An Overview of Concepts and Navigation 1001 – Administrador Local Bienvenidos al módulo de administrador local. El Administrador Local (AL), están a cargo del mantenimiento de la funcionalidad institucional de ZIMS. Esta incluye la administración de equipos de trabajo y creación de grupos y departamentos. Adicionalmente, el AL, crea colecciones y adminsitra persmisos y el inventario de microchips. El AL puede seleccionar las preferencias institucionales deseadas para las instalaciones. Una de las mayores responsabilidades del AL es crear y administrar los roles de ZIMS. En general el AL tiene completo acceso a todas las funcionalidades de ZIMS.

La mayor parte del tiempo del AL está invertido en dos módulos – Preferencias de la institución y Mi Institución. Ambos módulos se encuentran en el menú de inicio. Para ahorrar tiempo se sugiere crear un ícono en el escritorio para estos dos módulos, arrastrando el ícono desde el menú de inicio. >Seleccionando e l ícono lo llevará directamente al módulo, ahorrandole unos cuantos click del ratón.

Preferencias Tómese el tiempo de ahorrar tiempo! Institución Establecido por el Administrador Local (AL) Individual Corren sobre las institucionales No todas las preferencias disponibles a nivel individual Empezaremos por preferencias. Estar seguros que las Preferencias de ZIMS están configuradas como las desea puede ahorrarle mucho tiempo de ingreso de datos y ajustará la aplicación ZIMS a las necesidades y gustos institucionales. >Como AL usted podrá establecer las preferencias Institucionales anteriores, > Sin embargo, usuarios individuales podrán establecer sus propias preferencias empleando la opción My preferences. My Preferences corre sobre las preferencias institucionales cuando el usuario que las estableción ingresa con sus accesos propios. Algunas preferencias afectan la forma en cómo la aplicación opera, estas solo pueden ser establecidas a nivel institucional.

Preferencias, disponibles solo a nivel de la institución Inventario por defecto de colonias Asignación permitida de encierros múltiples Acceso y características de ZIMS Advanced Access Management Manejo de acceso avanzado (Advanced Access Management) Sesión única forzada Acceso limitado por número IP Reuso permitido de microchip o transponder Habilitación del auto incremento del ID local Las siguientes preferencias están disponible solamente a escala institucional. Lo anterior debido a que estas afectan la forma como ZIMS funciona en su totalidad y no simplemente las características de campos específicos. Características del inventario de Colonia (Default Colony Inventory) – si un grupo es chequeado como una colonia, El número introducido aquí es el que se verá reflejado en reporte de inventarios. De esta manera no tendrá el reporte de 10.000 abejas impactando de sobremanera su censo total. Este número será editable dentro de cada registro. > Allow Multiple Enclosure Assignments – Esta opción le permite colocar animal o grupos de animales en más de un encierro al mismo tiempo. Si esta opción es activada, la aplicación no registrará de manera automática el registro de un Moviento fuera del encierro actual (Move Out). >ZIMS Acceso y características– Esta incluye: Accesos de manejo avanzado (Advanced Access Managemente) donde los usuarios pueden estar limitados por taxa específico o incluso por el registro de un individuo en particular, o también por encierro o equipos de soporte de vida. Sesión individual forzada significa que un usuario no puede ingresar en ZIMS en más de un computador al mismo tiempo. El acceso también puede estar restringido por dirección IP específica. > Reuso de transponder permitido (Allow Re-use of transponders )– Aunque esta es una práctica no recomendada, en algunas regiones se realiza. ZIMS permitirá esta opción si se chequea o activa la cajilla de selección. > Habilitar Auto incremento de local ID – Si esta opción es seleccionada, el siguiente local ID será llenado de manera automática .

Guardar Aplica a todo usuario creado DESPUÉS de guardar, no sobreescribe My Preferences Guardar y aplicar a todos los usuarios Aplica a todos lo usuarios Sobreescribe My Preferences Cuando salvo las preferecias de la institución tiene la opción de salvar o salvar y aplicar a todos los usuarios. Tenga mucho cuidado cual escoge. Al guardar no se afectarán las preferncias de cualqueir usuario ya creado. Cualquier nuevo usuario adicionado, sin embargo, reflejará estos cambios en preferencias. No se sobreescribirá sobre ninguna preferencia de usuario creado desde la opción My Preferences. Salvar y aplicar a todos los usuariossi afectará a todos los usuarios – ambos los creado antes y después de guardar. Salvar y aplicar a los usuarios sobrescribirá cualquier preferencia de usuario que fueron creadas usando My Preferences. Piense muy bien antes de salvar respecto al impacto que este cambio tendrá sobre la base de datos.

Adicionalmente a la configuración de preferencias para ahorrar tiempo en el ingreso de datos, AL pueden también reducir las opciones de las listas desplegables, removiendo términos que no se emplean desde la opción de preferencias de medidas (Measurement Preferences option). >Hay múltiples categorías de medida. Algunas ya no son funcionales y se encuentran alli para la funcionalidad médica. Se está revisando la restricción sobre longitudes de animales. >Por ejemplo, is nunca ha registrado longitudes de pico, el AL puede elimnarlos de la lista. Cualquier medida que sea movida hacia la derecha, no aparecerá en la lista de registro de medidas. Los términos pueden siempre activarse nuevamnete simplemente devolviendolos a su lugar inicial en el lado izquierdo.

Algunos aspectos específicos: Departmentos Manejo de acceso avanzado Colecciones Vista global Vs Vista local Equipo Usuarios ZIMS Roles Creación de accesos a ZIMS Hay cuatro aspectos específicos cubiertos bajo la opción My institution que merecen una explicación adicional. El primero es Departamentos (departments) donde ocurre el registro de Acceso de manejo avanzado (Advanced Access Management is recorded). >El segundo es Colecciones (Colecciones) y afecta la vista local respecto a la vista global. >Staff (equipo) es donde usted podrá adicionar su equipo de trabajo y asignarles role en ZIMS si es requerido >y creación de Roles el cual es la principal responsabilidad como AL

Departments Empezaremos con Departamentos (Departments). Es donde el Acceso de manejo avanado se aplicará. El acceso es provisto para animales, encierros y soportes de vida. > Para animales puede elegir por taxonomía, animal individual o grupo. Si selecciona taxonomía, luego todos los sub-taxa estarán incluidos en el acceso. Acceso primario (Primary Access) provee todos los acceso de adición/edición si cuenta con los accesos para est desde su rol. El acceso secundario (Secondary Access) provee el acceso apra adicionar/editar únicamente para las Notas (Notes), Observaciones and Alertas (Alerts) si cuenta con estos accesos desde su rol, y Leer solamente (Read Only) solo le permite revisar el registro completo sin contar con la posibilidad de editar inormación alguna. Todos tienen acceso para ver el registro del animal así como acceso a vista global de este individuo. >Puede asignar miembros del equipo a un departamento desde esta celda, mediante la selección de la editar en Department y Add Department Member. También puede asignar equipo a un departamento desde la opción de Staff.

Colecciones La opción Various Collection disponible en ZIMS le permite organizar sus animales a partir de la razón por la cual los tiene. La mayoría de ellos entrarán por defecto en la opción de Coleccion Animal principal (Main Animal Collection). Esta corresponde a los animales de exhibición y de reproducción. También puede crear tipos de colección (Collection Types) tales como educación, investigación, tenencia temporal e incluso, del medio natural, I está continuamente monitoreando un animal liberado en medio silvestre. Por defecto, todos los animales registrados son vistos en la vista global de ZIMS y para la mayoría de las colecciones, la única forma de visualizacón es Global. > Sin embargo, para las colecciones de investigación y pie de reproducción, tienes la opción de marcar el alcance como local. Cualquier animal colocado en una colección local podrá no ser visible a otros globalmente.

Equipo Administrar su equipo de trabajo y asignar los roles de ZIMS, es una funci´n importante del AL. Debido a que los campos persona a cargo y observador (Responsible Party y Observer fields) derivan de la lista de su equipo técnico, Desearás ingresar todo tu equipo técnico aunque no todos ellos reciban un rol en ZIMS. Ninguno podrá utilizar ZIMS si no posee un rol asignado. Diligencie los capmos lo más que pueda. Asignar el miembro del equipo a un departamento le dará el acceso avanzado correcto cuando lo use. Si activa o dac lick en la opción (Make User Visible Outside My Institution) cuando otros estén realizando búsquedas en su institución podrán ver a su equipo reflejado en la base. El rastreo de fechas de servicio puede resultar útil. > Para asignar un rol ZIMS a un miembro del equipo, debe seleccionar la opción View/Edit ZIMS User Details. Tanto el email como el nombre de usuario debe ser único para ZIMS. El correo electrónico podrá ser actualizado las veces que sea neceario, EL nombre de usuario sin embargo, no podrá ser cambiado. Para asignar el rol en ZIMS, solo seleccione el rol apropiado desde el aldo izquierdo y muévalo hacia la casilla del lado derecho. >>Las celdas de Equipo (Staff) le permitirá saber quien tiene un rol de ZIMS asignado y cual tipo de rol es, si es un contacto úblico y si está o no actualmente utilizando ZIMS.

Roles Formato de rol Species360 No editable Administrador local (AL) Acceso completo a toda la base Usuario Acceso completo a todo excepto algunas funcionalidades del AL Solo lectura Restringido solo a lectura de todo Role ajustado a preferencias A partir de un formato estándar A partir de una tabla vacía ZIMS deploys con un número limitado de roles estándar. Estos formatos no pueden ser editados. Los tres roles que más pueden afectarlos son El administrador local (AL), el usuario y el de lectura únicamente. >El administrador local tiene acceso apra buscar, ver, adicionar, editar o remover todos los campos. >El rol de usuario, tiene el mismo acceso que el AL excepto para aquellas responsabilidades únicas del AL como el manejo de la información de la institución, manejo del equipo y los roles. >El rol de solo lectura, tiene acceso para ver todo. >Puede crear sus propios roles y asignarlos a sus miembros. Puede sencillamente empezar empleando los formatos de roles de Species360 o puede empezar uno desde una celda vacía..

Desde formato estándar Deseamos crear un nuevo rol para nuestro asistente adminsitrativo. Desde lel botón de Actions, seleccionamos Add new (adicionar nuevo). Este nuevo role tendrá algún acceso del que el AL de Species360 posee, de esta manera, seleccionamos este rol del la lista presente debajo de la sección de formatos de roles (Role Template).

Los nuevos roles aparecerán en la lista Los nuevos roles aparecerán en la lista. Si deseamos cambiar el acceso, tan solo escogemos la opción Manage Role Access del botón Action. >De los módulos escogemos Institución

Continúe bajando la lista de módulos, seleccionando o no seleccionando las cajas de información, par acrear el acceso que se desea ara este rol. Para el módulo de soporte de vida (Life Support) no deseamos que este rol posea ningún tipo de acceso, entonces podemos emplear la opción de para remover todos los posibles accesos de una sola vez.

Sin formato estándar Ahora deseamos crear un rol para nustros docentes de manera que ellos solo puedan ver datos de los animales únicamente. La manera más sencilla de hacerlo es empezar con una selección blanco, es decir no tomar ningún formato estándar. Tan solo coloque el nombre de docente en el rol y guarde. >Cuando no comience con un formato estándar, debe activar el modo de funcionalidad para este rol. Dando click en esta celda. >La celda se vuelve activa y podemos proceder a chequear los tópicos que deseamos que el rol esté habilitado para ver.

Para revisar como luce el rol, podemos revisar un registro animal desde dos roles diferentes. El usuario en la parte sueprior tiene asignado un role que incluye todos los aspectos del registro y la habiliadd de adicionar, editar y remover información. El rol en la parte inferior tiene un acceso muy limitado al registro del animal. Este rol solo puede ver medidas e identificadores, pero no está habilitado para realizar cualquier cambio o remover esta información. Si estas a cargo de crear roles, es conveniente que ingreses con los accesos del usuario de manera que pueda confirmar si poseen o no acceso a la información que usted necesita que tenga acceso.

Buzón postal de Species360 Administrar el buzón Species360 es también responsabilidad del AL. Cuando ingresas, en la esquina de la parte derecha inferior recibirás cualquier mensaje de la oficina postal. > Estos mensajes son inicados por la aplicación durante las transacciones y no es para uso entre instituciones. Cualquier miembro del equipo que tenga acceso al registro de adquisiciones y disposiciones deben tener acceso al buzón de la oficina postal de Species360. Queda a decisión de cada uno con este acceso el manejo de los mensajes dispuestos en el buzón. >Si alguna acción ha sido completada en el mensaje, en este caso, se debe confirmar el recibo de la información de este animal, y proceder a chequear la celda de Done box. Este chequeo aparecerá en todos los usuarios del buzón de Species360, de forma que todos tengan en cuenta las acciones que los demás ha tomado. >Otras acciones que puedes haceer en los mensajes, es marcarlos todos como leidos y moverlos a la caneca de reciclaje. Esta acción afectará solamente el buzón del usuario que ejecuta esta acción, no afectará el mismo mensjae recibido por los demás usuarios.

Monitoreo de transacciones Como AL podrá tener acceso a la sección de Monitoreo de transacciones. Esta opción se encuentra debajo de la opción de menú >Monitoreo de transacciones (Transaction Monitoring) le permitirá ver el quién, cómo y cúando de todas las actividades dentro de ZIMS. La pantalla de búsqueda le permite filtrar su búsqueda por usuario específico y fechas. También puede filtrar por tipo específico de registro y tipos de acciones. Por ejemplo, si desea revisar el tipo de registro ¨control reproductivo¨y acciones de tipo de adición o registro (Add). La tabla de celdas le monstrará quién ingreso esta información, el comienzo e inicio de la sesión asi como también, la duración de la sesión. Para ver que fue ingresado sólo seleccione la transacción contabilizada dando click en el hipervínculo.

Iniciand desde la parte inferior, podrá ver que una Nota (Note) fue adicionada al registro de un animal. Tres encierros fueron creados, uno aparentemente fue descrito de manera incorrecta desde el principio y un cambio o momvimiento de encierro fue registrado para un animal. Si selecciona los hipervínculos, éste lo llevará directamente al registro. Si usted selecciona ver en detalle (View Detail) al lado izquierdo…

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