Archivo Institucional ITSON 2010

¿Cómo organizoo todo estoooooo?

El Archivo es una recomendación pero ante todo una necesidad… Es todo un mandato Reforma Artículo 6° Constitución Federal Fracción V.- Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados... 3

Así mismo la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública, marca: Artículo 32.- Corresponderá al Archivo General de la Nación elaborar; en coordinación con el Instituto, los criterios para la catalogación, clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de archivos de las dependencias y entidades… Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos.

Dentro de la Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora Articulo 63.- Los sujetos obligados oficiales deberán tener en operación archivos que permitan localizar con prontitud y seguridad la información pública correspondiente a su función.

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Todo lo ya antes mencionado debe de estar regulado por un Comité de Información Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Artículo 29.- En cada dependencia o entidad se integrará un Comité de Información….

Funciones del Comité de Información Coordina y supervisa acciones tendientes a proporcionar información Establece criterios específicos para la organización y conservación de archivos Instituye procedimientos para el acceso a la información Realiza gestiones a través de la Unidad de Enlace para localizar información Elabora Informes Confirma, modifica o revoca la clasificación de información

Integrantes del Comité de Información Según Artículo 30.- Cada Comité estará integrado por: I. Un servidor público designado por el titular de la dependencia o entidad; II. El titular de la unidad de enlace, y III. El titular del órgano interno de control de cada dependencia o entidad.

Antecedentes ¿Como Archivamos en el ITSON? Archivo por naturaleza de documento Archivo por proceso Archivo Alfabético Archivo por folio Solo actividad diaria en carpetas Archivo por año

Uno de los principales hallazgos en la intención de reestructurar e integrar el Archivo Institucional, es que cada área realiza la función de archivo con esfuerzos aislados y en paralelo en base a la persona que en ese momento está ocupando el puesto asignado * Esta actividad fue delegadas a las secretarias y/o asistentes; así como a los auxiliares Administrativos * En su defecto fueron pasados al archivo muerto resultando la Información dañada y/o perdida * Artículo 67.- Los documentos archivados no podrán ser destruidos antes de cuarenta años de su fecha…. (Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora)

Aspectos considerados durante un diagnóstico Normatividad Carencia de Reglamentación o procedimientos establecidos Técnicas Archivísticas Métodos empíricos Criterios de ordenación heterogéneos Recursos Humanos Niveles educativos bajos Falta de compromiso institucional Recursos Financieros Falta de presupuesto y asignación de recursos Condiciones Físicas Espacios inadecuados Higiene, seguridad y conservación insuficientes Aspectos considerados durante un diagnóstico

Etapas de desarrollo Seguimiento Proyección Diagnóstico Actividades de monitoreo Entrega / recepción de documentos Diagnóstico Concentración de Información, elaboración de documentos Sensibilización Aplicación de ficha de valoración Capacitación

Misión del Archivo Institucional Asegurar que la documentación e información que se genera o recibe como soporte de la ejecución de los procesos del Instituto Tecnológico de Sonora, se registre, resguarde, recupere y depure de conformidad con lo estipulado por la Ley. De esta forma: a) se coadyuva en las acciones para hacer más eficientes los procesos operativos, b) se asegura la evidencia con la que se cumple con los requisitos que establece el marco legal que aplica a la Institución, y c) se crea y conserva la “Memoria Institucional”

El Archivo Institucional será el único resguardo de los documentos de archivo que el ITSON genere y reciba como soporte de sus operaciones y para el cumplimiento de sus obligaciones. Asimismo, el Archivo Institucional será un recurso que se utilice para la rendición de cuentas que coadyuve con la Unidad de Enlace y que asegure la transparencia en el acceso a la información.

Objetivos del Archivo Institucional Clasificar y recibir los documentos por parte de las áreas a las que corresponda y llevar acabo su guarda en el sistema de Archivo Institucional. Resguardar la mayor cantidad de documentos con los que cuentan las áreas y que pasaran a formar parte del archivo institucional.

Metas Generales Diagnosticar el estado de la documentación que posee cada una de las áreas. Capacitar a las áreas para que puedan clasificar la información que entregaran al archivo institucional. Recibir la mayor cantidad de documentos ya clasificados por las áreas que correspondan a la información publica de cada área y la clasificada.

Elementos de un Sistema de Organización de Archivo Responsabilidades ¿Quién? Recursos, equipos, instalaciones, información, materiales Métodos de trabajo, procedimiento, Políticas ¿Con qué? ¿Cómo?

Directorio Mtra. Lorenia Salgado Figueroa Coordinación de Normatividad y Servicios Jurídicos Lic. María Eugenia Gutiérrez Valdez Administrador Oficina de Transparencia y Acceso a la Información Pública Lic. Ana Laura Muñoz Moreno Administrador Archivo Institucional

Gracias por su atención!!!