Paso a paso para la atención de solicitudes y PQRS del Centro de Servicios de Salud
Solicitudes y PQRS radicadas Actividades Descripción Responsable (s) Recepcionar solicitudes y radicarlas en el sistema OnBase Secretaria (Fanny) Direccionar la solicitud a la persona responsable de dar respuesta y ponerle copia a el responsable del seguimiento según el tipo de solicitud Proyectar la respuesta en un termino menor a 10 días hábiles y remitirla a la persona responsable de montarla en el formato establecido en el proceso de gestión documental. Coordinador o persona responsable de proyectar la respuesta Montar la respuesta en el formato establecido en el proceso de gestión documental. Responsables según el tipo de solicitud: Edith-Novedades, Diana Dávila-Capacitaciones, Juan Carlos-PQRS y derechos de petición) 1. Recepcionar solicitudes y PQRS 2. Direccionar la solicitud 3. Proyectar Respuesta 4. Tramitar la respuesta proyectada en el formato establecido
Solicitudes y PQRS radicadas Actividades Descripción Responsable (s) Remitir respuesta a la secretaria responsable de gestionar la firma y radicación de la comunicación en el OnBase Responsables según el tipo de solicitud Edith-Novedades, Diana Dávila-Capacitaciones, Juan Carlos-PQRS y derechos de petición Recoger la firma de la persona autorizada para firmar las comunicaciones oficiales, radicar en el OnBase la Comunicación y remitirla al cliente Secretaria (Fanny) Registrar las solicitudes en el formato de seguimiento ubicado en el DRIVE, realizar seguimiento continuo a los tiempos de respuesta y generar las alertas a los responsables de su respuesta Responsables del seguimiento según el tipo de solicitud: Edith-Novedades, Diana Dávila-Capacitaciones, Liliana-PQRS y derechos de petición 5. Remitir la respuesta al área responsable de la radicación 6. Radicar la solicitud y remitirla al cliente 7. Realizar seguimiento a PQRS y Solicitudes
Solicitudes No radicadas Actividades Descripción Responsable (s) Recepcionar la solicitudes de capacitación a través de los diferentes correos Persona a la que le llega la solicitud por correo No Si la solicitud le llega a la persona del área responsable de atenderla, pasa a la actividad 2, de lo contrario pasa a la actividad 3. Si Gestionar la respuesta dentro de los 10 días hábiles. Dicha respuesta se remite por correo al cliente con copia a la coordinadora de formación y a la responsable del seguimiento de estas solicitudes (Diana Dávila) Coordinador académico Si la solicitud llega a la persona que no es competente de su trámite, se la direcciona a la coordinadora de formación quien es la responsable de canalizarlas y remitirla a la persona del área competente de su respuesta (Coordinador académico) La Coordinadora de formación le remite la solicitud a la persona del área competente de proyectar respuesta (Coordinador académico) y le pone copia a la persona responsable del seguimiento (Diana Dávila) Coordinadora de formación 1. Recepcionar solicitudes ¿La solicitud llega a la persona del área competente de respuesta? 2. Gestionar respuesta 3. Canalizar la solicitud 4. Direccionar la solicitud
Solicitudes No radicadas Actividades Descripción Responsable (s) Registrar las solicitudes en el formato de seguimiento ubicado en el DRIVE, realizar seguimiento continuo a los tiempos de respuesta y generar las alertas a los responsables de atenderlas Responsable del seguimiento (Diana Dávila) 5. Realizar seguimiento a las solicitudes
Solicitudes de Convinientes sin Radicar Actividades Descripción Responsable (s) Recepcionar las solicitudes y remitirlas a la coordinadora de formación quien se encargará de canalizarlas y direccionarlas Líder de convenios La coordinadora de formación remitirá la solicitud al coordinador del área responsable de atenderla y le pondrá copia a la responsable del seguimiento (Diana Dávila) Coordinadora de formación El coordinador del área genera la respuesta dentro de los 10 hábiles siguientes. Dicha respuesta se la remite al conviniente que realizó la solicitud con copia a la coordinadora de formación y a la responsable del seguimiento (Diana Dávila). Coordinador responsable de respuesta Registrar las solicitudes en el formato de seguimiento ubicado en el DRIVE, realizar seguimiento continuo a los tiempos de respuesta y generar las alertas a los responsables de atenderlas Responsable del seguimiento Diana Dávila 1. Recepcionar las solicitudes 2. Direccionar la solicitud 3. Gestionar respuesta 4. Realizar seguimiento a las solicitudes