RUTEO COORDINADO CON VENTAS (caso práctico) Conferencia en la Universidad Centroamericana José Simeón Cañas, San Salvador, Mayo 2011 ING. JORGE VALENCIA, SAN SALVADOR, EL SALVADOR, 2011 jvalenciasv2004@yahoo.com.mx www.portallogistico.com

Ruteo coordinado con ventas Consiste en la coordinación entre las visitas de personal de venta y el despacho de los productos al cliente cubriendo, en forma programada, un territorio predefinido. En nuestro caso de estudio, una distribuidora ferretera, las visitas programadas en ventas, permiten cubrir en dos semanas la mayor parte de los municipios de los departamentos de El Salvador. Durante la visita, el vendedor toma los pedidos de esos lugares y los envía a su casa matriz en San Salvador, dando a conocer las fechas programadas de envío de los pedidos. Los vendedores deben visitar todos los puntos programados y no otros. Los pedidos se toman utilizando un catálogo donde aparecen fotos, códigos y unidades de medida, una lista de precios vigente y un formulario adecuado para tomar pedido.

Utilice mapas con la red vial http://maps.google.es/maps/ms?ie=UTF8&om=1&oe=UTF8&msa=0&msid=100618423133439502338.000442ec14bae8f8c2477

Zonificación y asignación de recursos En el ejemplo, se cuenta con cuatro vendedores y cinco unidades de transporte. No cuenta con sucursales en ninguna parte del país. El país se divide entonces en occidente, oriente, paracentral norte y paracentral sur. El límite de la paracentral lo impone la carretera panamericana, que atraviesa la mitad del país. No todos los municipios son visitados. Esto requiere mucha inversión. Se establecen prioridades de cobertura en función del número de clientes, proyectos, etc. Utilice un mapa impreso lo suficientemente grande que contenga la red vial (CNR vende los mapas más actualizados o busque en su librería favorita) http://www.cnr.gob.sv/index.php?option=com_content&view=category&id=97&Itemid=138

Departamentos Orientales y sus municipios Para la programación de ventas y despachos, se utilizan los códigos numéricos que aparecen acá. Por ejemplo, San Francisco Gotera es el 13.19.

Día lunes: vendedor 4 visita Berlín, El triunfo, Mercedes Umaña y Santiago de María. Los códigos numéricos coinciden con los de la tabla de la diapositiva anterior. Al final de la tarde, vendedor envía pedidos por fax. Dia martes: se prepara el pedido en la bodega y se documenta el envío. Día miércoles: se despacha el pedido al cliente. La ruta del camión es coincidente a la que realizó en vendedor el día lunes. Este ciclo se repite cada dos semanas

El proceso de creación de las rutas, debe hacerse visualizando la conectividad de las carreteras y tomando en cuenta lo que un vehículo de transporte puede recorrer entregando el 100% del producto. En este caso particular, el vehículo sale de San Salvador, reparte y regresa a la base. No se recoge nada en el trayecto de regreso, ya que no hay sucursales de la empresa. Hay diferentes tarifas dependiendo de la zona. Por considerar un mayor volumen y buscar un mejor servicio en el manejo de emergencias, se dispone de un vehículo dedicado a San Salvador.

La flota se compone de camiones de tres toneladas, un camión de 8 ton La flota se compone de camiones de tres toneladas, un camión de 8 ton. y un pickup de 1.5 ton. Todos los vehículos llevan furgón. Los motoristas entregan mercancía y cobran la factura. Los motoristas liquidan diariamente sus despachos al llegar a la empresa. Es importante cumplir las promesas a los clientes, y llegar siempre los días programados, independientemente del tamaño del pedido. Esto al principio resulta costoso, pero después es una ventaja competitiva y los clientes confían más en la empresa y sus despachos a tiempo. En caso de subcontratación, es necesario contar con el precio por km recorrido de nuestras unidades, a fin de negociar con conocimiento las tarifas.

Cálculo del costo por km recorrido Ing. Jorge Valencia, 2011

Importancia Permite incorporar precios de transporte en presupuestos. Permite evaluar los despachos a domicilio y decidir si se cobran o no. Permite evaluar la subcontratación de servicios de transporte. Permite evaluar el rendimiento de nuestra flota propia Componentes: mano de obra, unidad de transporte, y otros

Procedimiento Tome como base un período de por lo menos tres meses y evalúe en base a ello. Los valores a obtener son aproximados, pero muy buenos para los cálculos y comparativas. Los cálculos pueden hacerse por cada vehículo o agrupando toda la flota, por si no se llevan identificados los gastos.

1.- Gastos mano de obra (GMO) Salarios devengados por motorista y ayudante Salario personal de seguridad Componente patronal del seguro social, afp, etc. Uniformes y equipo de protección personal Se puede considerar agregar un porcentaje por gastos indirectos (30 -60%)

2.- Gastos Unidad de Transporte (GUT) Mantenimiento preventivo y correctivo. Reparaciones en el período de observación Equipamiento especial Llantas, baterías, luces, limpieza y otros Depreciación del vehículo Tarjeta de circulación Permisos especiales para manejo de carga peligrosa y otros.

3.- Gastos diversos (GDI) Servicio de grúa y atención en el camino Seguro de vehículo Seguro de transporte por robo o accidente (por el valor promedio de la carga movilizada) Servicio de sistema satelital GPS

Realice la sumatoria por categoría (GMO + GUT + GDI ) Establezca cuántos km se han recorrido en el período observado Divida la sumatoria de los gastos entre el total de kms recorridos y ese es el valor que se está buscando. M1 M2 M3 3 MESES TOTAL GASTOS TOTAL KILOMETRAJE KM AL INICIO DEL PERIODO KM AL FIN DEL PERIODO

Aplicación Hemos obtenido los siguientes resultados. Qué análisis podemos hacer suponiendo que son motoristas diferentes. Si se tienen sospechas, se sugiere cambiar los motoristas con mayor costo a unidades de menor costo y cotejar las cifras. Estos datos deben recalcularse como mínimo dos veces por año. Qué otras aplicaciones se le ocurren?