INDICADORES DEL DESEMPEÑO, MEDICIÓN DE PROCESOS Y RESULTADOS EN LOS PROGRAMAS GUBERNAMENTALES FRANCISCO JAVIER MANCHA

Una premisa básica sobre el desempeño… Ya sea que utilicemos mejora de procesos, reingeniería de procesos, justo a tiempo, costeo basado en actividades, administración de la calidad total, mejora continua de la calidad o reducción de tiempos de ciclos, compartimos una meta común: hacer más y mejor, con menos, es decir: Mejorar el desempeño. Un habilitador crítico en el logro de los objetivos deseados es la habilidad de medir el desempeño. Como dice el dicho: “No se puede mejorar lo que no se mide”

¿Por qué es importante el desempeño del Sector Público? El desempeño del Sector Público es algo real, que se percibe por los destinatarios de los servicios gubernamentales y los votantes y está en las mentes de los gobernantes y funcionarios del Gobierno y en la actualidad está cobrando cada vez más relevancia a nivel nacional e internacional. ¿CÓMO SE ESTÁ DESEMPEÑANDO LA ENTIDAD, DEPENDENCIA, ORGANISMO Y/O ÁREA? ¿Los beneficiarios están satisfechos? ¿Se trabaja de acuerdo con la misión, el plan y los programas de gobierno? ¿Se es eficaz en cuanto a la entrega de bienes y servicios? ¿Se es eficiente en el uso de los recursos? Desempeño del gobierno

Axioma: “No midas lo que no se pueda medir o no usarás” La clave para una medición exitosa del desempeño es obtener únicamente aquellas medidas de desempeño que podrán o serán, de hecho, utilizadas. El primer paso en este proceso es determinar qué tipos de información relacionada con el desempeño se necesitará para dirigir y administrar la entidad, dependencia, organismo, área, proceso, etc. Aquí lo más importante es responderse la pregunta: “Necesito información relacionada con el desempeño para…”

Mapa de Valor de la Gestión Gubernamental Desempeño del Gobierno Eficiencia en el uso de los recursos Objetivos de Políticas Ejecución de Programas Eficiencia Operativa Una herramienta fundamental para la identificación de actividades, riesgos, controles, actividades y medidas del desempeño es el Mapa de Valor diseñada para que los gobernantes y líderes comprendan los objetivos de desempeño del Gobierno y por ende, los Impulsores del Desempeño.

Mapa de Valor de la Gestión Gubernamental Objetivos de Políticas

Mapa de Valor de la Gestión Gubernamental Ejecución de Programas

Mapa de Valor de la Gestión Gubernamental Eficiencia Operativa

Mapa de Valor de la Gestión Gubernamental Eficiencia en el uso de los recursos

¿Qué es la medición del desempeño? La medición del desempeño es la obtención de información confiable para analizar y comparar el resultado, eficiencia y eficacia operativa y financiera de los gobiernos para apoyar y motivar a la mejora continua de su gestión, permitiendo: Mejorar la eficiencia y eficacia de los servicios. Ahorrar costos a los gobernados.

Una vista general del proceso de medición del desempeño Determinar dónde estamos – Establecer el piso/nivel de actuación/desempeño “como está” Establecer objetivos basándose en el nivel actual de desempeño Determinar la brecha entre la meta deseada y el nivel actual de desempeño Rastrear el progreso Comparar y hacer “benchmark” de los niveles de desempeño de otras entidades similares vs los propios Controlar los niveles de desempeño dentro de los límites predeterminados Identificar áreas de mejora y posibles causas de problemas Mejorar la planeación para el futuro

¿Qué son los Indicadores de Desempeño? Son mediciones de los logros en el cumplimiento de la misión y de los objetivos de un determinado proceso que sirven como herramienta para el mejoramiento continuo de la calidad en la toma de decisiones, lo cual se traduce en una mejor calidad del producto o del servicio. Objetivo Cuantificable Verificable Que agregue valor al proceso de toma de decisiones Comunicados y divulgados Establecidos en consenso Que reflejen el compromiso de quienes lo establecieron Características

Requisitos de los Indicadores En nuestro país, la Secretaría de la Función Pública ha publicado los siguientes requisitos en la elaboración de indicadores para medir el desempeño de gobierno: Nombre Número Siglas Unidad Administrativa Responsable Objetivo de la unidad administrativa responsable Objetivo Descripción

Requisitos de los Indicadores Fórmula Variables que componen la fórmula Fuentes de datos Periodicidad Fecha y sistema de información para entregar la información del indicador a la Unidad Administrativa por los órganos internos de control Fecha y mecanismo para entregar información del indicador a la Coordinación por la unidad administrativa o por el Delegado o Comisario Público

Requisitos de los Indicadores Servidor público responsable, que deberá ser el titular de la unidad administrativa correspondiente y sus datos: cargo, número telefónico y correo electrónico Criterios base para asignar e integrar calificaciones en el indicador Cobertura del indicador para Órganos Internos de Control y/o Delegados y Comisarios Públicos Definiciones del indicador Abreviaturas a utilizar Tipo de información del indicador: pública, reservada o confidencial.

Modelo de Indicadores de Desempeño Gubernamental (Corporativos) Se compara vs: Calidad de Gestión de años anteriores Gestión de Instituciones Similares Presupuesto Programado Gobernador Presidente Eficacia Indicadores (Gerenciales) Eficiencia Secretarios de Gobierno o Directores Generales Indicadores (Operacionales) Directores de Área Efectividad En el enfoque se analizará : Eficacia: Respecto al logro de sus propias metas planteadas Eficiencia: Respecto al usos de recursos públicos para alcanzar sus metas Efectividad: Respecto a la satisfacción del gobernado en cuanto al servicio recibido (ligado a las metas de la entidad y a la calidad)

UNIDAD RESPONSABLE DEL INDICADOR Ejemplos de Indicadores A mayor valor del indicador mayor contribución impositiva por habitante Admón. y finanzas Ejecución presupuestal y censo de población Mensual % Ingresos por impuestos /Número de habitantes Determinar la contribución impositiva por habitante Recaudación impositiva por habitante A mayor valor del indicador mayor es la contribución de los habitantes al ingreso Anual Ingresos totales ejecutados/Número de habitantes Cuantificar el nivel de ingresos per-capita percibidos Ingresos por habitante Un mayor porcentaje implica mayor eficiencia en la programación presupuestal Ejecución presupuestal Promedio de indicador Eficiencia presupuestaria - Ingresos y Eficiencia presupuestaria - Egresos Determinar la eficiencia presupuestal en un periodo Eficiencia presupuestal - Global Un mayor porcentaje implica mayor eficiencia en la programación y mayor capacidad de ejecución de los gastos (Egresos ejecutados/Egresos presupuestados) *100 Eficiencia presupuestal - Egresos Un mayor porcentaje implica mayor eficiencia en la programación y mayor capacidad de ejecución de los ingresos (Ingresos totales ejecutados/Ingresos totales presupuestados) Eficiencia presupuestal - Ingresos SIGNIFICADO UNIDAD RESPONSABLE DEL INDICADOR FUENTE DE INFORMACIÓN PERIODO DE MEDICIÓN UNIDAD DE MEDIDA FÓRMULA DE CÁLCULO OBJETIVO NOMBRE

UNIDAD RESPONSABLE DEL INDICADOR Ejemplos de Indicadores Un mayor nivel del indicador refleja un mejor control sobre los predios Obras públicas/ Catastro Catastro Anual % (Superficie registrada / Superficie total) *100 Analizar la superficie registrada por catastro Cobertura catastral A mayor valor del indicador, mayor participación de la comunidad en la selección y ejecución de proyectos Planificación/Obras/ Ingeniería municipal Plan operativo anual e información de otros organismos Mensual (Total de proyectos concertados /Total de proyectos en ejecución)*100 Analizar el nivel de concertación de proyectos con las organizaciones civiles Participación ciudadana Un mayor indicador refleja una mayor eficiencia en la ejecución de proyectos Plan operativo anual (Total de proyectos ejecutados/total de proyectos formulados) *100 Medir la capacidad de ejecución de proyectos Capacidad de ejecución de proyectos A mayor valor del indicador mayor es la inversión en infraestructura por habitante Admón. y finanzas Ejecución presupuestal/Censo de población Gastos ejecutados en inversión de infraestructura/ Población total Medir la inversión de infraestructura por habitante Inversión en infraestructura por habitante Cuando el índice tiende o supera 1 se está equilibrado financieramente Ejecución presupuestal Ingresos totales ejecutados / Gastos totales ejecutados Comparar el nivel de ingreso total ejecutado y el gasto total ejecutado Equilibrio financiero SIGNIFICADO UNIDAD RESPONSABLE DEL INDICADOR FUENTE DE INFORMACIÓN PERIODO DE MEDICIÓN UNIDAD DE MEDIDA FÓRMULA DE CÁLCULO OBJETIVO NOMBRE

FASES FRENTES MÓDULOS Seguimiento Actividades Preliminares Planear y Dimensionar el Proyecto Diagnóstico y Evaluación Diseño y Evaluación de Soluciones Implementar Soluciones Probar Seguimiento FRENTES Normatividad Administración Del Proyecto Gente MÓDULOS Procesos Tecnología

FASES FRENTES MÓDULOS Actividades Preliminares Planear y Dimensionar el Proyecto Diagnóstico y Evaluación Diseño y Evaluación de Soluciones Implementar Soluciones Probar Seguimiento FRENTES Comprender Leyes y Reglamentos Análisis del Marco Legal y Normativo Modificaciones al Marco Normativo Promover y llevar a cabo las Reformas Normatividad Presupuesto Preliminar Planeación del Proyecto Administración del Proyecto y Aseguramiento de Calidad Administración Del Proyecto Presupuesto Ajustado Identificación del Equipo de Trabajo Organizar y Entrenar el Equipo de Trabajo Información y Comunicación Evaluaciónpreliminar del Ambiente de Control Diseño de Indic. de Desempeño del Personal Administración del Cambio Gente Implem. Mec. e Indicadores de Medición Evaluaciones al personal Comprender mecanismos de medición del Desempeño del Personal Asignación de Actividades al Equipo de Trabajo Diseño de Mecanismos de Medición del Desempeño Encuestas de satisfacción de los usuarios y del personal Evaluaciones de la satisfacción al personal Entrenamiento sobre Mecanismos de Medición MÓDULOS Diseño de Controles para Mitigar Riesgos y Brechas de Gestión Implementar de Controles para Mitigar Riesgos y Brechas de Gestión Realizar Pruebas a Controles y Herramientas Evaluación de Satisfacción de Usuarios Comprender Controles, Estructura Organizacional, Plan de Gobierno y Programas de la Entidad Determinar Importancia Relativa Planeada Análisis y Evaluación de Riesgos – Nivel Entidad, Procesos y Programas Remediar Desviaciones Programa de Monitoreo Identif. Procesos de Monitoreo del Desempeño de la Admón. Diseño de Mec. e Indic. de Medición del Desempeño- Entidad y Progr. Impl. Mec. de Medición de Gestión Auditoría de Gestión Ident. Activ. de Control a Nivel Estrategias, Políticas y Responsabilidad Procesos Certificaciones Impl. Indicadores de Medición Comprender los Procesos en las Áreas de Valor Ident. Activ. De Control de Eficiencia y Eficacia Identificar los Req. de Información Impl. Políticas para la Medición de la Gestión Comprender Procesos de Monitoreo y Medición del Desempeño Ident. Activ. De Control para los Impulsores de Gobierno Identificar Herramientas del Soporte de Medición Implementar Herramientas de Soporte Análisis FODA Ident. Req. Funcionalidad Auditoría Post- Implementación Comprender la Tecnología de Soporte de Procesos Implementar Solución Tecnológica Pruebas y Remediación Tecnología Selecc. Solución Tecnológica Soporte y Mantenimiento

Balanced Scorecard (BSC) Es una herramienta que permite implementar la estrategia y la misión de un gobierno a partir de un conjunto de medidas de desempeño. Pone énfasis en la consecución de objetivos financieros, e incluye los inductores de actuación futura para el logro de esos objetivos. Proporciona una estructura para transformar la estrategia en acción.

Visión, Misión y Estrategia Perspectivas estratégicas del BSC La perspectiva financiera indica si la estrategia y ejecución, contribuye con los objetivos La perspectiva del gobernado, mejorar la visión de la entidad, ¿Cómo la entidad aparece ante los gobernados? La perspectiva de formación, capacitación y aprendizaje en una estructura de gobierno generan resultados de corto y largo plazo Visión, Misión y Estrategia La perspectiva del proceso interno identifica procesos críticos internos en donde se debe ser excelente, entregando resultados que satisfagan a los gobernados

Relación Causa-Efecto de la Estrategia Habilidades de los funcionarios Calidad en los procesos internos Tiempo de desarrollo de los procesos Resultado Social Formación, Aprendizaje y Crecimiento Procesos Internos Gobernados / Usuarios Finanzas Conocimiento de los funcionarios Capacidad de crear conocimiento nuevo Aplicación tecnológica Acreditación de los procesos Satisfacción de los gobernados Pertinencia del servicio Valor agregado social Fidelidad de los gobernados Acreditación social

Marco Conceptual La auditoría de gestión por su enfoque involucra una revisión objetiva, sistemática y profesional de las actividades de una entidad, programa o proyecto en relación al cumplimiento de objetivos y metas (eficacia); y respecto a la correcta utilización de los recursos (eficiencia y economía). Sus propósitos generales consisten en: Evaluar el desempeño (rendimiento) obtenido por una entidad Identificar áreas problemáticas, causas relacionadas y las alternativas para mejorar; y Desarrollar recomendaciones para promover mejoras u otras acciones correctivas.

Aspectos en los que se enfoca la Auditoría de Gestión Eficacia en el logro de los objetivos y metas Eficiencia en el manejo de los recursos Economía en la obtención de los recursos y la producción y distribución de los bienes y servicios Calidad en la información financiera Cumplimiento Regulatorio Equidad en la distribución de los recursos financieros necesarios para la prestación del bien o servicios Calidad o nivel de servicio Impacto en los ciudadanos Enfoque de la auditoría de gestión

Enfoque de la Auditoría de Gestión Eficacia Análisis de Controles y Procedimientos de la Administración Evaluación del Logro de Objetivos y Metas Satisfacción de los beneficiarios del bien o servicio RESULTADOS Humanos, Financieros, Tecnológicos y Físicos RECURSOS PRODUCTOS Bienes y Servicios OPERACIONES Programas, Procesos y Actividades llevados a cabo Examen de Controles y Procedimientos de la Administración Evaluación del Uso Eficiente de los Recursos Eficiencia y Economía

Componentes de la Estructura del Control Interno U N I D A D A U N I D A D B U N I D A D C U N I D A D D ESTRATEGIA OPERACIONES INFORMACIÓN CUMPLIMIENTO AMBIENTE INTERNO ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS EVALUACIÓN DE RIESGOS RESPUESTA A LOS RIESGOS ACTIVIDADES DE CONTROL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN MONITOREO

Exposición = Riesgo- Control (E=R-C) Posibilidad de Ocurrencia Mapa de Riesgos Exposición = Riesgo- Control (E=R-C) Alto Exposición Aceptable Precaución Exposición inaceptable Riesgo Bajo Riesgo Medio Riesgo Alto 1 7 Importancia 3 2 6 5 4 Bajo Posibilidad de Ocurrencia Bajo

Clasificación del Control Gerencial Controles de Cumplimiento Controles para la Protección de Recursos Controles de Actividades del Programa Controles de Confiabilidad de la Información

El manejo de los indicadores de desempeño no es otra cosa sino una “rendición de cuentas” a la ciudadanía.....es medir lo que se hace....es programar lo que se hizo.....ES MEJORAR LA FUNCIÓN DE GOBIERNO.

A PARTIR DE LAS BASES ANTERIORES, SE SUGIERE LA SIGUIENTE ESTRATEGIA CON LOS MODELOS DE INDICADORES: INDICADORES DE COBERTURA / EFICIENCIA INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD INDICADORES DE IMPACTO SOCIAL INDICADORES COMPUESTOS ….PERO ESE ES …OTRO TEMA