La Información como Recurso de las Organizaciones

Las empresas en la Era de la Información La Era de la Información se hace patente, detonada por la globalización de los mercados, así como su dinámica y agresividad actual. En la Era de la Información se le da un peso específico muy importante a la información como el principal conocimiento que sostiene el negocio. Anteriormente, las empresas se enfocaban simplemente a producir, producir y producir.

El valor de la información En la época actual, que se caracteriza por un crecimiento exponencial de las nuevas tecnologías de la información y las telecomunicaciones, los activos más valiosos de una empresa ya no son activos tangibles o los depósitos en los bancos, sino los conocimientos, habilidades, valores y actitudes de las personas que forman parte de una empresa. En la actualidad, la información y el conocimiento son considerados como el capital intelectual que soporta la riqueza de una organización.

Por qué las organizaciones requieren distintos sistemas de información Sistemas de Procesamiento de Datos (SPD), Sistemas de Manufactura, Administración de Recursos Empresariales (ERP), Sistemas de Información Ejecutiva (EIS), Sistemas Gerenciales, Manejo de Relación con Clientes (CRM), Suministro de la Cadena de Distribución (SCM), etc., son algunos de los sistemas que surgen, se ponen de moda y luego desaparecen acorde a la evolución de las empresas. Distintos datos pueden proveernos de distinta información y al haber distinta información existen distintas necesidades que pueden ser cubiertas, dependiendo de la función que cada empleado desempeñe en la empresa.

La información que las empresas necesitan En estos momentos la información fluye en todos los niveles de la organización con diferentes fines (comunicación, control, administración, evaluación, etc.) independientemente de los puestos, las empresas están entendiendo que los niveles directivos tienen una gran responsabilidad al tomar decisiones, pues el impacto que generan recae sobre toda la organización, pero también existen más personas que toman decisiones y, a pesar de que éstas no tienen un impacto global, deben ser también correctas y oportunas, pues ciertos grupos dependen de las mismas.

De modo general en una pirámide organizacional, los requerimientos informativos se dividen en 3 partes: Información Estratégica Está orientada principalmente a soportar la Toma de Decisiones de las Areas Directivas para alcanzar la misión empresarial. Información Táctica Información que soporta la coordinación de actividades y el plano operativo de la estrategia, es decir, se plantean opciones y caminos posibles para alcanzar la estrategia dictada por los directivos. Información Técnico Operacional Se refiere a las operaciones tradicionales que son efectuadas de modo rutinario en las empresas mediante la captura masiva de datos y Sistemas de Procesamiento Transaccional.

Tecnologías de Información para la administración

¿PARA QUÉ SIRVEN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN? Las Tecnologías de Información han venido a ocupar una parte medular en cualquier corporación que pretenda sobresalir en los mercados tan competidos actualmente. Para ello es necesario implementar las Tecnologías de Información no sólo en los procesos de producción o distribución sino en todas las actividades de la empresa, esto es, entrada, conversión y salida. Todos buscamos la manera de mantenernos siempre "bien informados", además de buscar la manera de utilizar esa información para nuestro beneficio.

LA TI Y LA EFICIENCIA ORGANIZACIONAL Actualmente las Tecnologías de Información deberán de estar presentes den todas las actividades de la empresa, en decir, en las etapas de entrada, conversión y salida. En la etapa de entrada, las tecnologías de información deberán contener todas las habilidades, procedimientos y técnicas que permitan a las organizaciones manejar eficientemente las relaciones existentes con los grupos de interés (Clientes, proveedores, gobierno, sindicatos y público en general) y el entorno en el que se desenvuelven.

En la función de Recursos Humanos, por ejemplo, existen técnicas especializadas, como entrevistas o test psicológicos que permiten reclutar al personal con el mejor perfil par satisfacer las necesidades de la empresa. El departamento de Finanzas, gracias a las Tecnologías de Información como la banca electrónica o los modernos portales bancarios en Internet, puede obtener capitales a un costo favorable para la compañía. En la etapa de conversión, las Tecnologías de Información en combinación con la maquinaria, técnicas y procedimientos, transforman las entradas en salidas. Una mejor tecnología permite a la organización añadir valor a las entradas para disminuir el consumo así como el desperdicio de recursos.

¿CUÁLES TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN PUEDO USAR EN MI NEGOCIO? Las Tecnologías de Información comprenden todas las tecnologías basadas en computadora y comunicaciones por computadora, usadas para adquirir, almacenar, manipular y transmitir información a la gente y unidades de negocios tanto internas como externas. Las Tecnologías de Información permiten a la empresa mejorar su manejo e integración de las necesidades de procesamiento de información en todas las áreas funcionales de ésta. Uno de los mayores costos en los que recurre una empresa, es en el tiempo que los administradores y empleados gastan en reuniones y juntas, tomando decisiones y resolviendo problemas. 

Tres tipos de Tecnologías de Información son especialmente útiles: Los sistemas de tele-conferencia Incrementan la comunicación reduciendo la necesidad de establecer contacto cara a cara, ahorrando así tiempo y dinero. Los sistemas de transferencia y recuperación de información El incremento en el uso del e-mail, el Internet, y el desarrollo de Intranets o redes de comunicaciones entre empresas, está acelerando el flujo de información en las empresas y negocios. Los sistemas de procesamiento personal de información Como los que proveen las computadoras personales, portátiles y los comunicadores personales, los cuales también proveen el eficiente uso de los tiempos y esfuerzos de todo los individuos de la empresa.

VENTAJAS DEL USO DE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN EN UNA EMPRESA La revolución de las Tecnologías de Información ha tenido un profundo efecto en la administración de las organizaciones, mejorando la habilidad de los administradores para coordinar y controlar las actividades de la organización y ayudándolos a tomar decisiones mucho más efectivas. Hoy en día el uso de las Tecnologías de Información se ha convertido en un componente central de toda empresa o negocio que busque un crecimiento sostenido.

Como resultado del uso de estas tecnologías podemos decir que la empresa puede: Reducir el tamaño de su estructura jerárquica Incrementar el flujo de información horizontal, esto es, a través de todos los departamentos de la empresa Proveer de una ventaja competitiva a la empresa Las Tecnologías de Información pueden ser usadas para mejorar la respuesta de una empresa o negocio hacia los requerimientos de los clientes, lo cual es una fuente muy importante de competitividad.

Debemos voltear la vista hacia las Tecnologías de Información como una parte medular del negocio, implementarla en todas las etapas de la empresa (entrada, conversión y salida), ya que esto nos permitirá evolucionar hacia el siguiente nivel: Las empresas en la Era de la Información. Debemos de enfocar el rumbo hacia las Tecnologías de Información ya que esta transición ya es inminente y si no se realiza a tiempo, mas tarde será mucho más costoso y doloroso, y eventualmente podemos llegar a desaparecer como empresa si hacemos caso omiso del cambio tecnológico que en la actualidad se está viviendo en nuestro entorno.

Reingeniería de Procesos de Negocios y Tecnología de la Información

Por qué REINGENIERÍA de negocios Eventualmente, y más temprano que tarde, todas las empresas necesitarán cambiar la manera como dirigen sus operaciones.  La alternativa radica en estar a la cabeza de la competencia y aunque parece poco agradable, es necesario reconocer que la naturaleza del negocio ha cambiado:  la competencia se ha convertido en el factor comercial más importante.  Las oportunidades de mantenerse en un nicho seguro son escasas."

La reingeniería implica dejar de lado gran parte de los paradigmas impuestos por la  administración industrial durante los últimos doscientos años.  Significa olvidarse de cómo se realizaba el trabajo en el pasado y decidir cómo se puede hacer mejor ahora.  Es decir, tomar las tareas que la revolución industrial dividió en simples y básicas y reunificarlas en procesos coherentes.

Los objetivos básicos  son:  mejorar la atención a las necesidades de los clientes, reducir el tiempo de la respuesta  y  disminuir costos.

Es importante resaltar que la reingeniería está “centrada en el cliente”,  y es él quien decide en qué forma y en qué momento desea recibir el producto o servicio que requiere para satisfacer sus necesidades. “En virtud de la reingeniería, las necesidades del cliente aparecen en primer lugar.  Después se diseña un proceso para satisfacer estas necesidades.  Luego, y sólo luego, se selecciona una estructura para la organización. 

En resumen, los principales objetivos que debe alcanzar el proceso de reingeniería son: - Mejorar la atención a las necesidades de los clientes - Reducir el tiempo de respuesta - Disminuir los costos - Aumentar la productividad interna - Capacitar al personal

Premisas Si se quiere que el proceso de reingeniería llevado a cabo sea realmente exitoso, debe cumplir con las siguientes condiciones: - El cambio debe ser RADICAL - Se busca INVENTAR una NUEVA organización - Hay que ABANDONAR los paradigmas existentes - Ninguna actividad tiene GARANTIZADA su existencia - Se debe ELIMINAR todo lo que no aporte VALOR AGREGADO al proceso o al cliente - La Institución debe ser mirada de forma CRÍTICA. - Se aprovechará cada oportunidad para utilizar NUEVAS TECNOLOGÍAS - FACULTADES para el personal de menor nivel - Los PUNTOS ÁLGIDOS de la organización serán afectados - Se obtendrá una mayor SATISFACCIÓN de los usuarios - Se SIMPLIFICAN los procesos