CONTRALORÍA GENERAL 1. La Contraloría General es una entidad administrativa que depende del H. Consejo General Universitario y tiene a su cargo las funciones.

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1 CONTRALORÍA GENERAL 1

2 La Contraloría General es una entidad administrativa que depende del H. Consejo General Universitario y tiene a su cargo las funciones de vigilancia, fiscalización, supervisión y control financiero y administrativo del conjunto de las dependencias universitarias. Para el desahogo de las funciones y atribuciones que se le confieren cuenta con: El Contralor General; El Secretario; El Jefe de la Unidad de Auditoría a la Administración General y Empresas Universitarias; El Jefe de la Unidad de Auditoría a Centros Universitarios y al Sistema de Educación Media Superior; o Contralores de Centro y Sistemas El Jefe de la Unidad Técnica; Auditores y personal de apoyo administrativo. 2

3 1. Revisar la Cuenta Universitaria 2. Practicar AUDITORÍAS: financieras, administrativas, escolares, integrales y de gestión a las dependencias de la Red Universitaria 3. Fiscalizar los recursos que ejerzan las entidades denominadas Empresas Universitarias, así como los demás organismos contemplados en la normatividad universitaria 4. Pedir información o auditar cuando se presenten denuncias debidamente fundadas o que por otras circunstancias se pueda suponer el presunto manejo, aplicación o custodia irregular de recursos universitarios, o su desvío 5.Vigilar el cumplimiento oportuno de la presentación de las declaraciones patrimoniales ATRIBUCIONES: 3

4 6. Verificar que los recursos se administren y ejerzan conforme al Presupuesto Universitario y sus políticas y normas 7. Verificar que los recursos provenientes de fondos externos, se administren y ejerzan conforme a las normas, políticas y programas establecidos en los convenios respectivos 8. Investigar, en el ámbito de su competencia, los actos u omisiones que impliquen alguna irregularidad o conducta ilícita en el ingreso, egreso, manejo, custodia y aplicación de fondos y recursos universitarios 9. Establecer los lineamientos para la entrega-recepción de las dependencias universitarias 4

5 OBLIGACIONES DE LOS FUNCIONARIOS EN MATERIA DE FISCALIZACIÓN: Observar las disposiciones en materia de planeación, programación, presupuestación, control, supervisión y fiscalización de la Universidad de Guadalajara Rendir el Informe de Gestión Financiera Primero, Enero a Junio se presenta a más tardar el 31 de julio Segundo, Julio a Diciembre y acumulado del año se presenta el 15 Febrero Atender, en forma directa o por conducto de quien designe, al Contralor de la dependencia respectiva o al personal comisionado por la Contraloría General para la realización de una auditoría Dar facilidades y condiciones al personal que realice visitas, inspecciones y auditorías 5

6 Proporcionar en los plazos establecidos la información y documentación requerida por el Contralor de la dependencia respectiva o el personal comisionado por la Contraloría General, o en su caso manifestar por escrito las razones que le impidan presentarla Revisar el Informe de Resultados y las Observaciones y Recomendaciones que se les notifique con motivo de una auditoría Contestar en el plazo establecido las Observaciones y Recomendaciones, realizando los comentarios y aclaraciones que considere convenientes, anexando los documentos que prueben su aseveración 6

7 Solventar en su totalidad, en los plazos establecidos por la Contraloría General, las Observaciones y Recomendaciones que se le hubieren realizado En caso de que en la auditoría se le determine la existencia de un adeudo en favor de la Universidad de Guadalajara o de organismos que le otorgaron recursos deberá cubrirlo en los plazos que para tal efecto establezca la Contraloría General Comparecer ante la Contraloría General en el lugar y fecha en que sea requerido por ésta 7

8 AUDITORÍAS PRACTICADAS POR AUTORIDADES FISCALIZADORAS EXTERNAS: La Universidad de Guadalajara al igual que cualquier instancia que reciba ingresos públicos tiene la obligación de rendir cuentas y es sujeto de fiscalización por parte de los órganos revisores de los Gobiernos Federal y Estatal; conforme a lo establecido en la normatividad correspondiente Para evitar observaciones es importante que se aplique cabalmente la norma correspondiente al tipo y origen del recurso (Federal, Estatal, Autogenerado) que se ejerce 8

9 En caso de duda se deben revisar las obligaciones previstas en los convenios respectivos o hacer las consultas necesarias previo al ejercicio del recurso, así mismo, atender cabalmente las directrices que al efecto emitan las entidades responsables de la administración del recurso, entre otras: Ejercer los recursos exclusivamente para el concepto de gasto para el que fueron otorgados Ejercer los recursos en el ejercicio fiscal para el que se otorgó presupuestalmente Elaborar y remitir oportunamente los informes a que se esté obligado, (informes trimestrales) Publicar en su caso la información en la página de transparencia de la Universidad Comprobar los recursos recibidos en tiempo y forma 9

10 La Contraloría General es el enlace entre la Universidad y las distintas Entidades Fiscalizadoras Externas (ASF, ASEJ, Despacho, etc.) Cuando se solicite información para atender los requerimientos que nos realiza el ente fiscalizador, se deberá atender lo siguiente: Entregar en tiempo y forma la información solicitada Entregar únicamente la información requerida Entregar la información en el formato que se indique Revisar bajo su responsabilidad que la información que entregan corresponde a lo realmente solicitado 10

11 ENTREGA-RECEPCIÓN Acuerdo Contraloría General No. 01/2016 Deberán revisar que sea correcta la información del Expediente de Entrega-Recepción Tienen un plazo de 30 días hábiles, para realizar la revisión y solicitar aclaraciones Revisar detenidamente los activos fijos recibidos, contra lo registrado en el sistema. Revisar y dar seguimiento a la información financiera, así como a las partidas pendientes por comprobar, que el titular saliente informó en el acta de Entrega- Recepción Si al termino de los 30 días hábiles otorgados en el acta, no se reportan bienes faltantes o diferencias en la Entrega-Recepción, se dan por aceptados los bienes entregados 11

12 SOLICITUD A CONTRALORÍA GENERAL PARA QUE LES RECIBAN COMPROBACIONES EN DIRECCIÓN DE FINANZAS: Cuando por alguna circunstancia especial y eventual alguna dependencia de la Red Universitaria realizó un gasto o adquisición de bienes, en los cuales se omitió cumplir con algún requisito fiscal en los documentos que amparan la operación, se podrá solicitar a la Contraloría General, que conforme a lo establecido en el Procedimiento del Presupuesto de Ingresos y Egresos 2016 de la Universidad, Núm. 3.1.3, se autorice-bajo la responsabilidad de quien ejerció el recurso, que se reciban los documentos comprobatorios del gasto que no reúnan alguno de los requisitos establecidos en la norma, previa solicitud por escrito del titular de la dependencia y adjuntando la justificación correspondiente 12

13 Al respecto es importante que tomen en cuenta lo siguiente: Cuando se realicen adquisiciones o gastos, se deberá solicitar se les expida el comprobante fiscal electrónico (PDF) correspondiente con todos los requisitos fiscales y se les proporcione el archivo XML. En caso de no recibirlo en el momento, se deberá solicitar a la mayor brevedad por correo electrónico al proveedor, dentro del mes en que se realiza el gasto En el caso de consumos en restaurant, cuando así se indique en la factura, se deberá solicitar el ticket con el detalle del consumo y anexarlo a la factura, ya que éste es exigible para la comprobación del gasto 13

14 NO SOLICITAR AUTORIZACIÓN A LA CONTRALORÍA GENERAL Cuando el comprobante fiscal (CFDI) de un gasto tenga el domicilio fiscal de Av. Juárez Núm. 975, no resulta necesario solicitar autorización a la Contraloría General, ya que dicho domicilio es válido al igual que el número 976. (Circular 11/2015 fecha 04 diciembre 2015, Vicerrectoría Ejecutiva) Cuando la solicitud de autorización se refiera a cuestiones de fondo, que no sean de falta de requisitos fiscales, la Contraloría no está facultada para resolverla, por lo que deberán en su caso plantearla a la Instancia competente en base a la norma. (Comisión de Hacienda del CU o del CGU) 14

15 PUNTOS RELEVANTES A CONSIDERAR Dar respuesta en tiempo a las observaciones emitidas por la Contraloría General Atender en tiempo y forma lo que se solicite referente a auditorias realizadas por la Contraloría General, el Despacho externo o Entes fiscalizadores externos (ASF, ASEJ, etc.) Revisar y reportar en tiempo, faltantes u observaciones de los Expedientes de Entrega recepción Presentar Declaraciones de Situación Patrimonial en tiempo Cumplir con los plazos señalados en la Normatividad Universitaria en materia de Comprobaciones Informar al personal que ejerce recursos, los requisitos fiscales y la normativa Universitaria, para que se recaben los comprobantes con dichos requisitos 15

16 BAJAS DEL PERSONAL Resulta importante que informen oportunamente (en tiempo y forma) a la Coordinación General de Recursos Humanos y a la Unidad de nominas de la Dirección de Finanzas, las bajas del personal, considerando las fechas de corte de la nómina para que no se emita el pago electrónico o cheque. Y cuando por alguna razón se emita un cheque improcedente correspondiente a una quincena posterior, deberán cancelarlo y mandarlo por oficio a la D. Finanzas. Son observaciones que se han detectado en las auditorias y será responsabilidad y sanción (PRAS) para el responsable de no enviar los movimientos a tiempo. 16

17 PRINCIPALES PROBLEMAS O DIFICULTADES PARA EL DESARROLLO DE NUESTRO TRABAJO LOS PRINCIPALES ASPECTOS QUE QUEREMOS DESTACAR SON LOS SIGUIENTES: Tardanza en la entrega de la documentación que solicitamos para el desarrollo o solventación de observaciones de las auditorías internas o aquellas que practican autoridades fiscalizadoras externas. Falta de cumplimiento a los procesos de revisión de bienes, derivados de los procesos de entrega-recepción o tardanza en la verificación, lo que da lugar a que se soliciten de manera repetitiva ampliaciones de plazo para concluirlas, por lo cual resulta necesario que alguien en la Dependencia, Centro Universitario o Sistema, supervise y coordine estas actividades. Los informes semestrales de Avance de Gestión Financiera en ocasiones se entregan fuera de los plazos establecidos en la norma, lo que dificulta cumplir las obligaciones establecidas en la Contabilidad Gubernamental y las disposiciones Estatales. 17

18 PRINCIPALES PROBLEMAS O DIFICULTADES PARA EL DESARROLLO DE NUESTRO TRABAJO Se nos informa en muchas ocasiones de manera tardía, sobre los cambios de titulares de dependencias para la integración de los expedientes y el levantamiento de las actas correspondientes. No existe un adecuado control sobre los bienes de activo fijo por parte de los titulares de las dependencias ya que:  No elaboran o actualizan los resguardos y no se recaban las firmas de los resguardantes.  No etiquetan los bienes.  No realizan verificaciones periódicas de los bienes contra los inventarios del sistema. 18

19 CONTRALORÍA GENERAL 19