Pontevedra, 10 de diciembre de 2008 Facturación Electrónica Camilo Garrido Torres Innovación Pontevedra, 10 de diciembre de 2008

Índice Qué es la factura electrónica Qué es “eFactura” Por qué interesa a las empresas Qué aporta Caixanova Funcionalidades de administración Caixanova

Qué es la factura Electrónica Caixanova

Qué es la factura electrónica Definición: Es un documento tributario en formato de fichero electrónico que contiene los datos de una factura tradicional, al que se le añade la firma electrónica, garantizando la integridad de la información y la autenticidad del emisor, lo cual le da plena validez fiscal y legal. Las facturas ya no se imprimen, no se envían por correo ordinario, no se almacenan en archivadores, sino que se generan de forma ELECTRÓNICA (ficheros informáticos), con el mismo contenido garantizado por la firma DIGITAL y se comunican vía TELEMÁTICA (de un ordenador a otro), quedando depositadas en sistemas informáticos. Caixanova

Qué es la factura electrónica Tratamiento habitual de las Facturas Generación de la factura Envío y entrega Recepción Administración Tributaria Archivo 12 minutos 1 día X m2 Generación de la factura Envío y entrega Recepción Administración Tributaria Archivo Tratamiento con eFactura Inmediatamente La factura que se gestiona en un ordenador, se transmite a otro telemáticamente. Éste la conserva de forma electrónica y desde él, de ser preciso, se pone a disposición de la Administración Tributaria por vía telemática. Los usuarios llevan a cabo toda la operativa en sus ordenadores. Caixanova

Qué exige la normativa Al Emisor Al Receptor Datos Firma Clave pública FIRMA Al Emisor Tener consentimiento previo del receptor Firmar electrónicamente la factura Integridad (el documento no ha sido modificado) Autenticidad del origen Almacenar copia o datos para reconstruir la factura Posibilidad de inspección (Búsqueda, visualización, impresión) Al Receptor Sistema para validar la firma Archivo del documento original Reglamento de Facturación (RD 1496/2003) RD 87/2005 Orden EHA/962/2007 (publicada BOE de 14 de abril de 2007) Orden PRE/2971/2007 (publicada BOE de 15 de octubre de 2007) NORMATIVA

Qué es “eFactura” Caixanova

Qué es eFactura Caixanova Definición: Datos Firma Clave pública FIRMA Definición: Es un proceso de gestión empresarial que se ofrece a los que, en su actividad profesional, emiten y/o reciben facturas, el cual consiste en la sustitución de las tradicionales facturas en papel por otras en formato digital. La aplicación de gestión del emisor genera la factura en cualquier formato 1 Firma electrónicamente el fichero que contiene los datos de la factura 2 Opcionalmente se podría aplicar un sellado de tiempo para “fijar” la fecha de la firma 3 Si dispone de una aplicación compatible, el receptor puede automatizar la integración 6 La aplicación del receptor debe verificar la firma electrónica y permitir la visualización 5 4 El documento legalizado es enviado al receptor, (correo electrónico, FTP, etc...).También puede publicarse en una web Caixanova

Participan 30 Cajas de Ahorros Plataforma de Factura Electrónica: eFactura Participan 30 Cajas de Ahorros Caixanova

Formato Factura-e El fichero donde se almacenan los datos que configuran la factura antes de aplicarle la firma digital, puede ser desde un PDF, un documento Excel, Word, texto plano, XML. El modelo de factura electrónica usado es el Facturae, instaurado también en la Agencia Tributaria y el Ministerio de Industria, Tursimo y Comercio, Asociación Española de Factoring. Se puede considerar el futuro sistema de intercambio de facturas. Este modelo tiene un formato XML lo que le dota de gran flexibilidad. Puede definir nombres de campos y asignarles significados; de esta forma cuando dos ordenadores comparten los mismos nombres y las mismas definiciones, pueden intercambiarse fácilmente la información y explotarla en consecuencia. eFactura aporta la firma electrónica avanzada de Caixanova para la firma individual de las facturas enviadas por nuestros clientes.

Una representación de la factura Caixanova

¿Quiénes son usuarios de la plataforma? Los usuarios de banca electrónica de Caixanova con un contrato para: Emisión de facturas Recepción y custodia de facturas Emisión, recepción y custodia de facturas Los usuarios sin contrato con Caixanova, destinatarios de las facturas de nuestros clientes, que acceden a la plataforma para recibir y descargar las facturas emitidas por éstos. Nuestra actividad de nuevos canales nació con el desarrollo del servicio llamado Caja Directa que comprendía banca electrónica y telefónica. La explosión de Internet suscitó en la CECA el desarrollo de un conjunto de proyectos que pudieran ser aprovechados por las Cajas para la creación de sus propios portales financieros que plasmaran un nuevo concepto de banca “interactiva” más personalizada. El objetivo de tales desarrollos no ha sido otro que el de fortalecer la relación financiera electrónica de la Caja con el cliente apoyándose en servicio, interactividad y personalización. Hoy podemos decir que hemos cumplido con la puesta a disposición de las Cajas de un amplio conjunto de módulos de servicios que las Cajas pueden aprovechar para crear sus portales financieros de relación con sus clientes. Se han practicado y sobre todo practicaremos durante el próximo ejercicio importantes reducciones de tarifas a las Cajas apoyándonos en nuevos métodos de conexión más eficientes. Se va a facilitar a las Cajas de Banca Electrónica la capacidad de desarrollar de manera más autónoma y ágil transacciones específicas. Se ha potenciado mucho, y aún será un referente para nuevos desarrollos, la capacidad de personalizar contenidos a los clientes, entre los que destaca la edición de portadas con los contenidos elegidos por el propio cliente y la adaptación de su navegador para incorporar botones de servicios de la Caja. Entre los desarrollos de contenidos, se han cumplido durante este año: un asesor virutal financiero, un acceso en tiempo real a mercado de divisas para empresas, un catálogo de fondos de inversión o un módulo de gestión de carteras para seguir la rentabilidad de las inversiones del cliente. Durante el próximo año se pondrá el acento en servicios de venta de productos financieros online y de apoyo a la pymes. Caixanova

Proceso de Subfacturación Receptor Emisor Caixanova

Entidad 2 Valida/Custodia Alcance de la Plataforma Banca electrónica Entidad 1 Firma/Emite Receptor Interconexión Banca electrónica Entidad 2 Valida/Custodia Emisor

eFactura a las empresas Por qué interesa eFactura a las empresas Caixanova

¿Por qué interesa la eFactura a las empresas? Reducción de costes para el proveedor y para el pagador al eliminar: La manipulación de papel. El envío por correo postal. Archivo físico facturas. El EDI implica la transferencia electrónica de ordenador a ordenador de datos comerciales o administrativos que se estructuran en un mensaje normalizado que permite su procesado automático. Fuente: “La factura electrónica” Editado por red.es Caixanova

¿Por qué interesa la eFactura a las empresas? Agilidad en todo el proceso, simplificación y mejora de los circuitos Conservación de los datos de las facturas (matriz que permita generarla) Automatización de los flujos de recepción y aprobación. Eficiencia en el espacio del archivo. Facilidad de búsqueda (información de facturas antiguas en tiempo real). Control de errores (Solución a facturas perdidas o reemisión de original). Acceso archivo facturas 24 horas al día. Utilización firma delegada de Caixanova (subfacturador) para firmar facturas con todas las garantías legales. Seguridad total a través de la firma electrónica. Posibilidad de sincronización automática con los principales programas contables del mercado (ERPs), lo que favorece la integración de los procesos ya existentes en el mercado. Incorporación modelo estándar homologado por el Ministerio Economía y Hacienda y por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio. Caixanova

Qué aporta la Factura electrónica de Caixanova Caixanova

¿Porqué eFactura con Caixanova? Caixanova es una entidad de confianza que ofrece a sus clientes el tratamiento de información en entornos altamente seguros. No es necesario disponer de un certificado electrónico. Tan fácil como cualquier otro servicio de nuestra banca electrónica. Cada participante sigue trabajando con su banca electrónica con independencia de lo que haga su proveedor ó su cliente. Se federan los consentimientos. Se caracteriza por su flexibilidad al integrarse con TODOS los ERPs a través del formato “Facturae” por medio de web Service. La factura electrónica de Caixanova es la puerta de entrada para facilitar la integración de los circuitos de cobro y pago. No impide la utilización del papel. Garantiza la evolución y la adaptación a la normativa vigente en cada momento. Dispone de distintos modelos de servicio: Emisión Recepción y custodia Emisión, recepción y custodia Plataforma de efactura de CECA con 31 cajas El servicio se encarga de notificar, emitir, firmar y custodiar las facturas, evitando cualquier complejidad técnica.

Integración sistema de gestión Nuestro cliente accede al servicio de factura electrónica a través de Enova. Visualización Impresión y Descarga Introducción Manual Factura Factura electrónica Cliente No cliente Integración sistema de gestión Gestión de pedidos Factura Gestión de facturación Documentos anexos Sistema de gestión EMISOR RECEPTOR Para emitir facturas se pueden confeccionar manualmente en la página web. Se puede crear un fichero a partir del sistema de facturación de nuestro cliente e importarlo en el servicio de facturación electrónica (formato Factuare). Si el receptor es usuario del sistema de Factura electrónica de Caixanova, al identificarse en Enova podrá consultar todas las facturas recibidas. Si el receptor no es usuario del sistema de Factura electrónica de Caixanova, recibirá un correo electrónico con una copia de la factura y un código que le permite consultar el documento original. Caixanova

Operativización eFactura de Caixanova

Directorio de empresas Recoge a todas las empresas que han manifestado su consentimiento a recibir factura electrónica a través de un anexo al contrato de banca electrónica Permite verificar si una empresa es usuaria de este sistema de facturación electrónica.

Estados de las facturas Estados de las facturas Mensajes

Crear jerarquía de centros que emiten o reciben facturas Los centros contables son visibles en el directorio de empresas A cada centro contable se asigna Mail donde notificar y enviar facturas Tf Móvil donde notificar Crear y configurar usuarios de la empresa: Asignarles centro contable (visibilidad de facturas) Qué puede hacer cada usuario Agenda de proveedores Agenda de Clientes Grupos de decisores

Sistema de firma electrónica: Certificado digital de Caixanova Mecanismo de firma Envío/visualización de la factura con el formato de la empresa Recibe información sobre el estado de la factura Integración con otros sistemas: Envío automático de las facturas desde sus sistemas Sistemas de cobro. Generación y envío de ficheros: de recibos (CSB19) de anticipo de crédito (CSB58)

Emitir la factura consiste en: Incorporación de datos Emitir la factura consiste en: Elaborar ficheros de cobro Firmar con el certificado electrónico de Caixanova Generar “Código de Autenticación” o Localizador Generar pdf con el formato indicado por el emisor Envío: Si el destinatario dispone de servicios eFactura: Si el destinatario NO dispone de servicios eFactura Incluye “Código de Autenticación” Es un certificado de la factura electrónica Fiscalmente válido para inspecciones Envío a la Entidad financiera del destinatario Notificar al destinatario (mail o SMS) Envío de Mail con pdf y XML adjuntos

Notificación de nuevas facturas Organizar visualización de facturas Mecanismo de validación de firma Sistema de mensajería con los emisores Posibilidad de rechazo de facturas Integración con otros sistemas: Carga automática de las facturas en sus sistemas Sistemas de pago. Generación y envío de ficheros: de transferencias (CSB34) de pagos domiciliados (CSB68)

Aviso de nueva factura para el receptor

Para el receptor… Para el receptor… Recepción de correo electrónico: puede imprimir la factura en papel y custodiarla así o descargar el fichero En la web pública siempre tiene accesible por NRC y CIF todas sus facturas. El emisor debe indicarle cómo acceder

Factura electrónica de Caixanova Se trata de una OPORTUNIDAD para aumentar la eficiencia de la empresa. Simplicidad de los procesos operativos Mejora del archivo Reducción de costes (tiempo y dinero) Agilidad en los periodos de cobros Desde Caixanova podemos ayudar. Captura automatizada de facturas Envío de facturas recibidas a su ERP Definición de reglas que mejoran los procesos Facilidad de la gestión de cobros/pagos Nuestra actividad de nuevos canales nació con el desarrollo del servicio llamado Caja Directa que comprendía banca electrónica y telefónica. La explosión de Internet suscitó en la CECA el desarrollo de un conjunto de proyectos que pudieran ser aprovechados por las Cajas para la creación de sus propios portales financieros que plasmaran un nuevo concepto de banca “interactiva” más personalizada. El objetivo de tales desarrollos no ha sido otro que el de fortalecer la relación financiera electrónica de la Caja con el cliente apoyándose en servicio, interactividad y personalización. Hoy podemos decir que hemos cumplido con la puesta a disposición de las Cajas de un amplio conjunto de módulos de servicios que las Cajas pueden aprovechar para crear sus portales financieros de relación con sus clientes. Se han practicado y sobre todo practicaremos durante el próximo ejercicio importantes reducciones de tarifas a las Cajas apoyándonos en nuevos métodos de conexión más eficientes. Se va a facilitar a las Cajas de Banca Electrónica la capacidad de desarrollar de manera más autónoma y ágil transacciones específicas. Se ha potenciado mucho, y aún será un referente para nuevos desarrollos, la capacidad de personalizar contenidos a los clientes, entre los que destaca la edición de portadas con los contenidos elegidos por el propio cliente y la adaptación de su navegador para incorporar botones de servicios de la Caja. Entre los desarrollos de contenidos, se han cumplido durante este año: un asesor virutal financiero, un acceso en tiempo real a mercado de divisas para empresas, un catálogo de fondos de inversión o un módulo de gestión de carteras para seguir la rentabilidad de las inversiones del cliente. Durante el próximo año se pondrá el acento en servicios de venta de productos financieros online y de apoyo a la pymes. Con la factura electrónica de Caixanova apostamos por una opción de futuro.

Gracias por su atención Facturación Electrónica Gracias por su atención Camilo Garrido Torres Director de Innovación E-mail: cgarrido@caixanova.com Pontevedra, 10 de diciembre de 2008