ADMINISTRACION DE ORGANIZACIONES DEPORTIVAS MODULO 2 - PLANEACION LIC. DANIEL BENÍTEZ

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Función de planificar: la planeación La planeación incluye: * seleccionar la misión, visión, valores * objetivos o metas * estrategias * y las acciones necesarias para alcanzarlos. Implica tomar decisiones, es decir elegir entre distintos cursos de acción.

Naturaleza y Propósito de la Planeación Se basa en cuatro aspectos principales: 1) Contribución al propósito y objetivos, es decir, que todos los planes se desarrollan de forma coordinada para obtener los resultados principales. 2) Supremacía de la planificación con respecto a las otras funciones administrativas. La planeación precede al resto de las funciones y está íntimamente ligada al control 3) Su generalización, la planificación es una tarea que deben llevar a cabo todos los administradores en los distintos niveles y puestos dentro de una organización. 4) La eficiencia de los planes se mide en función de la contribución de cada plan al logro de los objetivos

QUE ABARCA UN PLAN El plan es un producto de la planificación, -es un resultado esperado en función del camino seleccionado para lograrlo,

MISION La misión de una organización es su finalidad específica, que la distingue de otras de su tipo. Es identificar la función que cumple esta organización en la sociedad; siendo por esto la razón de ser de la organización.

EJEMPLO DE MISIONES Y PROPÓSITOS

EJEMPLO DE MISIONES Y PROPÓSITOS

EJEMPLO DE MISIONES Y PROPÓSITOS

VISION El “sueño” expresado en la planificación La visión de la organización responde a la proyección que hace el líder o responsable máximo de la estructura. Representa la visualización de la organización en el tiempo futuro.

OBJETIVOS ( O METAS) Son los fines o las metas que se pretende lograr y hacia los cuales se dirigen las actividades de la empresa en su conjunto o uno de sus departamentos, áreas, secciones o funciones. Un departamento puede tener sus propios objetivos, siendo diferentes a los que constituyen el plan básico de la empresa, pero no por ello dejan de contribuir al alcance de los de la organización. Los objetivos y/o metas deben ser, en lo posible, verificables, ello implica que deben tener intención, medida y plazo. Ej: - Aumentar la cantidad de socios. (solo indica la intención) - Aumentar un 15% la cantidad de socios para fines del año 2018´. (Intencion, medida y plazo = verificable)

POLÍTICAS Son planes en la medida en que constituyen reglas o normas que permiten conducir el pensamiento y la acción de quienes se tenga a cargo. Todas estas delimitan un área o marco dentro del cual se debe decidir asegurando que las decisiones sean sólidas y contribuyan al alcance los objetivos. Las políticas deben declararse por escrito. Lo importante es que las políticas regulan el pensamiento en la toma de las decisiones. Existen políticas sobre producción, finanzas, recursos humanos, relaciones públicas, etc.

EJEMPLO DE POLITICAS

REGLAS Constituyen la forma más simple de un plan y tienen que ver con el comportamiento solicitado a las personas. Una regla requiere que se tome o no una acción determinada y específica con respecto a determinada situación Representa una guía de la acción.

EJEMPLO DE REGLAS

ESTRATEGIAS La estrategia involucra definir el propósito o misión de la organización, los objetivos generales, la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para lograr los fines. Su propósito es definir y comunicar a través de un sistema de objetivos y políticas una descripción de lo que se desea que sea la empresa en el largo plazo; guiar el pensamiento actual de la empresa hacia sus objetivos generales. Este tema se ampliará en la planificación estratégica.

PROCEDIMIENTOS Son planes relacionados con métodos de trabajo o ejecución. Sirven como guías de acción más que de pensamiento pues señalan el cómo deben hacerse ciertas actividades. Usualmente los procedimientos corresponden a planes operacionales

EJEMPLO DE PROCEDIMIENTOS

PROGRAMAS Son planes que pueden definirse como un conjunto de metas, políticas, reglas, procedimientos de tareas, pasos, etc. Por ejemplo: -la implementación de un programa de calidad total, -un programa de evaluación de desempeño, -un programa de Responsabilidad Social Todos ellos tendrán destinado un presupuesto, incluirán políticas y principios diseñados por la alta dirección, metas y objetivos a alcanzar y una serie de pasos y procedimientos para lograrlos.

PRESUPUESTO Constituye un plan expresado en términos numéricos. Pueden estar relacionados a un presupuesto de gastos, de inversión, de operaciones o de caja. Los presupuestos pueden ser: -planes estratégicos si cubren la totalidad de la empresa y un largo período de tiempo; -pueden ser planes tácticos cuando cobijan una unidad o departamento a mediano plazo -pueden ser planes operacionales, si su dimensión es local y de corto plazo. Generalmente se los utiliza como herramienta de control.

TALLER GRUPAL En grupos de 5 personas: Determinar: Misión, Visión y un objetivo general de una institución deportiva de su ciudad.

Tipos de planes

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS (APO) Peter Drucker (1954), estableció esta filosofía que remarca el autocontrol y la autodirección. Los directivos definen a nivel general del área los objetivos y luego se deja librado a cada individuo definir el objetivo individual, que aporta al general, y los planes necesarios para concretarlos. Este concepto permite medir el desempeño individual de cada administrador en su puesto de trabajo en función al logro del resultado preestablecido. Se puede considerar a la APO como una forma de dirigir y no como una adición a la labor administrativa.

PROCESO DE APO Establecimiento de objetivos preliminares por los Directivos (Nivel superior de la pirámide) Contraponiendolos con las debilidades y fortalezas del ambiente interno, y oportunidades y amenazas del ambiente externo. Clarificación de Roles y responsabilidades con cada objetivo. Establecimiento de objetivos con los subordinados. Reciclaje de objetivos: proceso conjunto y recíproco. Objetivos cuantitativos (tangibles) y cualitativos (intangibles, difícil de medir, pero se debe establecer como, cuando y donde se verifican)

VENTAJA DE APO Permite una mejor administración, esto se debe a que no se pueden establecer objetivos sin planificación y la planificación orientada a resultados es la única que tiene sentido. Clarificación de la organización, ya que permite reconocer los roles y las funciones que cada uno tiene para involucrarse en el logro del resultado esperado. Compromiso personal, los empleados (administradores de cada puesto de trabajo) se ven estimulados al comprometerse en el logro del objetivo. Desarrollo de controles eficaces: este tipo de administración permite ser eficaz en el sistema de control ya que el objetivo es en casi todos los casos verificable.

CUIDADOS AL APO 1. Deficiencias en la enseñanza del sistema. Es común que al ser tan sencilla la aplicación haga que se transmita de manera escueta. 2. Deficiencia en la provisión de politicas, normas y reglas a quienes establecen la metas. 3. Dificultad para definir las metas. Es difícil definir metas verificables. 4. Mayor relevancia a las metas de corto plazo. Muchas veces se da más importancia a las metas de corto plazo y se suele olvidar los objetivos de largo plazo. 5. Peligro de inflexibilidad. En ocasiones los administradores dudan al cambiar los objetivos. Ello puede ser perjudicial si es que no se está alcanzado lo esperado (a corto o a largo plazo)

LA PLANIFICACION ESTRATÉGICA La estrategia, como ya vimos, involucra definir el propósito o misión de la organización, los objetivos generales, la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para lograr los fines.

PROCESO DE LA PLANIFICACION ESTRATEGICA 1. INSUMOS: se refiere a los recursos necesarios para la ejecución de la actividad. Se debe reconocer con qué se cuenta. 2. PERFIL DE LA EMPRESA: se debe determinar dónde se encuentra la empresa y a dónde se pretende ir. 3. PROPOSITO Y OBJETIVOS GENERALES: son los resultados esperados en los tiempos definidos para establecerlos. . 4. AMBIENTE INTERNO: Identificar fortalezas y debilidades. 5. AMBIENTE EXTERNO: observar oportunidades y amenzas. 6. MATRIZ FODA: con los datos obtenidos elaborar una estrategia

PROCESO DE LA PLANIFICACION ESTRATEGICA ESTRATEGIA FO (maxi-maxi) ESTRATEGIA FA (maxi-mini) ESTRATEGIA DO (mini-maxi) ESTRATEGIA DA (mini-mini) 7. DESARROLLO DE ESTRATEGIAS ALTERNATIVAS: Especializarse o concentrarse, Diversificarse, ampliar zona geográfica, liquidar línea de servicios o productos, etc. 8. EVALUACION Y SELECCIÓN DE ESTRATEGIA: evaluando riesgo y oportunidades de cada uno da ellas. 9. PLANEACION A MEDIANO Y CORTO PLAZO, IMPLEMENTACION Y CONTROL: en esta etapa una vez seleccionada la estrategia se deben realizar todos los programas necesarios, es decir el desarrollo táctico para que luego se llegue a la implementación. Se definen además los puntos críticos de control y los estándares de medición a evaluar para el logro eficiente de los resultados.

RECOMENDACIONES ADICIONALES En un estudio realizado por Daniel Garay en Harvard, en 1986, las deficiencias de la planeación estratégica se atribuyeron a los siguientes factores: 1. Inadecuada preparación de los administradores en planeación estratégica. 2. Insuficiencia de la información destinada a la elaboración de planes de acción. 3. Excesiva vaguedad de las metas de la organización, al grado de resultar inútiles. 4. Imprecisa identificación de las unidades de negocios. 5. Insuficiente vinculación entre planeación estratégica y control.

RECOMENDACIONES ADICIONALES 6. Comunicar las estrategias a todos los administradores clave responsables de tomar decisiones. 7. Comprobar que los planes de acción contribuyan a los objetivos y estrategias principales y sean reflejo de ellos. 8. Desarrollar estrategias y programas de contingencias. 9. Crear un clima empresarial que induzca a la planeación.