ADMINISTRACIÓN I CONTROL

DEFINICIÓN DE CONTROL El control es la evaluación y medición de los resultados, para detectar, prevenir y corregir desviaciones, con la finalidad de mejorar continuamente los procesos.

IMPORTANCIA Establecer medidas para corregir las actividades, para alcanzar los planes. Determinar y analizar las causas que originan desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro. Reducir costos y ahorrar tiempos al evitar errores. Incidir directamente en la racionalización y optimización de recursos y, por consecuencia , en el logro de la productividad y la calidad.

ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES E INDICADORES Un estándar o indicador es una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón para efectuar el control.

MEDICIÓN Y DETECCIÓN DE DESVIACIONES La medición de resultados consiste en medir la ejecución y los resultados mediante la aplicación de unidades de medida –definidas de acuerdo a los estándares—con la finalidad de detectar desviaciones.   Una desviación o no conformidad es la diferencia entre el desempeño real, el estándar y el cumplimiento de los requisitos.

CORRECCIÓN La corrección consiste en la aplicación de medidas para eliminar las desviaciones o no conformidades en relación con los estándares.

TÉCNICAS DE CONTROL Las técnicas de control son las herramientas para llevar a cabo el proceso de control. PREVENTIVO CONCURRENTE POSTERIOR

ESTABLECER UN SISTEMA DE CONTROL Contar con objetivos y estándares. Que el personal comprenda y aplique los controles. Evaluar la efectividad de los controles. Simplificarlos y perfeccionarlos.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN Los sistemas de información (SI) comprenden todos aquellos medios con los que se recopilan, procesan y analizan los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización. .

CARACTERÍSTICAS DE UN SI Oportunidad Confiabilidad Exactitud Validez Fiabilidad Precisión

REPORTES E INFORMES Utilidad del tema Concentración sobre las excepciones Claridad y concisión Equilibrio Oportunidad Evaluación Gráficas, audiovisuales

FORMATOS Las formas impresas son elementos indispensables para la transmisión y registro de datos relativos a las actividades que se desarrollan en cada departamento. Las formas facilitan la transmisión de información, además sirven para registrar las operaciones.

INDICADORES Los indicadores de actuación o estándares sirven de patrón para evaluar los resultados. Financieros y De productividad Confiabilidad Relevancia Vigencia Pertinencia

PRINCIPIOS DE CONTROL Equilibrio. Indicadores: Oportunidad: Grado de delegación = Grado de control Indicadores: Patrones. Oportunidad: Oportuno. Desviaciones: Analizar y evitarlas Costeabilidad: Costo Vs Utilidad Excepción: Act. representativas Función controlada: Controlador ≠ controlado