MANUAL DE FACTURACIÓN VENTA CONSORCIADA DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIÓN MANUAL DE FACTURACIÓN VENTA CONSORCIADA PMERP MODULO Comercial CURSO – Facturación y Devoluciones Oscar Kcomt - Key User del Módulo de Comercial OFP / Lima / 15 de Mayo del 2013

Oscar Kcomt / José Damian Fecha Version Elaborado por Autor 27/05/2013 101 Oscar Kcomt / José Damian PETROPERU Fecha Version Aprobación Rol de aprobación 12/06/2013 100 Carlos García de Sola INDRA 2

TABLA DE CONTENIDOS 3 Introducción Objetivo del curso Visión general del curso Expectativas del curso Agenda Temario: Tema 1: Facturación Ventas Consorciadas Noción General de Facturación Venta Consorciada. Flujograma de la Facturación Venta Consorciada. Transacciones de Facturación Venta Consorciada. Crear Pedido de Venta (VA01). Crear planificación de Venta (O4F1). Crear Confirmación de Venta (O4G1). Reporte de Atribución (ZSD_REP_ATRIB) Crear la Factura Colectiva (VF04). Imprimir y Pre numerar la Factura (IDCP). Casos. Evaluación. 3

Facturación y Devoluciones Facturación Venta Stock Cero Introducción El proceso de Facturación Venta Consorciada corresponden a un Proceso de Negocio denominado Facturación y Devoluciones (COM5): Facturación y Devoluciones Facturación Ventas Consorciadas 4

Facturación Venta Stock Cero Objetivo del Curso Otorgar los conocimientos necesarios para realizar correctamente el proceso de facturación de Venta Consorciada en SAP. 5

VISIÓN GENERAL DEL CURSO Este curso esta dirigido a: A los facturadores y/o supervisores de las distintas Plantas y Terminales de Petróleos del Perú. Prerrequisitos Tener el pedido u orden de compra por parte del cliente. Tener contrato marco con transportista (consorcio) Objetivos de aprendizaje Al final de este curso los usuarios finales podrán: Tener los conocimientos necesarios para realizar correctamente el proceso de facturación Venta Consorciada en SAP. . 6

AGENDA 7 TEMA OBJETIVO DURACIÓN Facturación Venta Consorciada Realizar correctamente el proceso de facturación Venta Consorciada 3 horas 7

Nociones Generales de Facturación Venta Consorciada. PETROPERÚ se asocia con un proveedor de servicios de transporte para participar en forma activa y directa en un determinado negocio con el propósito de obtener un beneficio económico, manteniendo cada uno su propia autonomía. Consorcio Una característica del proceso, es que el pago se efectúa al proveedor consorciado cuando los clientes de PETROPERU al cual se les presto el servicio, van cancelando sus facturas y se van liberando proporcionalmente los valores de fletes a pagar al transportista.

Consideraciones a tener en una Venta Consorciada El área comercial emite acuerdos y conceptos para que el área de logística cree el contrato marco al transportista. Una vez creado el contrato, el área comercial debe referenciar el número del contrato en el pedido de ventas del cliente, para la trazabilidad. Al final de cada mes el área comercial generará un reporte facturación de cliente consorciados con el fin de detallar el numero de contrato, la factura, guía remisión, cliente, valor fecha y demás solicitados con la finalidad de controlar y aprovisionar el monto a pagar. Con el reporte el área comercial elabora la orden de compra por el total de transportes consorciados efectuados. Aprobada la orden de compra se crea la hoja de entrada de servicios (H.E.S.) donde automáticamente se crea contablemente la provisión (cuenta por pagar) para el pago de los servicios prestados.

Consideraciones a tener en una Venta Consorciada Cuando se libere la H.E.S, mediante una clase de mensaje de impresión, se imprimirá el comprobante de atribución, el cual podrá heredar los datos correspondientes al contrato marco, orden de compra u H.E.S. El área de cuentas por pagar, generará un reporte de todas las facturas canceladas de clientes consorciados, el usuario deberá tener en cuenta para la factura número del contrato, valor proporcional del pago del flete y fechas de creación con el fin de controlar, cruzar y liberar los pagos a efectuar al proveedor. El área de cuentas por pagar creará la factura interna para pago al proveedor transportista consorciado de acuerdo al reporte SAP por cortes semanal, quincenal, mensual u ocasionales. Luego, en cuentas por pagar, se hace la generación de la orden de pago al transportista consorciado. Por último, en Tesorería, se hace la ejecución de la orden de pago al transportista consorciado. 10

Flujograma de Facturación Venta Consorciada ZSD_REP_ATRIB Reporte de Atribución TD: Transporte O4F1 Planificación de Carga a granel O4G1 Confirmación de Carga VF01 Crear Factura VA01 Pedido IDCP Impresión Factura SUNAT 11

Código de Transacción = VA01 TEMA 1: DETALLES DE LA TRANSACCIÓN – Proceso de Facturación de Venta Consorciada. OBJETIVO Crear Pedido de Venta Código de Transacción = VA01 Creación de un pedido de venta RESPONSABILIDAD Facturadores y supervisores de Plantas y/o Terminales GENERADOR Cuando se ha realizado una solicitud de pedido. RESULTADOS Pedido de Venta Creado. Se genera automáticamente la orden de entrega. Permite gestionar de mejor manera el detalle de pedido por tablas. PRINCIPALES CAMBIOS 12

Crear Pedido de Venta (DEMOSTRACIÓN) La siguiente es una demostración de: VA01. Manual de usuario: PMERP-COMERCIAL-SD-FACTURACION VENTA CONSORCIADA. Simulación: SIMULACIÓN-COMERCIAL-SD-FACTURACION VENTA CONSORCIADA. 13

Crear Programación cargas a Granel Código de Transacción = O4F1 TEMA 1: DETALLES DE LA TRANSACCIÓN – Proceso de Facturación Venta Consorciada. OBJETIVO Crear Programación cargas a Granel Código de Transacción = O4F1 Creación de la programación de vehículos de transportes para la carga a granel del producto RESPONSABILIDAD Facturadores y supervisores de Plantas y/o Terminales GENERADOR Cuando se realiza el pedido de Entrega de una Venta. RESULTADOS Documento de Programación de carga a granel Se planifica el vehículo que transportará el producto, así como los compartimentos en los que estará. Se incluye el documento que generó el pedido de venta para planificar el transporte. No se podrá planificar si la licencia del vehículo y del conductor estén vencidas. PRINCIPALES CAMBIOS 14

Crear Programación carga a Granel (DEMOSTRACIÓN) La siguiente es una demostración de: O4F1. Manual de usuario: PMERP-COMERCIAL-SD-FACTURACIÓN VENTA CONSORCIADA. Simulación: SIMULACIÓN-COMERCIAL-SD-FACTURACION VENTA CONSORCIADA. 15

Modificar Confirmación de Carga. Código de Transacción = O4G1 TEMA 1: DETALLES DE LA TRANSACCIÓN – Proceso de Facturación Venta Consorciada. OBJETIVO Modificar Confirmación de Carga. Código de Transacción = O4G1 Modificación para confirmar la carga a granel del producto RESPONSABILIDAD Facturadores y supervisores de Plantas y/o Terminales GENERADOR Cuando se ha realizado una planificación de carga a granel del producto RESULTADOS Documento de Confirmación de carga a granel Se incluye la confirmación de carga donde se contabiliza el inventario del producto vendido a la medida estándar. Permite hacer modificaciones de Temperaturas y otras unidades de medida. PRINCIPALES CAMBIOS 16

Confirmación de Transporte de Carga a Granel (DEMOSTRACIÓN) La siguiente es una demostración de: O4G1. Manual de usuario: PMERP-COMERCIAL-SD-FACTURACIÓN VENTA CONSORCIADA. Simulación: SIMULACIÓN-COMERCIAL-SD-FACTURACION VENTA CONSORCIADA. 17

Código de Transacción = VF01 TEMA 1: DETALLES DE LA TRANSACCIÓN – Proceso de Facturación Venta Consorciada. OBJETIVO Crear Factura Código de Transacción = VF01 Crear la factura en base a la cantidad de entregas que se ha realizado en un determinado tiempo. RESPONSABILIDAD Facturadores y supervisores de Plantas y/o Terminales GENERADOR Cuando exista una o más de una entrega destinada a ser facturada. RESULTADOS Factura colectiva de Venta Stock Cero creada. La factura es más simple y amigable, nos permite evaluar en pocos pasos como esta estructurada. Se genera después de la pre numeración de la factura. No es necesario poner el detalle pues lo asocia al transporte y al pedido que se hizo. PRINCIPALES CAMBIOS 18

Crear Factura (DEMOSTRACIÓN) La siguiente es una demostración de: VF01. Manual de usuario: PMERP-COMERCIAL-SD-FACTURACIÓN VENTA CONSORCIADA. Simulación: SIMULACIÓN-COMERCIAL-SD-FACTURACION VENTA CONSORCIADA. 19

TEMA 1: DETALLES DE LA TRANSACCIÓN – Proceso de Facturación Venta Consorciada. OBJETIVO Impresión Facturas y Entregas prenumeradas Código de Transacción = IDCP Prenumera la factura y la Imprime. RESPONSABILIDAD Facturadores y supervisores de Plantas y/o Terminales GENERADOR Se realiza cuando ya se hizo la factura individual o colectiva y se debe generar una Factura con el número de SUNAT RESULTADOS Factura Enumerada e Impresa. Prenumera automáticamente dependiendo la planta de Abastecimiento, así como permite imprimir una factura colectiva como individual ya creada. PRINCIPALES CAMBIOS 20

Impresión Facturas y Entregas Prenumeradas (DEMOSTRACIÓN) La siguiente es una demostración de: IDCP. Manual de usuario: PMERP-COMERCIAL-SD-FACTURACIÓN VENTA CONSORCIADA. Simulación: SIMULACIÓN-COMERCIAL–SD-FACTURACIÓN VENTA CONSORCIADA. 21

TEMA 1: EJERCICIO N°1 Realizar una venta de 1000 galones de Diesel B5 PETROPERU C/ADITIVO a la empresa Constructora CHARVEC S.A.C., programar carga y emitir factura. 22

CONCLUSIONES DEL CURSO: En el transcurso de hoy, que ha aprendido: Realizar el proceso completo de Facturación de Venta Consorciada. Crear un pedido de Venta Consorciada. Crear una programación de carga a granel. Confirmar la programación de carga a granel para la venta consorciada. Creación de la Factura de Venta Consorciada 23

¿Qué les pareció el curso? EVALUACIÓN DEL CURSO ¿Qué les pareció el curso? 24

MUCHAS GRACIAS 25

PROYECTO MODERNIZACIÓN DEL ERP proyecto_colmena@petroperu.com.pe (okcomt@petroperu.com.pe) 26