CIERRE EJERCICIO 2018 CONTRALORIA GENERAL RECOMENDACIONES CIERRE EJERCICIO 2018 CONTRALORIA GENERAL

ENTREGA-RECEPCIÓN DE DEPENDENCIAS Se deberá cumplir en forma oportuna y adecuada con lo establecido en el Acuerdo 01/2016 expedido por la Contraloría General, que señala los Lineamientos y se citan los tiempos para la Entrega-Recepción de Dependencias de la Universidad. Se debe capturar la información en el Sistema de Entrega Recepción Universitario (SERU) con anticipación a la fecha de levantamiento del acta correspondiente, para ello se deberá mantener actualizado el expediente permanente. Se ha detectado que en ocasiones se solicita la intervención de la Contraloría, con desfase de días, meses y hasta un año después de haberse realizado el cambio de funcionarios. El funcionario entrante debe revisar detalladamente en el plazo establecido, la información de los bienes inventariables y en su caso notificar los faltantes al funcionario saliente para las aclaraciones correspondientes.

ENTREGA-RECEPCIÓN DE DEPENDENCIAS Se ha detectado que en algunos casos no están finalizadas las altas o actualizados en el sistema de inventarios (SICI) los resguardos de bienes y en ocasiones no están firmados por las personas que tienen bajo su custodia dichos bienes. Cuando algún trabajador se retira de la Universidad, se le deberá solicitar la entrega de los bienes que tiene bajo su custodia y se le deberá cancelar el resguardo firmado. Se deberá realizar el cambio de resguardante en el sistema SICI e imprimir un nuevo resguardo a la persona que reciba los bienes, recabando su firma.

AUDITORÍAS PRACTICADAS POR AUTORIDADES FISCALIZADORAS EXTERNAS: La Universidad de Guadalajara al igual que cualquier instancia que reciba recursos públicos, tiene la obligación de rendir cuentas y es sujeto de fiscalización por parte de los órganos revisores de los Gobiernos Federal y Estatal; conforme a lo establecido en la normatividad correspondiente Para evitar observaciones es importante que se aplique cabalmente la norma correspondiente al tipo y origen del recurso (Federal, Estatal, Autogenerado) que se ejerce.

En caso de duda sobre la aplicación de los recursos, deberán revisar las obligaciones previstas en los convenios respectivos y en su caso hacer la consulta correspondiente, previo al ejercicio del recurso; así mismo, atender cabalmente las directrices que al efecto emitan las entidades responsables de la administración del recurso, entre otras: • Ejercer los recursos exclusivamente para el concepto de gasto para el que fueron otorgados. • Ejercer los recursos en el ejercicio fiscal para el que se otorgó presupuestalmente. • Elaborar y remitir oportunamente los informes a que se esté obligado, (informes trimestrales). • Publicar en su caso la información en la página de transparencia de la Universidad. • Comprobar los recursos recibidos en tiempo y forma.

POR LAS ENTIDADES FISCALIZADORAS EXTERNAS RECOMENDACIONES QUE SE DEBEN APLICAR, DERIVADAS DE LAS AUDITORIAS PRACTICADAS POR LAS ENTIDADES FISCALIZADORAS EXTERNAS   1.- Describir en las Solicitudes de Recursos, clara y ampliamente el concepto de gasto para el que se requieren los recursos. (Debe ser específico, no general). 2.- Deben ejercerse los recursos en los conceptos de gasto autorizados en los convenios de apoyo financiero. Los recursos federales no deben ejercerse en los rubros siguientes: (observados por la ASF) Obra Nueva y remodelación. (a menos que exista autorización expresa en el convenio). • Gastos para eventos artísticos (No culturales). • Materiales y eventos deportivos, de tipo profesional

3.- Colocar en los CFDI, los sellos de recibido y de operado de forma legible cuidando que el mismo no borre o encime los datos importantes del comprobante, como: fecha importe, nombre, RFC, etc.   4.- Digitalizar los comprobantes (CFDI) y las pólizas del gasto, cuidando que sean completamente legibles. 5.- Ejercer los recursos en el ejercicio presupuestal al que corresponden. Evitando el subejercicio de los recursos, aplicando el gasto en tiempo y forma. 

6.- Los recursos comprometidos de un ejercicio para otro posterior, deberán estar debidamente acreditados mediante documentos (Contratos, Orden de Compra) para que queden registrados contablemente.   7.- Comprobar los recursos en tiempo y forma, en el sistema y entregar los documentos originales a la Dirección de Finanzas. 8.- Cumplir con los lineamientos establecidos en materia de nóminas. Recabar Firmas, Notificar altas y bajas, licencias, etc. Respetar las fechas de corte de emisión de nómina, para evitar pagos indebidos

La Contraloría General es el Enlace entre la Universidad y las distintas Entidades Fiscalizadoras Externas (ASF, ASEJ, Despacho, etc.) Cuando les solicite información para atender los requerimientos que realiza el ente fiscalizador, se deberá atender lo siguiente: Entregar en tiempo y forma la información solicitada Entregar únicamente la información requerida Entregar la información en el formato que se indique Revisar y Verificar que la información que entregan corresponde a lo realmente solicitado