Gestión Documental SharePoint 2013 LUIS EDUARDO JIMENEZ JIMENEZ

Que es SharePoint? Es una plataforma de colaboración empresarial, formada por productos y elementos Office. Que permite crear sitios web, almacenar datos, compartir información de manera segura y estructurada.

Que es SharePoint? No es solamente una aplicacion es una plataforma de aplicaciones

Gestión documental con SharePoint 2013

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Qué es una Biblioteca? Una biblioteca es una ubicación en un sitio en el que se pueden crear, recopilar, actualizar y administrar archivos con los miembros de equipo. Cada biblioteca muestra una lista de archivos e información básica acerca de los mismos que sirve de ayuda para conseguir que los archivos funcionen conjuntamente. Puede personalizar las bibliotecas de varias formas. Puede controlar cómo se ven los documentos, cómo se hace su seguimiento, se administran y se crean. Puede controlar las versiones, incluido su número y tipo, y puede limitar quién puede ver los documentos antes de aprobarlos.

TIPOS DE BIBLIOTECAS

Tipos De Bibliotecas Biblioteca de documentos Biblioteca de imágenes Biblioteca de páginas wiki Biblioteca de formularios

CREAR UNA BIBLIOTECA

En nuestro sitio de SharePoint nos dirigimos al engranaje y presionamos en “agregar una aplicación”

las bibliotecas se representa por tener un dibujo en forma de carpeta, para el caso del ejercicio seleccionamos Biblioteca Documental.

Le damos un nombre y presionamos “Crear”

Ejercicio Bibliotecas

Que son los Metadatos

Que son los Metadatos Los metadatos son datos altamente estructurados que describen información, describen el contenido, la calidad, la condición y otras características de los datos. Es "Información sobre información" o "datos sobre los datos".

Columnas Una columna es una plantilla, que se puede asignar a varias listas o bibliotecas de SharePoint. Las columnas son útiles si su organización desea establecer algunas opciones coherentes en las listas y las bibliotecas.

Crear Columnas Presionamos la pestaña “Bibliotecas”, luego clic en crear Columnas

Crear Columnas Seleccionamos el tipo de columna a crear

Ejercicio Columnas

Se deberá crear una biblioteca donde se guardaran documentos de las diferentes áreas de la universidad, la biblioteca estará agrupada por el campo Año y mes de configuración,

Introducción a las Vistas Se pueden usar vistas para ver los elementos de una lista o biblioteca que sean más importantes o que mejor se ajusten a un propósito. Por ejemplo, puede crear vistas de los archivos que se crearon más recientemente, de los elementos de lista que se aplican a un departamento concreto o de los archivos creados por una persona.

Tipos de Vistas Estándar    Esta vista muestra los elementos de lista o los archivos igual que una lista tradicional de una página Web. Calendario    Esta vista muestra los elementos del calendario en un formato visual similar a un calendario de mesa o de pared Hoja de datos    Esta vista proporciona los datos en un formato que se puede modificar, por ejemplo, como una tabla de una base de datos u hoja de datos. Gantt    Una vista de Gantt puede servir de ayuda para administrar los proyectos y ver una introducción rápida de la información. Puede usar esta vista, por ejemplo, para ver qué tareas se superponen entre sí y ver el progreso de conjunto.

Crear una Vista En la pestaña de Biblioteca seleccionar “Crear Vista”

Crear una Vista Seleccionamos el tipo de vista a trabajar y configuramos la vista

Ejercicio Vistas

Manejo y Gestión de Web Parts

Qué es un Web Part ?  La barra de títulos del elemento Web contiene el título del elemento Web.  El menú Elemento Web contiene funciones que le permiten minimizar o cerrar el elemento Web, editar el elemento Web u obtener ayuda para un elemento Web específico. Cuando la página se encuentra en modo de edición, también puede usar este menú para eliminar el elemento Web o conectarlo a otros elementos Web, en función del tipo de elemento Web que está usando.  El cuerpo del elemento Web incluye el contenido que ha especificado para el tipo de elemento Web que está usando. En este ejemplo, el elemento Web es un elemento Web Imagen que muestra una imagen.

Qué es un Web Part ? Busque un pedido por el número de Id. de pedido o, en este caso, la fecha de pedido.  Muestre todos los pedidos por fecha.  Seleccione el pedido correcto, según el nombre del cliente y busque los detalles del pedido, así como los detalles del cliente.  Seleccione un elemento de línea del pedido (en este caso, la lámpara) y muestre la imagen del producto para confirmar la pregunta del cliente.  Busque las últimas noticias de negocio relacionadas con el pedido del cliente.

Ejercicio Web Parts

Páginas Web

Una página Web en un sitio puede mostrar listas de información, lo que permite que los miembros del equipo organicen la información de la forma que deseen, como por asunto, fecha de vencimiento o autor. Por ejemplo, puede hacer lo siguiente: Filtrar el contenido para ver únicamente la información que desee Ocultar la información que no le interese Cambiar el orden en el que se muestra la información Configurar vistas personalizadas para que los miembros de su equipo se centren rápidamente en la información pertinente

Tipos de Página Página Básica: Es una pagina web simple. Puede modificar la página agregando texto, imágenes y tablas con el explorador web. Página De Elemento Web: Es una colección de elementos Web que combina datos de listas, información reciente o gráficos útiles en una página Web dinámica. Áreas de Trabajo y Sitio: En esta página usted puede crear un nuevo sitio o área de trabajo bajo el sub sitio de SharePoint. Pagina de publicación: Es la que se recomienda utilizar como estándar debido a que tiene elementos básicos para publicación de contenidos.

Ejercicio Páginas Web

Crear una pagina y llamar por medio de webpart la biblioteca documental que se creo en el ejercicio anterior.

Propiedades de Listas y Bibliotecas Documentales

Posibilidades de Exportación de Información Suscripción a alertas Configuración general Permisos y Administración Introducción a las Vistas Columnas (Metadatos) Filtros de contenido Tablas de retención

Cree una Biblioteca donde se guarde la hoja de vida de un empleado y sus diferentes títulos. La columna deberá tener las siguientes columnas, Nombre Empleado Teléfono Empleado Cargo Empleado Salario Empleado Fecha de Ingreso Empleado Ubicación (Las diferentes sedes) La Biblioteca deberá tener dos vistas donde muestre: 1) deberá ser agrupada por la fecha de inicio, deberá mostrar Nombre y el cargo de la persona 2) la segunda deberá ser agrupada por los salarios de las personas mostrando el nombre de la persona, cargo y el salario