Profesora: Karin Jaramillo S. Aplicaciones ERP Profesora: Karin Jaramillo S.

¿Que son los ERP? ERP son las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning que en español significa planificación de recursos de la empresa, son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa.

ERP es un término generalizado en el mundo del software bajo el que se engloban una gran variedad de paquetes software, generalmente multi-modulares, que ofrecen soluciones integradas diseñadas para dar soporte a múltiples procesos de negocio.

gestión contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, etc. Una ERP puede contener software para: gestión producción, gestión ventas, gestión compras, gestión facturación, gestión contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, etc.

Solo podemos definir un ERP como la integración de todas estas partes. Las ERP se consideran “software empaquetado” en contraposición con el software a medida diseñado para un cliente en particular. Esto no quiere decir ni mas ni menos que cuando una empresa compra una ERP la compra tal y como es. El fabricante no la adapta a sus necesidades.

Hagamos un poco de historia Un poco de historia nos ayudara a entender porque existen estas aplicaciones. Las ERP tienen su origen en el software empleado en entornos industriales.

En los años 60, el principal uso de software en entornos industriales era para la gestión de inventario. Por aquel entonces, la mayor parte del software utilizado en estos entornos era hecho a medida y diseñado según los conceptos tradicionales de gestión de inventarios.

En los años 70 se empezó a prestar más atención al uso de software para lo que en ingles se conoce como MRP (Material Requirement Planning), lo que en otra traducción alpargatera se puede entender como Planificación de Necesidad de Materiales. Básicamente, lo que se esperaba de este software es que ayudase a planificar que materiales se iban a necesitar durante el proceso de producción y gestionar también su adquisición.

En los años 80, surge el concepto de MRP (Manufacturing Resources Planning = Planificación de los Recursos para la Producción / Fabricación) que rápidamente evoluciona al MRP-II incluyendo también la gestión de la planta de fabricación y actividades relacionadas con la distribución de los artículos fabricados.

A principios de los 90, MRP-II fue ampliado aun mas para abarcar áreas como Ingeniería, Finanzas, Recursos Humanos, Gestión de Proyectos, etc.; es decir la totalidad de las funciones desarrolladas dentro de una empresa. Fue esta evolución lo que introdujo el concepto (y el termino) ERP.

¿Son de verdad tan importantes las ERP? Estas aplicaciones se han asentado como soluciones integrales en la mayor parte de las funciones desarrolladas por la empresa. Esto ayuda a las empresas a entender mejor su actividad, estandarizar sus procesos de negocios y definir mejores políticas. Las ERP ayudan a crear procesos más eficientes con lo que las empresas se pueden concentrar más en otros esfuerzos, como es el servir a sus clientes y maximizar los beneficios.

¿Quien es quien en mundo de las ERP? Existen seis fabricantes principales de ERP, que se reparten el 64% del total de este mercado: SAP Oracle PeopleSoft JD Edwards Baan Siebel Estos fabricantes marcan la pauta del mercado ERP. Todos ofrecen soluciones en las principales líneas de productos ERP y cada uno aporta algo distinto.

¿Cuáles son los objetivos principales de un ERP? Optimización de los procesos empresariales. Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos). La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización. Eliminación de datos y operaciones innecesarias (o redundantes). Reducción de tiempos y de los costos de los procesos (mediante procesos de reingeniería).

El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

¿Cuales son las Principales Líneas de Productos ERP? Cada fabricante tiene sus propias líneas de productos y soluciones, pero casi todos cubren las siguientes:

Hay tres características que distinguen a un ERP y eso es que son sistemas integrales, modulares y adaptables:

Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Modulares. entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos Adaptables. están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno

Caracteristicas del ERP Base de datos centralizada. Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todas las operaciones. En un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes. Las empresas que lo implanten deben modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Un sistema ERP incluye un conjunto de aplicaciones ERP o módulos. Suele haber un software para cada unidad funcional. La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas industrias.

Beneficios, ventajas y desventajas. 1. Proveer acceso en tiempo real a operaciones y datos financieros. 2. Modernizar las estructuras administrativas. 3. Centralizar el control sobre la información. 4. Estandarizar los procesos. 5. Reducción en los costos y tiempos en los procesos claves del negocio. 6. Transacciones de la información más rápidas. 7. Mejor administración financiera. 8. Establecer las bases para el comercio electrónico. 9. Hacer el conocimiento délos procesos explícito.

Cuando lor ERP trabajan excelentes: 1. Se pueden acelerar los procesos del negocio. 2. Reducir los costos. 3. Incrementar las oportunidades de ventas. 4. Mejorar la calidad y la satisfacción a los clientes. 5. Medir los resultados continuamente.

Un problema típico cuando se adoptan paquetes de software han sido las inadaptaciones, esto es, el gap que existe entre la funcionalidad ofrecida por el paquete y lo que se requiere para que lo adopte la organización.   El problema es más crítico, pues la implementación de un ERP es más compleja durante la integración de los diferentes módulos, estandarización de los datos, adoptar lo más relevante del modelo de negocios, y el involucramiento de un gran número de personas

Planeación de un ERP. El ERP no es simplemente un software que se compra, instala y usa como Windows o un juego de computadora. consiste en una revolución que involucra todos los procesos internos y debe ser precedido de una reevaluación de todos los departamentos, sus funciones, mecanismos de decisión y formas de actuación.  

contar con la ayuda externa de especialistas en el asunto, para evaluar y radiografiar la empresa e identificar lo que se precisa hacer. Algunos procesos internos necesitan ser redefinidos o rediseñados antes de que el sistema ERP entre efectivamente en operación.   Es interesante notar que muchas veces el departamento más sensible y de mayor comprometimiento frente a la compra de un sistema de ERP es el de recursos humanos. Las personas, sus funciones y características son una parte primordial en todo el proceso, hasta por las mudanzas en el día a día de la empresa, y precisan estar preparadas para la nueva forma de operación.

Elección de un ERP: Pasa desde la funcionalidad pura y simple hasta por cómo fue la atención del vendedor, de referencias del mercado o inclusive de una mejor actuación de marketing del proveedor La presencia de un consultor o especialista puede disminuir la distancia entre la idea de la adquisición de un ERP. El aspecto económico cuenta y mucho, pero debe ser pensado no solamente desde la perspectiva del costo y el beneficio como también de inversiones ya realizadas.

Implementación de un ERP. Son comunes los ajustes en infraestructura de tecnología de la información (TI) para recibir los paquetes de gestión empresarial (ERP). Los especialistas recomiendan que se aproveche al máximo lo que ya se ha implementado en casa y la propia experiencia previa con sistemas integrados del tipo ERP. La primera acción es sacar una radiografía de la infraestructura, no solamente de lo que se tiene hoy sino también de lo que sería deseable con la entrada del paquete de gestión, como una manera de planear las inversiones necesarias.

Aspectos a considerar para implementar un ERP. Para valorar la complejidad de una implementación de ERP, hay que considerar los siguientes seis elementos: 1.- El ERP (sistema de información para la gestión). 2.- Las personas y la cultura de la organización. 3.- La estrategia. 4.- El hardware. 5.- Los procesos. 6.- El resto de aplicaciones de gestión existentes en  la organización

En conclusión Son unas aplicaciones que están muy asentadas en el mundo empresarial y que tienen un gran presente y un prometedor futuro. Tanto aquellos que trabajan para los fabricantes de ERP como quienes se dedican a su implementación en clientes se enfrentan a grandes retos y tiene delante de si un amplio campo de expansión. Son aplicaciones complejas que requieren especialización.