Poder Judicial – Costa Rica “Justicia sin papeles” Programa Hacia Cero Papel ceropapel@poder-judicial.go.cr

¿Qué representa el papel para la Justicia? PAPEL VRS JUSTICIA ¿Qué representa el papel para la Justicia? El papel es amigo del formalismo y la rigidez. Poderes Judiciales complejos e ineficientes con tanto papel. Deshumaniza la justicia. El papel es costoso y carga el presupuesto de los Poderes Judiciales. Programa Hacia Cero Papel

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¿ Acceso a la Justicia ?

¿Qué hacen los jueces? Resuelven expedientes? De quiénes? Cómo?

¿Con celeridad, eficiencia y contacto humano?

TUTELA JUDICIAL EFECTIVA Violaciones al Derecho de Acceso a la Justicia VIOLACIÓN DEBIDO PROCESO DILACION DE LOS PROCESOS FORMALISMOS TUTELA JUDICIAL EFECTIVA JURISDICCION INACCESIBLE DESHUMANIZACIÓN COSTO DE LA JUSTICIA ???

CAMBIO DE PARADIGMAS De poco sirve una reforma procesal, o recibir más empleados, computadoras y suministros, si no cambiamos las costumbres burocráticas.

INDICADORES DE GESTIÓN JUDICIAL: GASTO Gasto en justicia por habitante (en dólares) Año 2006: 43.9 Año 2008: 64.9 Año 2010: 91.4 Costo promedio casos terminados (colones) Año 2006: 195.571,7 Año 2008: 273.298,7 Año 2010: 374.964,3 Fuente:“Compendio de Indicadores Judiciales 2006-2010”, elaborado por la Sección de Estadística, Poder Judicial. Programa Hacia Cero Papel

ACCESO A LOS MEDIOS TECNOLÓGICOS Las cuentas de correo electrónico pasan de 7493 en el 2010 a 7668 un año después. Fuente:“Compendio de Indicadores Judiciales 2006-2010”, elaborado por la Sección de Estadística, Poder Judicial. Programa Hacia Cero Papel

DIAGNÓSTICO CONSUMO DE PAPEL El monto devengado de papel, cartón e impresos, mantuvo una tendencia de crecimiento. En el 2009, el incremento fue de ¢505.260.508, más que en el 2008. Este ultimo año, supera el monto presupuestado. Aproximadamente, por cada 17 resmas de papel de 500 hojas, se tala un árbol Programa Hacia Cero Papel

Origen del Programa Hacia Cero Papel A raíz del alto consumo de papel, se origina el interés de la Presidencia de la Corte en promover una política de reducción del consumo de papel. En este sentido, la Corte Plena en sesión N° 16-09 celebrada el 1 de mayo de 2009, artículo XXI, aprobó las “Medidas para la Contención del Gasto”, entre ellas la siguiente: “(…) 16. Con el propósito de disminuir el consumo de papel, se deberá potenciar el uso de los medios electrónicos de comunicación,  tal y como lo autoriza el artículo 6 bis de la Ley Orgánica del Poder Judicial, al efecto se establecerán políticas de uso restringido del papel tanto en la tramitación judicial cuanto en la administrativa, incentivándose prácticas de cero papel y un uso intensivo de las bases de datos con que se cuenta y del correo electrónico institucional. Programa Hacia Cero Papel

Noviembre de 2009. se conoce el estudio de Planificación, sobre la “ejecución de las políticas de simplificación de trámites administrativos a nivel interno, de reducción del uso del papel y de utilización de los sistemas de comunicación interna” . Determina que se dan esfuerzos aislados en la aplicación de la política, y recomienda se designe en cada ámbito un equipo que asuma el liderazgo para el cumplimiento de la política. En enero de 2010, el Consejo Superior, constituye el Comité Coordinador Institucional para la reducción del uso del Papel, integrado con representantes del Ministerio Público, OIJ, Defensa Pública, Ámbito Administrativo y Jurisdiccional, coordinado con un/a integrante del Consejo Superior. Febrero 2010, la Auditoria Judicial realiza un “ Análisis de la razonabilidad de las acciones institucionales relacionadas con tecnología, llevadas a cabo para minimizar el uso del papel en el Poder Judicial.” Evidencia el crecimiento constante de consumo de papel y una alta inversión en el presupuesto por este concepto. El 8 de marzo de 2010, el Comité realiza la primera reunión, convocando a todos sus integrantes. El Comité acuerda modificar su nombre a “Programa Hacia Cero Papel” Programa Hacia Cero Papel

EQUIPO DE TRABAJO CONSEJO SUPER I OR Inicia en marzo de 2010, integrado por representantes de cada uno de los sectores del Poder Judicial Ámbito Jurisdiccional Ministerio Público Defensa Pública Organismo de Investigación Judicial (OIJ) Ámbito Administrativo

Compromiso: Asumir el liderazgo y el DESARROLLO DE POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS que eliminen el uso del papel y el apego a la escritura en la Administración de Justicia. Que el DESARRAIGO AL PAPEL sea el medio de fortalecer el derecho de las personas usuarias, para que los procesos reciban una tramitación ágil, flexible y sin mengua de la calidad de las decisiones. Fomentar el USO DE LA TECNOLOGÍA, la oralidad, entre otros. REDUCIR COSTOS para la Justicia y colaborar con el ambiente. Programa Hacia Cero Papel

Objetivo General Potenciar una eficiente gestión judicial mediante la aplicación de buenas prácticas, que contribuyan a reducir los tiempos de respuesta a las personas usuarias mediante la eliminación del uso del papel, impresiones y fotocopias innecesarias, ya sea a través del uso de recursos tecnológicos o sin ellos. Programa Hacia Cero Papel

Objetivos Específicos: Campañas de sensibilización y capacitación Informar de las herramientas tecnológicas Conocer y controlar causas que generan resistencia Elaboración de protocolos o manuales Planes Estratégicos y Anuales Operativos Sustitución Formulario en papel por electrónicos. Generar una reducción del gasto presupuestario. Banco de buenas prácticas Implementar indicadores de costo y consumo Imagen Institucional Programa Hacia Cero Papel

Fomentar en el Poder Judicial Políticas Cero Papel Aprobadas por Corte Plena Sesión N° 16-11 del 30 de mayo 2011, artículo XXXIII POLÍTICA I POLÍTICA II Maximizar el uso de la tecnología dentro de las Oficinas del Poder Judicial, que disponen de la misma, como medio para alcanzar una Justicia sin Papeles. Fomentar en el Poder Judicial una cultura de no utilización del papel Programa Hacia Cero Papel

ALGUNAS DIRECTRICES EN APLICACIÓN DE LA POLÍTICA I: Propiciará el uso de información en forma electrónica. A nivel de comunicación interna el correo electrónico es el medio oficial. Propiciar el intercambio de información o servicios entre el Poder Judicial y otras instituciones en forma digital. En el proceso de formulación presupuestaria, no se aprobarán incrementos en la compra de cualquier tipo de papel. Mantener una reducción progresiva en el consumo de papel, con independencia del recurso tecnológico, y buscar mejorar sus procedimientos de trabajo. Sustitución de formularios impresos por digitales. Potenciar el uso de la agenda electrónica, maximizar la utilización de calendarios automatizados y eliminar la adquisición de los planificadores donde se tienen implementadas esas opciones. Fortalecer el uso de video beam, video conferencia u otros medios tecnológicos, en audiencias judiciales o administrativas, capacitaciones, entre otros. Programa Hacia Cero Papel

ALGUNAS DIRECTRICES EN APLICACIÓN DE LA POLÍTICA II: Campañas orientadas para incentivar una cultura de eliminación del papel innecesario. Las jefaturas tienen la responsabilidad de avanzar hacia una “justicia sin papeles”, y contribuir en la sensibilización del personal de apoyo eliminando prácticas que no contribuyen a la decisión del conflicto y que obstaculizan su celeridad. Las Unidades de Capacitación deberán incluir como eje temático dentro de sus actividades de capacitación, formación y entrenamiento, la importancia de contar con una justicia sin papeles y sus beneficios. Los Planes Estratégicos y Anuales Operativos, debe estar acorde con las Políticas Hacia Cero Papel. Se deben llevar un control estricto de impresiones y fotocopias en cuanto tipo de documentos y  cantidad; autorizará las estrictamente necesarias . Definición de indicadores de gestión en cuanto al consumo y uso del papel. Instaurar un reconocimiento a las oficinas y despachos judiciales que presenten una reducción significativa en el consumo de papel mediante el uso o no de la tecnología.

El no acceso a las herramientas tecnológicas, no puede ser un obstáculo para revisar trámites y procesos, que permitan una mejorar gestión judicial Programa Hacia Cero Papel

Enfoque Política – Acceso a la Justicia a las Poblaciones en condición vulnerable El desarrollo y uso de las herramientas tecnológicas no puede ser un obstáculo para que las personas usuarias accedan el servicio público de Justicia. Se deben considerar las necesidades y requerimientos de la población usuaria y de aquella que se encuentra en condición de desventaja en cuanto al uso de la tecnología disponible (brecha digital). Programa Hacia Cero Papel

Qué conexión tiene la política cero papel con el uso de las herramientas tecnológicas? Reducción de la presencia física de los abogados o partes en los despachos judiciales, al poder consultar desde cualquier lugar el expediente electrónico. Se mejora la gestión del expediente judicial, al eliminar formalismos del proceso escrito para mayor agilización y eficiencia de los procesos jurisdiccionales - administrativos, economías presupuestarias y un impacto positivo al medio ambiente. Mayor transparencia, una justicia pronta y cumplida, con plazos más razonables. Programa Hacia Cero Papel

CAMPAÑAS DIVULGACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN

Acciones estratégicas implementadas para erradicar el uso de papel: Se identifican las principales fuentes de papel, para valorar soluciones particulares que permitan la reducción en su uso. Se establecen controles sobre el uso las fotocopiadoras e impresoras. Se reconocen las buenas prácticas Se promueve la colaboración de los administradores regionales y jefaturas, en temas como los Planes Estratégicos, controles, buenas prácticas, para reducir el uso de papel. El presupuesto del 2011 y 2012 la subpartida 29903 “productos de papel, cartón e impresos” no podía pasar del 9%. Para el 2013, el monto presupuestado es igual o inferior a lo aprobado para el 2012. Se brinda apoyo a los diferentes ámbitos que conforma la Institución, al visibilizar sus proyectos e importancia para la mejora de los procesos y reducción del papel innecesario. Programa Hacia Cero Papel

Se brinda apoyo mediante diferentes gestiones, al Ministerio Público para la implementación de la Fiscalía Electrónica, entre otros proyectos Programa Hacia Cero Papel

La Defensa Pública ha implementado una serie de estratégicas para reducir su consumo de fotocopias, que es su principal fuente de papel Programa Hacia Cero Papel

Uno de los logros importantes que desarrolla el OIJ, es la la digitalización de los controles administrativos y el pasar de los archivos físicos a digitales. Programa Hacia Cero Papel

Apoyo a los Juzgados Electrónicos Programa Hacia Cero Papel

Iniciativas a nivel administrativo Programa Hacia Cero Papel

Se da seguimiento a los Tribunales de Grecia, como circuito modelo en la implementación de las políticas hacia cero papel Programa Hacia Cero Papel

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RESULTADOS COMPARATIVOS GENERALES Total de videoconferencias realizadas por las Administraciones Regionales: Fuente: Dirección Ejecutiva, Poder Judicial. Programa Hacia Cero Papel

Cantidad resmas de papel consumidas en las administraciones: Programa Hacia Cero Papel

Cantidad de fotocopias reproducidas según ámbito entre el 2008 y 2011 2009 2010 2011 Administrativo 1.289.784 1.165.999 731.319 184.253 Jurisdiccional 2.078.954 2.055.851 1.541.425 2.240.425 Defensa Pública 1.251.337 1.199.768 978.639 868.998 Ministerio Público 1.327.215 1.199.939 1.104.492 1.291.642 Organismo de Investigación Judicial 122.974 244.525 163.926 227.555 Total 6.070.264 5.866.082 4.519.801 4.812.873 Fuente:. Dirección Ejecutiva, Poder Judicial Programa Hacia Cero Papel

Subpartida 10303: Servicio de fotocopiado Fuente:. Departamento de Planificación y Departamento Financiero Contable, ambos del Poder Judicial Programa Hacia Cero Papel

Subpartida 29903, “Productos de Papel, Cartón e Impresos” En 2011 se redujo significativamente el monto devengado (gastado), en comparación con el 2009; que significó un ahorro de ¢477.411.445 Fuente:. Departamento de Planificación y Departamento Financiero Contable, ambos del Poder Judicial

METAS Visita a los circuitos judiciales proceso de sensibilización Establecimiento de indicadores Programa Hacia Cero Papel

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Otros retos …. Necesidad de una adecuada gestión Cambios en el seno de la Administración Pública. Visión y misión diferentes. Políticas de eficiencia y eficacia. Litigantes: Desarrollo de competencias Universidades Colegio de Abogados Programa Hacia Cero Papel

Contratiempos y obstáculos nunca se terminan Siempre habrá algo que supere lo existente. La justicia es impartida por seres humanos, por lo que la tarea nunca concluye. Cultura de seguimiento y evaluación, para mirar y analizar siempre los resultados. Procurar la comunicación, conversatorios, talleres, para estar atentos siempre a la mejora. La cultura del cambio ciertamente despierta la crítica. Programa Hacia Cero Papel

Conclusión Si las personas miran con desconfianza una Justicia que no creen eficiente y que no resuelve los problemas de gestión en el servicio, debemos ocuparnos en revertir esa desconfianza. Una justicia accesible, eficiente, transparente y pronta, no es solamente una apremiante expectativa ciudadana, constituye el alma y motor de un correcto servicio de justicia. Programa Hacia Cero Papel

Los resultados y avances son posibles, cambiar las costumbres y la historia es posible. Se requiere modificar las actitudes de todos los involucrados, de lo contrario, no se podrán registrar cambios en la historia. Programa Hacia Cero Papel

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