Diseño y propuesta de implementación de una intranet como herramienta para la gestión de información en la Oficina Central de CUPET.

Rol de una intranet Lograr que constituya: Un canal fundamental de la comunicación para la organización. Una herramienta para desarrollar las actividades principales de la organización y facilite una interacción entre dependencias y personas. El principal espacio para difundir los servicios de información que provean al usuario de los recursos necesarios para su desarrollo profesional.

Rol de una intranet Lograr que constituya: El mecanismo que facilite la gestión de la información en los procesos internos. Un instrumento de la cultura de la entidad, al reflejar sus valores en su diseño y contenidos.

Requerimientos de una intranet en CUPET Disponer de información interna sobre los diferentes procesos (producción y servicios, tecnologías, recursos humanos, programas de I+D, clientes, etc.), así como de información externa sobre los aspectos jurídico-normativos y de medio ambiente, técnico-productivos, de la situación sectorial nacional e internacional, etc., con vistas a ejercer con eficiencia y eficacia las funciones de trabajo.

Requerimientos de una intranet en CUPET Integrarse con otras herramientas que pudieran contribuir al aprendizaje organizacional, la mejora de la comunicación y la gestión del conocimiento como foros y listas de discusiones, bibliotecas virtuales, etc. Contar con una política aprobada (de control de acceso, de uso adecuado, de respaldos, de contenidos a publicar, etc.) que regule su funcionamiento, y con un equipo editorial que vele por el cumplimiento de dicha política.

Proyecto de desarrollo Se empleó una lista de chequeo para la planeación del proyecto de desarrollo de la intranet de CUPET. Proveedor: empresa TECNOMÁTICA (empresa subordinada a CUPET encargada de diseñar, programar, instalar, dar soporte técnico, mantener y comercializar sistemas informáticos de gestión y automatización de procesos).

Herramienta empleada Microsoft SharePoint (versión 2010) gestión y repositorio documental con seguridad para los documentos. control de tareas y aprobación en los flujos de trabajos. integración con aplicaciones informáticas. posibilidad de actualizar la estructura del sitio sin programación. búsquedas integradas, catálogo de datos empresariales, etc.

Sobre Microsoft SharePoint Software propietario que en ocasiones clasifica como un sistema gestor de contenidos o CMS (Content Manager System), pero en realidad mejora las capacidades propias de los CMS, incluso los de software libre como Drupal, Joomla, Plone o Alfresco. Con Microsoft SharePoint se simplifica el trabajo de los usuarios porque en esta única herramienta se realiza el trabajo de Gestión Documental, Inteligencia de Negocios, Publicación de Contenido Web y otras facilidades.

Sobre contenidos y funcionalidades En la intranet se emplean informaciones de carácter público y limitado. Las de carácter público se concentran fundamentalmente en la página principal y consiste en comunicaciones de actividades internas y externas en las que participa la organización así como información sobre los diferentes procesos. Previo era necesario definir perfiles de usuarios según niveles de permiso predeterminados de Microsoft SharePoint.

Sobre contenidos y funcionalidades Para el grupo de especialistas que son los responsables de cargar información y mantenerla actualizada, se emplea el nivel de permiso de Colaboración que permite, además de permisos de lectura: - agregar, editar, eliminar elementos - eliminar versiones - administrar vistas personales

Programa General de Ejecución No. Actividades a realizar Responsables 1. Presentación del proyecto al Consejo de Dirección de la Oficina Central Especialistas del Grupo Sistemas de Información 2. Presentación del Comité Editorial de la intranet, en el Consejo de Dirección de la Oficina Central para su aprobación Especialistas del Grupo de Sistemas de Información

Programa General de Ejecución No. Actividades a realizar Responsables 3. 1ra reunión de contacto del Comité Editorial de la intranet. Definición de roles y tareas de cada participante del proyecto. Definición de la política de publicación en el portal. Definición de arquitectura de la información del portal. TECNOMÁTICA y Comité Editorial de la intranet 4. Publicación y puesta en prueba de la intranet TECNOMÁTICA

Programa General de Ejecución No. Actividades a realizar Responsables 5. Presentación en el Consejo de Dirección de la nueva propuesta del portal de la intranet. Presidente del Comité Editorial de la intranet 6. Divulgación a los trabajadores de la nueva propuesta de intranet Comité Editorial de la intranet

Comité Editorial de la intranet Entre sus funciones está: Monitorear la actualización de los contenidos de la Intranet y alertar a sus responsables en caso de no cumplirse. Elaborar y actualizar el manual de usuario y de administrador de la intranet. Definir los programas informáticos que permitan la operación eficiente de la Intranet.

Comité Editorial de la intranet Entre sus funciones está: Aprobar la imagen visual de la Intranet, teniendo en cuenta el Manual de Identidad Visual de la organización. Determinar el uso de las interfaces necesarias para la recopilación de información disponible en la Intranet. Establecer las medidas de seguridad informática que garanticen la protección de la información.

Comité Editorial de la intranet Entre sus funciones está: Implementar los niveles de permiso para los grupos de usuarios debidamente autorizados. Revisar las estadísticas de uso de las bibliotecas y listas de la intranet (número de descargas y accesos), para tomar decisiones en cuanto a la utilidad de dichas listas y bibliotecas.

Comité Editorial de la intranet Está constituido por: 1 directivo de primer nivel 1 especialista de Comunicación 1 especialista de Calidad 1 especialista de Seguridad Informática 1 especialista de Gestión del Conocimiento 2 especialistas de Informática 2 especialistas de Gestión Documental

URL: intranet.cupet.cu

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Acciones por realizar Evaluar la usabilidad y accesibilidad de la intranet. Estudiar la contribución de la intranet al desarrollo de competencias informacionales en los usuarios.