Martha Nelly Restrepo Moreno DOCUMENTO Martha Nelly Restrepo Moreno

¿QUÉ ES UN DOCUMENTO? La palabra documento está relacionada etimológicamente con el verbo latino “docere” que significa “pequeña enseñanza” esta misma raíz es la base de la formación de palabras como docente, doctrina y doctor. Documento es cualquier soporte físico que contenga información (una carta, una pintura, una videograbación, una piedra tallada).

Es un testimonio de la actividad humana, porque es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es producido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades.

Definiciones de documento, según diversas disciplinas: Documentología: Todo objeto físico Museología: Objetos que pueden exhibirse Historia: Testimonio del pasado humano Bibliotecología: Mensaje cultural que se edita Archivología: Texto que resulta de tramitación Derecho: Texto con validez legal Diplomática: Escrito de asunto jurídico

DOCUMENTO DE ARCHIVO La archivología concibe el documento de archivo como un soporte modificado por un texto, que surge como resultado de una actividad administrativa y tiene como fin impartir una orden, probar algo o transmitir una información, útil para realizar un trámite.

El documento de archivo está ligado a la gestión práctica de cualquier trámite administrativo. Siempre tiene un propósito o intención definida. Lo esencial del documento de archivo es el carácter intencional que lo motiva como herramienta. Hace posible cualquier tipo de trámite o gestión de cualquier naturaleza.

ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO Soporte: Se refiere a la parte material o física del documento (papel, microfilme, memoria USB, etc) Técnica: Es la forma como transmite el contenido: texto escrito, imágenes, códigos, jeroglíficos, dibujos, diagramas, etc. Estructura: Es la presentación formal del texto, característica del tipo de documento de archivo. Ej. la estructura formal que caracteriza el acta de una reunión: la fecha, los asistentes, el orden del día, el desarrollo de la reunión, las firmas, etc. Contenido o asunto: Hace referencia al mensaje o información concreta que transmite el documento.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Consiste en ordenar un determinado documento según un enfoque u orientación que se hace explícito al momento de clasificar. De esta forma podemos encontrar diversas posibilidades de organizar un determinado elemento. Ej. Si clasificáramos un libro podríamos hacerlo por materia, autor, color, tamaño, país, género, entre otras. Sin embargo, deberemos clasificarlo por género o materia que resulta más adecuada.

CLASIFICACIÓN POR EL TIPO DOCUMENTAL Consiste en la clasificación por el atributo o característica ligado a la actividad administrativa a la que sirve el documento en cuestión. Dicho atributo se manifiesta en un formato, diagramación y contenido que son particulares y distintivos del trámite. Entonces, cada trámite puede generar su propio tipo documental, pero no resulta adecuado, ni deseable que un mismo trámite tenga diversos tipos documentales. Ej. el pago de impuestos

Documentos de archivo Dispositivos o Imperativos Testimoniales o probatorios Informativos o noticiosos

Documentos dispositivos o imperativos: Son aquellos en que una autoridad manifiesta la intención de generar una orden o directriz. Por ejemplo un acuerdo, un decreto, una ordenanza, una sentencia, una resolución, etc. Documentos testimoniales o probatorios: Son aquellos en los que se hace constar la realización de un determinado proceso, en tal sentido que su registro sirva como posterior prueba con efectos legales. En esta categoría se encuentran documentos como registros, actas, contratos, declaraciones, certificados. Documentos informativos o noticiosos: Son aquellos en los que se asienta información o noticias relacionadas con un determinado proceso, pero que no tienen el alcance legal de la primer y segunda categoría. Este tipo de documentos son emitidos por cualquier nivel o persona dentro de una organización. Ejemplos: cartas, notas, aclaraciones, memorandos, cotizaciones, circulares, etc.

CLASIFICACIÓN POR LA TRADICIÓN DOCUMENTAL Es la finalidad que se le dio al documento original, copia, borrador o minuta. Original: Es el ejemplar de un documento auténtico; puede haber originales múltiples (los que producen varios ejemplares de igual valor, como en los contratos) y originales únicos. Copia: Es el ejemplar de un documento que contiene el texto del original, pero que no ha sido producido para cumplir el objetivo del documento original y normalmente lleva la advertencia “es copia”.

Borrador: Es un documento provisional y preparatorio, previo a la elaboración del documento original, sólo cumple la función de contener el texto antes de su fijación definitiva. Minuta: proviene de un vocablo que significa “reducida” o “cosas reducidas”. Es un boceto o esquema en el que se enuncian los principales asuntos que contendrá el documento original. Es muy utilizado en los procesos notariales que anteceden la expedición de una escritura pública.

Otras formas de clasificación documental son: Por la función a la que sirven los documentos: documentos sustantivos (los más importantes para una determinada organización, por ejemplo los reportes de calificaciones y las actas de grado para un colegio) y documentos comunes o facilitativos (los que son de apoyo para los trámites administrativos y son comunes a casi todas las instituciones, por ejemplo los libros de contabilidad) Por el grado de accesibilidad de los usuarios: documentos que deben ser difundidos (por ejemplo una ley, acuerdo, decreto o resolución), documentos de libre acceso, documentos no clasificados con grado de confidencialidad, documentos secretos o confidenciales, documentos muy secretos o ultraconfidenciales (definidos así por criterio muchos estados en el mundo) y documentos posteriores al hecho. Por el soporte del texto: de soportes antiguos (papiros, pergaminos, vitelas), de soportes actuales (papel, películas, soporte magnético, fotográficos, etc)