Jornada BBPP Bibliotecas líderes EFQM ICASUS: Gestión integrada de MP, CM, PE Y CS en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla Jornada BBPP Bibliotecas líderes EFQM Mayo 2018

¿QUÉ ES ICASUS? Es una aplicación web desarrollada por RR. HH. y la Biblioteca Es una herramienta de GESTIÓN de CALIDAD de la Universidad de Sevilla Está orientado a la gestión de: ESTRATEGIA: PROCESOS: La plataforma es una herramientas para todas las Unidades y Servicios de la Universidad de Sevilla, dirigido sobre todo a gestores y personal responsable en la toma de decisiones Cuadro de Mando Compromisos Seguimiento indicadores Seguimiento Cartas de Compromiso ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 2

2008 2011 2012 2015 HISTORIA Iniciativa de RRHH, en software libre. La Biblioteca se incorpora al proyecto. Se implementa la versión 2 con grandes mejoras. Se presenta en las V Jornadas de Buenas Prácticas Es una herramienta que se encuentra en continuo desarrollo para irse adaptando a los cambios que la propia universidad está realizando en su camino hacia una gestión excelente. 2008. RRHH Implementa la aplicación ICASUS, basada en un software libre. Su función principal es centralizar las mediciones de calidad de la administración y servicios de la US, de ahí su nombre: Indicadores de Calidad de la Administración y Servicios de la Universidad de Sevilla y posteriormente se le añade la capacidad de inventariar procesos, crear cuadros de mando y siseñar planes estratégicos. Sin embargo, no se consiguió una cohesión entre los distintos elementos del Sistema de Gestión 2011 La Biblioteca se incorpora al proyecto 2012 se pone en marcha la versión 2, mucho más ambiciosa, con la capacidad de realizar mediciones en varias subunidades simultáneamente y la de de crear indicadores calculados a partir de otros preexistentes. Se empieza a desarrollar el módulo de procesos e indicadores y se desarrolla las consultas avanzadas Todos los elementos ya están cohesionados. Es fácil de utilizar y mantener. En 2012 se pone en marcha la versión 2. con grandes mejoras en la aplicación 2015 se implementa la versión 3.0, con una interfaz más moderna, mayor estabilidad y multitud de mejoras en la interfaz Icasus 3 permite la creación de indicadores calculados a partir de los datos de otros indicadores, cosa que no era posible en Icasus 1. Las fichas de los procesos e indicadores son más completas en Icasus 3, además permite subir ficheros a los procesos para su mejor documentación. Versión 3, Interfaz más moderna. Incluye Carta de Servicio y Planes Estratégicos ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 3

QUÉ NOS APORTA Accesibilidad Agilidad Ahorro Colaboración Organización Eficacia. Mejora la eficacia de la organización. Permite una perfecta organización del conocimiento a nivel organizativo y documental Accesiblidad: Toda la información está disponible en cualquier momento y en cualquier dispositivo Colaboración. Potencia el fjulo interno de comunicación y la involucración de todo el personal en el Sistema. Está dirigido sobre todo a GESTORES Y PERSONAL RESPONSABLE para que con la RECOGIDA, ANÁLISIS de la EVOLUCIÓN de datos e indicadores sean la BASE para la la toma de DECISIONESAgilidad. Permite la consulta rápida de toda la información. Permite obtener informes sencillos Ahorro. Recude los tiempos dedicados a mantener el sistema Centralización de la información. Unifica y homogeniza la información relativa a los distitnos elementos que intervienen en la gestión de la calidad. Facilita la gestión del conocimeitno Control: Nos SERVIRÁ para llevar un seguimiento completo y fácil de procesos, indicadores/ datos. ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 4

ACCESO A ICASUS Módulos US Módulos Biblioteca Para acceder a Icasus Acceso a través del usuario virtual de la Universidad de Sevilla (UVUS) a todas las unidades de la US y de la Biblioteca ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 5

PROCESOS Mapa de procesos interactivo. Cada proceso está enlazado con su ficha correspondiente y a su vez, cada proceso enlaza a sus indicadores De forma rápida e intuitiva se tiene total control y conocimiento de la situación de los indicadores de cada proceso ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 6

Menú desplegable para facilitar la navegación PROCESOS Menú desplegable para facilitar la navegación ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 7

PROCESOS. Ficha Menú de navegación entre los diferentes procesos Acceso a los indicadores documentación asociada al proceso Información sobre el tipo de proceso, propietario, equipo del proceso, la misión del mismo, la documentación pertinente y las mediciones ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 8

PROCESOS. Documentación asociada Representación gráfica con las actividades del proceso así como los subprocesos Ficheros con la documentación del proceso (manuales de procedimiento, flujoramas, guías, etc.) ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 9

PROCESOS. Indicadores Listado de indicadores del proceso Última medición y último valor grabado Botones de acción (editar, ver gráficas, mediciones, etc.) ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 10

INDICADOR. Ficha El indicador se calcula en base a otros datos introducidos Código del indicador y proceso al que va asociado del indicador Desde cuándo se recogen datos y con qué periodicidad Qué y cómo se calcula Personal vinculado al indicador cómo interpretar la medición Criterio EFQM asociado al indicador Unidades afectadas ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 11

INDICADOR. Seguimiento Evolución y comparación entre las bibliotecas de área Selección del año/s Meta: valor estimado al que se quiere llegar Total: valor actual de la medición Límite: valor estimado al que NO se quiere llegar Evolución y comparación entre los valores Total/Meta/Límite ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 12

INDICADOR. Análisis Análisis de los resultados obtenidos en el año seleccionado Plan de acción a realizar para mejorar los resultados ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 13

CARTA DE COMPROMISO Módulo Para acceder a Icasus ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 14

Representación gráfica del Cuadro de Indicadores CARTA DE COMPROMISO Representación gráfica del Cuadro de Indicadores Incluye todos los campos de la Carta de Servicios (normativa, servicios, indicadores, derechos de los usuarios) junto con la evaluación del grado de cumplimiento de la misma. ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 15

CARTA DE COMPROMISO. Indicadores Recoge los indicadores asociados a los compromisos asumidos por la Biblioteca para el correcto funcionamiento de los servicios ofertados ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 16

CARTA DE COMPROMISO. Seguimiento Evolución del indicador asociado a un compromiso adquirido Seleccionar los servicios y sus compromisos permite ver el grado de cumplimiento del mismo ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 17

PLAN ESTRATÉGICO Módulo Para acceder a Icasus ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 18

PLAN ESTRATÉGICO. Ficha Ejecución del Plan Estratégico Misión, Visión y Factores Clave de la Biblioteca ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 19

PLAN ESTRATÉGICO. Líneas % de ejecución del PE Líneas del PE % de ejecución de las Líneas del PE Botones de acción ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 20

PLAN ESTRATÉGICO. Seguimiento % de ejecución del Plan, de Línea, de Objetivo Estratégico y Objetivo Operacional Nº de indicadores asociados al proceso y al objetivo operacional Evolución del indicador asociado al objetivo operacional ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 21

PLAN ESTRATÉGICO. Objetivos Estratégicos Línea 3 Menú de movimiento % de ejecución de la Línea Estratégica Botones de acción (edición, borrar, ver gráficas…) Nº de Objetivos operacionales asociados al estratégico % de ejecución de los objetivos estratégicos ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 22

PLAN ESTRATÉGICO. Objetivos Operacionales Línea 3.1 Datos desagregados por Biblioteca de Área Duración prevista del objetivo operacional en el marco del PE Nº de bibliotecas adscritas al objetivo operacional ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 23

PLAN ESTRATÉGICO. Ficha objetivo operacional Menú de navegación que permite la navegabilidad entre planes, líneas, objetivos Bibliotecas de Área implicadas en el objetivo operacional ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 24

PLAN ESTRATÉGICO. Indicador de procesos de un objetivo operacional Proceso al que está vinculado el Indicador Responsables de indicador y de la toma de datos ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 25

PLAN ESTRATÉGICO. Indicador de control de un objetivo operacional Indicadores de control que miden el logro en el obj 3.1.4 ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 26

FICHA DE INDICADORES DE CONTROL Gráficos de medición de la evolución del indicador ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 27

OBJETIVOS OPERACIONALES. Seguimiento Resultado anual del objetivo operacional ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 28

CUADROS DE MANDO Módulo ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 29

Los cuadros de mando recogen los indicadores más significativos ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 30

CUADROS DE MANDO. Biblioteca Menú con los indicadores asociados, edición, borrar Menú opciones de descarga en diversos formatos Mediciones bienales, anuales, evolución en varios años, etc. Valores total, límite y meta ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 31

CUADRO DE MANDO – BIBLIOTECA DE ÁREA Los cuadros de mando por biblioteca de área nos ayuda a conocer cada indicador y lo compara en el total de la cifra alcanzada por la BUS ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 32

CUADRO DE MANDO - PROCESOS Cada proceso de la BUS, tanto los estratégicos, los clave y los de apoyo tienen también su propio cuadro de mando. Así la consulta para ver la evolución de cada indicador del proceso se hace de forma más rápida y visual Este ejemplo se ven los paneles recogen todos los indicadores del proceso de planificación estratégica. Entre ellos podemos ver la evolución del PE a partir del 2016, las gráficas muestran la ejecución alcanzada de forma anual, semestral y en la última la distribución de la ejecución del último semestre del 2017 por biblioteca de área ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 33

DATOS REBIUN Listado con los datos del formulario REBIUN donde se muestran la comparativa de dos años y podemos ver la evolución. Este listado lo conforman los 111 datos que REBIUN nos solicita cada año. Nos ayuda a controlar las desviaciones anuales de los mismos ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 34

BIBLIOTECA EN CIFRAS DE LA BUS Se recogen las principales magnitudes comparando los dos últimos años: usuarios, instalaciones, colección, servicios y personal. Existen también uno por cada Biblioteca de Área ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 35

Gracias por su atención Charo Gil charogil@us.es ICASUS: Gestión Integrada del Mapa de Procesos, Cuadro de Mando, Plan Estratégico y Carta de Servicio en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 21/05/2018 36