ORGANIZACIÓN TÉCNICA DE ARCHIVOS FÍSICOS JORNADAS DE INDUCCIÓN INSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO Secretaría General Alcaldía Mayor Dirección Distrital de Desarrollo Institucional - Dirección Distrital de Archivo de Bogotá Subdirección del Sistema Distrital de Archivos 2017

Sensibilización (video) Conceptos socialización la importancia de la Tabla de Retención Documental –TRD– AGENDA: Sensibilización (video) Conceptos Contextualización (criterios, herramientas, procesos técnicos 4. Transferencias Documentales 5. Aplicabilidad (uso y beneficios) 6. Normatividad – Responsabilidad Reflexión

VIDEO ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS sensibilización VIDEO ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS https://www.youtube.com/watch?v=HW8tXlHqHiM

Ejemplo: (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) conceptos DOCUMENTO Información registrada, cualquiera que sea su forma, soporte o medio utilizado. Ejemplo: (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.)

conceptos INFORMACIÓN Conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje

conceptos DOCUMENTO NO ES LO MISMO QUE INFORMACIÓN

GENERACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO conceptos GENERACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO FINALIDAD ENTIDAD FUNCIONES ORGANOS FORMACION DE ARCHIVOS ARCHIVALIA DOCUMENTOS ACTIVIDADES ACCIONES Fuente: Sociedad Colombiana de Archivistas, Conceptos Básicos

conceptos DOCUMENTO DE ARCHIVO Es un documento que surge como resultado de una actividad o una función de una Entidad. Tiene como fin: Impartir una orden Probar algo Transmitir una información útil para el tramite.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTÓRICO Documentación activa Documentación semi -activa Documentación Inactiva Valores primarios Valores secundarios Administrativo Legal Fiscal Contable Técnico Histórico Cultural Investigación Cientifico

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ORDEN ORIGINAL: Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que ha tenido durante el servicio activo. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen.

contextualización: Herramientas Tabla de Retención Documental Aprobada por el Comité Interno de Archivo Convalidada por el Consejo Distrital de Archivos Adoptada e Implementada mediante Acto Administrativo Hoja de Control Relación de cada tipo documental que conforma el expediente Se elabora en etapa de Archivo de Gestión Inventario Documental FUID Ubicación Topográfica de los expedientes Identificación normalizada Control de existencia, desarrollo y préstamo del expediente

Por qué la tabla de Retención Documental Acuerdo 039 -2002 Quién produce documentos Qué documentos produce Cómo denominarlos Cómo agruparlos Cómo organizarlos Cuánto tiempo conservarlos Cuándo transferirlos Qué hacer con ellos

FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL –ACUERDO 042 DE 2002 INSTRUMENTOS (Descripción)

INVENTARIO ÚNICO DOCUMENTAL –FUID- Acuerdo 042-2002 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES INVENTARIO ÚNICO DOCUMENTAL –FUID- Acuerdo 042-2002 El servidor público será responsable del diligenciamiento del formato Las entidades de la administración pública adoptarán el (FUID), Junto con su instructivo Todo servidor público al ser desvinculado o trasladado de su cargo deberá entregar su inventario documental (FUID) El Inventario documental en cada una de las entidades públicas es el instrumento archivístico de legalidad que soporta la existencia de los expedientes.

HOJA DE CONTROL - Acuerdo 005 de 2013 . CICLO VITAL DEL DOCUMENTO 15

Introducción y contextualización: Procesos Técnicos Depuración, Limpieza y Alistamiento Físico Rotulación Foliación Encarpetado

BENEFICIOS DE LA ORGANIZACIÓN Gestión y control de la documentación IMPORTANCIA Para la ciencia la investigación y la cultura

BENEFICIOS DE LA ORGANIZACIÓN Optimización de recursos Identificación de documentos sensibles y vitales Protección de datos personales y identificación de activos de información

BENEFICIOS DE LA ORGANIZACIÓN Ciudadanos Transparencia + participación= Gobierno Abierto Acceso a la información y oportunidad de hacer uso de ella Responsabilidad del servidor publico

7. SERIE DOCUMENTAL CONTRATOS Conformación del expediente por medio de las etapas pre-contractual, contractual y pos contractual. La lista de chequeo utilizada en los contratos para la verificación del cumplimiento de requisitos documentales en la etapa pre-contractual no corresponde o reemplaza la hoja de control de la que trata el Acuerdo No.002 de 2014 del Archivo General de la Nación, artículo 12 parágrafo y la cual debe ser diligenciada en la etapa de gestión del expediente. Las propuestas presentadas por los oferentes hacen parte integral del expediente independientemente si corresponden a la propuesta ganadora.

7. SERIE DOCUMENTAL CONTRATOS Los documentos o tipos documentales deben ser integrados al expediente correspondiente en orden cronológico empezando por el documento más antiguo y finalizando con el documento más reciente. Igualmente se deben respetar los tipos documentales compuestos por anexos, los cuales no deben ser desintegrados. El expediente de contrato debe contener los informes y evidencias que verifiquen el cumplimiento de los productos o servicios contratados, así como las calidades técnicas del mismo. El cierre del expediente está sujeta al requerimiento de acta de liquidación, informe final de ejecución, informe final de supervisor y/o estado financiero del contrato.

7. SERIE DOCUMENTAL CONTRATOS Los procesos de contratación que no hayan sido adjudicados o sean declarados desiertos deben considerarse como procesos de contratación y tendrán los mismos criterios de valoración primaria para establecer los tiempos de retención. Los convenios y los procesos de contratación se pueden manejar como una sola serie siempre y cuando en las actividades de numeración de estos expedientes (asignación del número de contrato) se encuentre unificada, guardando los principios de orden original y procedencia.

Normas de Organización de Archivos LEY 594 DE 2000: Art. 4; Lit. a: Fines de los archivos Art. 4; Lit. d: Responsabilidad de servidores públicos Art. 4; Lit. h: Factor de modernización Art. 14: Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos Art. 16 y 17: Responsabilidad y obligación de los funcionarios Art. 19: implementación de TIC’s cuando se cumple con la organización archivística Art. 22: Procesos Archivísticos LEY 1712 DE 2014: Art. 16: Archivos – Información Institucional – Procedimientos de organización y conservación de archivos. Art. 29: Responsabilidad Penal

Normas de Organización de Archivos ACUERDO 042 DE 2002: criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental ACUERDO 02 DE 2004: lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados. ACUERDO 05 DE 2013: establece los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. ACUERDO 02 DE 2014: establece los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo. ACUERDO 08 DE 2014: establece las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística

7. REFLEXIÓN La organización Documental permite conocer la producción documental de la entidad y apoyar la labor de identificación de documentos fundamentales para la reconstrucción de la memoria institucional y del Distrito Capital.

WENDY GONZÁLEZ SANABRIA GRACIAS WENDY GONZÁLEZ SANABRIA Archivista y Bibliotecóloga wbgonzalez@alcaldiabogota.gov.co