccionado ante la ineficiencia. Ref. Quintero Beltrán

What is BPM? Business Process Management BPM goals are to efficiently align the organization with the customers’ wants and needs BPM attempts to continuously improve processes – seeking process optimization by Defining Measuring Improving your process Institute for Certification of Computing Professionals Kewal Dhariwal © 2008

Arquitectura de Información y Infraestructura de TI Coordinación Arquitectura de Información de la organización Procesos Nivel Estratégico Sistemas Empresariales Sistemas Adm. Conocimiento Clientes Procesos Nivel Administrativo Socios de Negocios, proveedores Procesos Nivel de Conocimiento Sistemas de adm. de la cadena de abastecimiento Sistemas de adm. de Las relaciones con el cliente Procesos Nivel Operativo Ventas y Marketing Producción Finanzas Contab Recursos Humanos Infraestructura De TI Hardware Software Tecnología de datos y almacenamiento Redes Infraestructura Publica

What is BPM? Modeling Business –Technology Connection Modeling a business process is a business domain Perfecting a business process is a staff domain. Business modeling is Business Process Management (BPM). Business –Technology Connection The size and complexity of tasks often requires the use of technology to model efficiently. Business people, especially customer facing staff must control and do the modeling. Institute for Certification of Computing Professionals Kewal Dhariwal © 2008

What is BPM? Bridging IT and Business Bringing the power of technology to business staff and reducing their work should be the BPM group credo. BPM is the bridge between Business and IT. BPM systems will develop to be industry specific. A cyclical BPM life-cycle exists: Design Modeling Execution Monitoring Optimization Institute for Certification of Computing Professionals Kewal Dhariwal © 2008

What is BPM? Process Design Identify existing processes Design the “to-be” processes Key Terms Representations of process flow Actors within a process Alerts & Notifications Escalations Standard Operating Procedures Service Level Agreements Task hand-over mechanisms Institute for Certification of Computing Professionals Kewal Dhariwal © 2008

What is a Business Improvement Methodology? A documented set of procedures, guidelines, and tools intended to develop better processes Some Business improvement methodologies Kaizen Lean Six Sigma Lean Six Sigma Design for Six Sigma (DFSS)

Methodology Comparison

What is Business Process Modeling Notation (BPMN)? BPMN simple diagram (www.wikipedia.org ) Institute for Certification of Computing Professionals Kewal Dhariwal © 2008

What is BPMN? BPMN larger example (www.wikipedia.org ) Institute for Certification of Computing Professionals Kewal Dhariwal © 2008

Sample Process Map

Mapa de procesos Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Análisis de procesos Caraterísticas Generales del Proceso PROCESO DE COMPRAS Requerimiento de Materiales Verificacion de Material en Bodega Aprobacion para compra del Material Compra de Material Recepcion de Materiales Despacho del Material Pago a Proveedores Caraterísticas Generales del Proceso Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Which Methodology is Best? “Best” is depends by the needs and current state of your organization “Best” may be a combination of methodologies An organization ready for Six Sigma is also ready for Lean or other methodologies The name of methodology used doesn’t matter; what matters is leadership, commitment, vision, strategy, and follow- through from supplier to customer

Business Process Management The future of business processes lies not in one methodology, but in the integration of technologies and methodologies in order to facilitate execution of the process Customers are demanding customizations and total solutions Innovative business processes can lead to competitive advantage Business processes will drive IT

Process Mapping Regardless of the methodology, start with mapping the current processes Identifies current state, opportunities for improvement, process time Allows identification of all process steps in order to determine which steps are value added or bottlenecks Knowing current state will assist in identifying improvement opportunities As-is vs. future process time, number of steps, handoffs, etc. Determine steps which add value

Benefits of Process Mapping Gain understanding of the process and process objectives Answers who (including suppliers and customers), what, when, where, how, and duration Identifies the information or data used in the process, decisions, bottlenecks Identify sources of waste Improve supplier and customer relations Provides a common language for talking about the process

Indications of Process Improvement Opportunities Internal Non-compliance to Industry Standards Scrap Rework Short Cuts to Beat the System Excess Inventory Capacity Constraints Low Efficiency/ Productivity/Yields Employee Symptoms Shared Responsibility External Benchmarking Company vs. World Class Performers Market Share Drop Negative Publicity Pricing Inflexibility Warranty Costs

Caracteristicas de los procesos Tienen un(a) responsable del proceso Limites bien definidos (alcance del proceso) Interacciones y responsabilidades internas bien definidas Procedimientos documentados, obligaciones de trabajo y requisitos de entrenamiento Controles de evaluación y retroalimentación Medidas de evaluación y objetivos relacionados al cliente Tiempos de ciclo conocidos Han formalizado procedimientos de cambio Saben cuan buenos pueden llegar a ser

Procesos, actividades y tareas

Se habla realmente de proceso si cumple las siguientes características o condiciones

Se habla realmente de proceso si cumple las siguientes características o condiciones

Objetivos del Mejoramiento de Procesos: Hacer efectivos los Procesos, generando los resultados deseados Hacer eficientes los procesos, minimizando los recursos empleados Hacer los procesos adaptables, teniendo la capacidad para adaptarse a los clientes cambiantes y las necesidades de la empresa (Harrington, 1993, p.17)

Mejoramiento de procesos consiste en: El principal objetivo consiste en garantizar que la organización tenga procesos que: Eliminen los errores en procesos críticos Minimicen las demoras Maximicen el uso de los activos Promuevan el entendimiento de todo el personal Sean fáciles de emplear ante ausencias de los titulares Sean amistosos con el usuario/cliente Sean adaptables a las necesidades cambiantes Reduzcan el exceso de personal. http://www.cejamericas.org/doc/documentos/identificaciondelosprocesoscriticos_moya_doc.pdf

Cinco fases del MPE según Harrington Organizarse para el mejoramiento Comprender el proceso Modernización Medidas Y Controles Mejoramiento Continuo

Cinco Fases del MPE Organización para el mejoramiento (establecer el liderazgo, compromiso y comprensión). Comprensión del proceso (estudiar el actual proceso y sus finalidades). Modernización (Mejorar la eficiencia, efectividad y adaptabilidad del proceso). Mediciones y Controles (Establecer la retroalimentación). Mejoramiento continuo (Revisar, evaluar, calificar y hacer "bench-marking").

Ejemplos de macroprocesos MACROPROCESO PRODUCTIVO DE AVES Faenamiento Productos Recepción Despacho Empaque Despresado Pollo Vivo

Macroproceso de comercialización eléctrica Pedido del Servicio Proceso de Conexión Facturación Recaudaciones

Actividades dentro del proceso Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

GESTION PLANEACIÓN DEL PRODUCTO GESTIÓN DE MEJORAMIENTO COMUNICACIONES COMUNICACIONES DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Planeación Estratégica Planificación del S. G. C Revisión por la Dirección P-H-V-A P-H-V-A S A T I F C O N N E C S I D A C L I E N T Procesos Operativos C L I E N T GESTIÓN COMERCIAL GESTION PLANEACIÓN DEL PRODUCTO BODEGA PRODUCTO TERMINADO DISTRIBUCIÓN Ventas Servicio al Cliente Cotizaciones Pedidos Facturación Programación Cocina GESTION FINANCIERA GESTION HUMANA GESTION LOGISTICA GESTIÓN DE MEJORAMIENTO Cartera Contabilidad Facturación Costos Selección del Personal Capacitación Evaluación de Gestión de desempeño. Competencias Compras Selección y evaluación de proveedores. Almacenamiento Mantenimiento Transporte Control de Documentos. Control de los Registros Audiotorias Internas Control del Producto No Conforme . Acciones Correctiva y Prentivas Esta Gestión no es Auditable Procesos de Apoyo P-H-V-A P-H-V-A

Herramientas de Mejoramiento Para el análisis y mejoramiento de los procesos actuales se deben de utilizar las siguientes herramientas: Eliminación de la burocracia. Eliminar tareas administrativas, aprobaciones y papeleos innecesarios. Eliminación de la duplicación. Evaluación del valor agregado. Eliminar las actividades que no agreguen valor y optimizar las que agreguen valor Simplificación. Eliminación de copias, datos, manipulaciones, reuniones, cuellos de botella

Herramientas de Mejoramiento (cont.) Reducción del tiempo de ciclo del proceso Prueba de errores Eficiencia en la utilización de equipos y sistemas Lenguaje simple. Compresión sencilla en los documentos Estandarización Alianzas con los proveedores Mejoramiento de situaciones importantes Automatización y/o mecanización Identificación de los principales problemas y riesgos

Análisis del valor agregado Actividad ¿Necesaria para generar el output? ¿Contribuye a las funciones de la empresa? Sin valor agregado ¿Contribuye a los requerimientos del cliente? Valor Agregado real Valor agregado para la empresa Si No Registrar la orden Completar la póliza Investigar los datos Registrar la fecha de recibo Formato de pedidos Preparar informes financieros Revisión y aprobación Transporte y movimiento Archivo y almacenamiento Repetición de trabajo Demoras Actividades discrecionales Actividades que se deben realizar para satisfacer los requerimientos del cliente Actividades que no contribuyen a satisfacer los requerimientos del cliente. Estas actividades se podrían eliminar sin afectar la funcionalidad del producto/servicio

Herramientas para reducir el tiempo Algunas formas típicas para reducir el tiempo de ciclo son: Actividades en serie vs. actividades en paralelo Cambiar la secuencia de las actividades Reducir el número de interrupciones Mejorar políticas de tiempo de procesamiento Reducir el movimiento del output Analizar la localización Establecer prioridades

Análisis de procesos Macroproceso de Crédito Solicitud de Crédito de Riesgo Aprobación Administración y Desembolso Macroproceso de Crédito CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL PROCESO:

“Dentro de 20 años la gran organización tradicional no tendrá más de la mitad de los niveles gerenciales que tiene hoy y no mas de la tercera parte de los “gerentes”. .........Será una organización basada en Información “Requerirá la modificación de: Sus procesos de toma de decisiones Su estructura gerencial Su manera de hace negocios” Peter Drucker

Bibliografia White, S. A., & Miers, D. (2009). Guia de Referencia y Modelado BPMN; Comprendiendo y utilizando BPMN: Future Strategies Inc. Harrington, H. J. (1993). Mejoramiento de los Procesos de la Empresa. San Jose, California: McGraw Hill. Magal, S. R., & Word, J. (2009). Essentials of Business Processes and Information Systems. Hoboken, NJ: John Wiley & Sons, Inc. Quintero Beltrán, L. C. (n.d.) Productividad y Calidad. Kewal Dhariwal (2008). Institute for Certification of Computing Professionals

Ejercicio de Grupo Definir proceso con sus propias palabras Identifiquen un proceso del cual ustedes son participes frequentemente. Describan el proceso de la manera que mejor lo describa. Porque la representación de procesos estándar es importante?