UNIDAD IV ASESORIA ADMINISTRATIVA Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Ciencias Económicas UNIDAD IV ASESORIA ADMINISTRATIVA COORDINACION AREA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS Apuntes de Administración II, realizado con fines didácticos.

ASESORÍA INTERNA DEFINICIÓN: Es una actividad independiente que tiene lugar dentro de la empresa y que está encaminada a la revisión de los procesos administrativos y de otra naturaleza, con la finalidad de prestar un servicio a la dirección.

La necesidad de la asesoría interna se pone de manifiesto en una empresa a medida que ésta aumenta en volumen, extensión geográfica y complejidad, esto hace imposible el control directo de las operaciones por parte de la dirección.

VENTAJAS Conocimiento profundo de la organización. Hay mayor aceptación del personal. No causa tensión en los empleados de la organización. Hay una mayor posibilidad de implantar el proyecto en menor tiempo, porque no se tiene una resistencia al cambio. La presión para entregar resultados es menor.

DESVENTAJAS Existe menor objetividad al analizar variables internas. Es más lenta para estructurar un estudio porque no siente presión de probar de que puede hacerlo. Puede justificar con facilidad un retraso en el desarrollo de sus trabajos. Denota mayor conformismo porque no recibe un pago especial por realizar un estudio. Puede tener interés en proteger algún área en especial.

CONSULTORÍA EXTERNA DEFINICIÓN: Es un servicio de asesoramiento profesional independiente que ayuda a los gerentes y a las organizaciones a alcanzar los objetivos y fines de la organización mediante la solución de problemas gerenciales y empresariales, el descubrimiento y la evaluación de nuevas oportunidades, el mejoramiento del aprendizaje y la puesta en marcha de prácticas de cambio.

Otra definición: Es un servicio prestado por una empresa o personas independientes y calificadas en la edificación e investigación de problemas relacionados con política, organización, procedimientos y métodos: para la recomendación de medidas apropiadas y prestación de asistencia en la aplicación de dichas recomendaciones.

CINCO RAZONES PARA RECURRIR A LOS CONSULTORES Alcanzar los fines y objetivos de la organización; Resolver los problemas gerenciales y empresariales; Descubrir y evaluar nuevas oportunidades; Mejorar el aprendizaje; Poner en práctica los cambios.

El consultor tiene como cliente a la ORGANIZACIÓN, la cual se desarrolla en un entorno dado. Un director o gerente de una organización puede también actuar como consultor, si decide asesorar y ayudar a un colega. Se actúa como consultor siempre que se trata de modificar o mejorar una situación, pero sin tener un control directo de la ejecución.

ALGUNOS RASGOS DE LA CONSULTORÍA Es un trabajo (servicio) independiente: tiene implícita la imparcialidad Su carácter es consultivo: el consultor no dirige la entidad, área o actividad en la que realiza su trabajo. Vincula la teoría con la práctica. No es el resultado de la inspiración, sino de una sólida preparación del CONSULTOR y del laborioso análisis de hechos concretos y la proyección de soluciones muchas veces originales, pero que deben ser siempre factibles.

¿QUIÉN RECURRE A CONSULTORES? 1. La consultoría como servicio profesional y método para introducir cambios no se limita a un tipo particular de organización o de situación económica o empresarial.

¿QUIÉN RECURRE A CONSULTORES? 2. Organizaciones en dificultades o en situaciones excelentes: En otras épocas se consideraba que recurrir a un consultor era un último recurso y una admisión de la incompetencia o incapacidad para controlar la situación con los propios medios de la organización.

FASES DEL PROCESO DE CONSULTORÍA 1. Iniciación 2. Diagnóstico 3. Planificación de Medidas 4. Aplicación 5. Terminación

INICIACIÓN: Primeros contactos con el cliente Diagnóstico preliminar de los problemas Planificación del cometido Propuestas de tareas al cliente Contrato de consultoría

DIAGNÓSTICO: - Análisis del objetivo - Análisis del problema - Descubrimiento de los hechos - Análisis y síntesis de los hechos - Información de los resultados al cliente

3. PLANIFICACIÓN DE MEDIDAS: Elaboración de soluciones Evaluación de opciones Propuestas al cliente Planificación de la acción requiere imaginación y creatividad. Un aspecto importante del Plan de Acción consiste en elaborar estrategias y técnicas para la introducción de cambios.

4. APLICACIÓN -Contribuir a la aplicación -Propuestas de ajuste -Capacitación 5. TERMINACIÓN -Evaluación -Informe Final -Establecimiento de compromisos -Planes de Seguimiento -Retirada.

CARACTERÍSTICAS DE LA CONSULTORÍA EXTERNA Experiencia: desarrollo de la facultad de aportar efectos de juicio valiosos, producto del tiempo y los trabajos realizados. Imparcialidad: independencia de criterio para emitir una opinión y formular un señalamiento. Habilidad: capacidad para percibir e influir. Profesionalismo: comportamiento respetuoso y eficiente para brindar un servicio

… CARACTERÍSTICAS DE LA CONSULTORÍA EXTERNA Responsabilidad: facultad de aceptar un compromiso. Creatividad: espíritu constructivo e innovador. Visión emprendedora: actitud positiva para aceptar retos y aprovechar oportunidades.

FUNCIONES DE LA CONSULTORÍA EXTERNA Proporciona ayuda profesional a las personas que dirigen empresas. Proporciona conocimientos teóricos y técnicas profesionales que sirvan para resolver problemas prácticos de gestión. Funciona como un vinculo entre la teoría y la práctica de la dirección de empresas.

VENTAJAS DE LA CONSULTORÍA EXTERNA Se tiene una visión imparcial de la organización Se cuenta con experiencia adquirida en el campo de trabajo para resolver problemas análogos en circunstancias diferentes. La alta dirección toma en cuenta sus observaciones por la confianza que se le ha depositado. Las respuestas son rápidas.

VENTAJAS DE LA CONSULTORÍA EXTERNA Hay consistencia en el cumplimiento de sus funciones. Los miembros del equipo están altamente capacitados para realizar su trabajo. No se tiene interés en proteger o favorecer a alguien en particular.

DESVENTAJAS DE LA CONSULTORÍA EXTERNA Se dispone de poca información detallada sobre aspectos internos. No se conoce a fondo la cultura organizacional. Hay mayor presión para dar resultados. El personal de la organización considera su labor como una intrusión. Se enfrenta una resistencia natural.

ALTO No lo olvides: “La mejor forma de aprender es poner en practica los conocimientos adquiridos” ¡GRACIAS POR TU ATENCIÓN!